Ettevõtted ja mittetulundusühingud loovad huvide konflikti eeskirju tagamaks, et juhatuse liikmed, töötajad ja juhid ei otsiks organisatsioonis töötades isiklikku kasu. Näiteks võib kõrvalettevõttega juhatuse liige pakkuda organisatsioonile oma teenuseid rentimiseks. See tekitab konflikti, kas juhatuse liikme palkamine ise, sest see on organisatsiooni huvides või nende endi huvides? Enamik lepinguid ja ettevõtte poliitikaid sisaldavad huvide konflikti avaldust, et keelata mis tahes tegevus, mis võib põhjustada konflikti. Põhiline huvide konflikti poliitika peaks selgitama, mis konfliktiks kvalifitseerub, ja samme, mida teie organisatsioon võtab konflikti analüüsimiseks. Samuti peaksite looma töötajatele täitmiseks konflikti avalikustamise vormi.
1
Otsige näidispoliitikaid. Mittetulundusühingud võivad kaotada oma mittetulundusühingu staatuse, kui neil ei ole huvide konflikti poliitikat või asjakohast. IRS avaldas näidispoliitika. Internetist võib siiski leida koopiaid, mis põhinevad IRS-i näidisel. Peaksite selle leidma ja kasutama seda oma koostamisel juhendina.
2
Märkige poliitika eesmärk. Enne poliitika enda üksikasjadesse laskumist peaksite selgitama selle vastuvõtmise eesmärki. Üldiselt võtate aususe säilitamiseks ja organisatsiooni huvide kaitsmiseks kasutusele huvide konflikti poliitika. Näiteks võite kirjutada midagi sellist: “Meie organisatsioon püüab säilitada kõrgeimad aususe standardid ja on ülioluline, et avalikkus olge oma pühendumises kindlad. Seetõttu tuleb vältida konflikti ilmnemist. Oma aususe ja usaldusväärsuse säilitamiseks oleme vastu võtnud järgmised eeskirjad.â€Kui olete mittetulundusühing, võite kirjutada midagi sellist: „Selle poliitika eesmärk on kaitsta organisatsiooni maksuvabastuse staatust, kui kaalutakse tehingut või kokkulepet, millest võiks kasu olla ametnik, direktor või töötaja. Selle poliitika eesmärk on täiendada, kuid mitte asendada mittetulundusühingute suhtes kohaldatavaid huvide konflikte reguleerivaid osariigi ja föderaalseid seadusi.â€
3
Tehke kindlaks, kellel on avalikustamise kohustus. Tehke endale selgeks, keda poliitika hõlmab. Näiteks võite kirjutada avalikustamispoliitika oma direktorite nõukogule ja eraldi oma töötajatele. Võite seda isikut kogu eeskirjas nimetada “huvitatud isikuks”. Teise võimalusena võite oma määratluses määratleda “huvitatud isiku”. osa.
4
Kaasake määratlused. Peate selgelt määratlema teatud terminid, mida teie dokumendis kasutatakse, et ei tekiks kahtlust, millele viitate. Esitage kõigi võtmeterminite määratlused, sealhulgas järgmised: “Huvitatud isik”: võite seda määratleda järgmiselt: “Iga juhtivametnik, direktor või komitee liige, kellel on juhatuse poolt delegeeritud volitused ja kellel on otsene või kaudne juht. finantshuvi, nagu on määratletud allpool. “Finantshuvi”. Tõenäoliselt määratlete selle laialt. Näiteks “Isikul on finantshuvi, kui tal on otseselt või kaudselt potentsiaalne või tegelik omandiõigus, hüvitise kokkulepe, või investeering mis tahes üksusesse, kellega organisatsioonil on tehing või kokkulepe.—Vahene pereliige”: tähendab sageli abikaasat või elukaaslast ja lapsi. Võite seda määratleda laiemalt.
5
Looge avalikustamiskohustus. Märkige, et huvitatud isikutel on huvide konflikti avalikustamise kohustus. Samuti määrake kindlaks, kellele nad peavad oma võimaliku konflikti avalikustama. Näidiskeel võiks olla järgmine: “Huvitatud isik peab avalikustama finantshuvide olemasolu ja avalikustama kõik olulised faktid juhtidele. Avalikustamise hõlbustamiseks täidab iga liige huvide konflikti vormis, kui asjaolud seda nõuavad, ja mitte harvemini kui kord aastas. Muutke see keel oma eesmärkidele vastavaks. Võib-olla soovite, et keegi teataks võimalikust konfliktist kellelegi teisele.
6
Selgitage, kuidas avalikustamisavaldus tuleb esitada. Peaksite käskima hõlmatud isikutel esitada iga-aastane avalikustamisavaldus. Samuti tuletage neile meelde, et nad avalikustaksid kõik aasta jooksul tekkinud konfliktid. Andke neile tähtaeg (nt 30 päeva). Võiksite kirjutada: “Iga selle poliitikaga hõlmatud isik peab esitama iga-aastase avalikustamise, mille tegevasepresident vaatab läbi. Niipea kui mõni hõlmatud isik saab teada võimalikust konfliktist, peab ta viivitamatult 30 päeva jooksul EVP-le asjaoludest teada andma ja taanduma kuni asja läbivaatamiseni.â€
7
Kirjeldage, kuidas organisatsioon otsustab, kas konflikt on olemas. Töötajatel või juhatuse liikmetel konflikti avalikustamine on vaid osa lahingust. Samuti peate märkima, kes otsustab konflikti korral. Näiteks kui mõnel juhatuse liikmel on konflikt, võib ta teha ettekande teistele juhatuse liikmetele. Pärast esitlust lahkuvad nad ja juhatus hääletab huvide konflikti olemasolu üle. Kui töötaja teatab konfliktist, saab keegi juhtkonnast (nt president või asepresident) üle vaadata, kas konflikt on oluline. Kui see on nii, võivad nad suunata asja direktorite nõukogule, kes otsustab, kas konflikt või konflikti ilmnemine on olemas. Seejärel võivad nad paluda töötajal tegevusest loobuda.
8
Kirjeldage konflikti haldamise samme. Kui konflikt on tekkinud, peab teie organisatsioon astuma teatud samme enda kaitsmiseks. Näiteks peaks mittetulundusühing tegema järgmist: juhatus peaks otsustama, kas nad saavad mõistlike jõupingutustega saavutada soodsama kokkuleppe või tehingu. Kui nad seda ei saa, otsustavad sõltumatud juhid, kas tehing või kokkulepe on organisatsiooni huvides, organisatsiooni enda kasuks ning õiglane ja mõistlik. Samuti võite lasta juhatuse esimehel määrata asja uurimiseks mittehuvitava isiku. alternatiive.
9
Määrake karistused töötajale, kes seda ei täida. Töötaja või juhatuse liige ei pruugi potentsiaalset konflikti avalikustada. Seetõttu peate võib-olla neid karistama. Peaksite oma poliitikas märkima, et juhatusel on õigus isikut distsiplineerida. Võite kirjutada: “Kui komiteel on põhjust arvata, et isik ei avalikustanud võimalikke või tegelikke konflikte, teavitab ta sellest liiget. Liikmel on võimalus selgitada komisjonile avaldamata jätmist. Kui komisjonil on endiselt põhjust arvata, et konflikt on olemas, võtab ta parandusmeetmeid.â€
10
Koostage hüvitise määramise põhimõtted. Mõnikord tekivad konfliktid organisatsiooni liikmete palkade määramisel. Peate kehtestama selged poliitikad, mis kirjeldavad, kes saavad hääletada, kui palgaarutelud tulevad. Näiteks soovite järgida järgmisi eeskirju: otsest või kaudset hüvitist saavad juhatuse liikmed ei saa hääletada nende hüvitamisega seotud küsimustes. Komisjonide liikmed, kelle komisjon tegeleb hüvitiste küsimustega, ei saa hääletada nende hüvitamisega seotud küsimustes. Miski ei keela hääleõiguslik liige, kes saab otsest või kaudset hüvitist mis tahes komisjonile hüvitise kohta teabe esitamise eest.
11
Määrake juhatuse töö salvestamise põhimõtted. Peate piisavalt dokumenteerima juhatuse reaktsiooni võimalikele konfliktidele. Lisage oma poliisile järgmised arvestuse säilitamise nõuded: Nõue, et protokoll sisaldaks avalikustatud huviga isiku nime, huvi olemust ja toiminguid tegeliku konflikti olemasolu kindlakstegemiseks. Pange tähele ka juhatuse otsust konflikti esinemise kohta. Nõue, et protokollis oleksid kajastatud tehingu või kokkuleppe arutamiseks või hääletamiseks kohalviibijate nimed, arutelu sisu ja pakutud alternatiivid. Salvestage ka tehtud hääled.
12
Selgitage, kuidas te oma poliitikat perioodiliselt üle vaatate. IRS nõuab, et mittetulundusühingud vaataksid perioodiliselt üle oma huvide konfliktipoliitika. Seetõttu peaksite selgitama, millal ja kuidas seda teha. Teie perioodiline ülevaatus peaks hõlmama vähemalt järgmist: kas teie hüvitise kokkulepped on sõltumatute läbirääkimiste tulemus, mõistlikud ja põhinevad usaldusväärsel küsitlusteabel, kas ühisettevõtted, partnerlussuhted ja kokkulepped juhtimisorganisatsioonidega vastavad teie kirjalikele poliitikatele ja on õigesti kirjendatud, kas need ühisettevõtted kajastavad mõistlikke investeeringuid või makseid kaupade ja teenuste eest ega too kaasa lubamatut erakasu või ülemäärast kasu tehingut
13
Andke avalike tegevuste kohta täiendavaid juhiseid. Kui teie töötajad räägivad avalikkusega, peaksid nad selgitama, kas nad räägivad organisatsiooni nimel või enda nimel. See võib vähendada segadust organisatsiooni seisukohast küsimustes. Näiteks võite lisada järgmise: “Segaduse vältimiseks peaksid avalikkuse poole pöörduvad liikmed selgitama, kas nad räägivad eraisikuna või organisatsiooni nimel. palutakse teemadel avalikult sõna võtta või riiginõukogudesse esindajaid anda. Taotlused tulevad haldusbüroosse ja need vaatab läbi asepresident. Vajadusel edastab EVP teabe presidendile.â€
14
Näidake oma poliitikat advokaadile. See artikkel kirjeldab põhilist huvide konflikti poliitikat. Teie organisatsioon võib vajada täiendavat või teistsugust teavet. Peaksite konsulteerima advokaadiga, kes tunneb teie organisatsiooni. Kui teil ei ole veel advokaati, saate saatekirja, võttes ühendust kohaliku või osariigi advokatuuriga. Helistage ja leppige kokku konsultatsioon. Küsige, kui palju advokaat maksab.
15
Leidke avalikustamisvormide näidised. Mõjutatud töötajad ja juhatuse liikmed peaksid igal aastal avaldama võimalikud konfliktid. See iga-aastane avalikustamine ei asenda nende pidevat kohustust avalikustada aasta jooksul tekkivaid konflikte. Peaksite koostama vormi mallina, mida saate kasutada kõigi hõlmatud isikute jaoks. Küsige teistelt ettevõtetelt või mittetulundusühingutelt, kas neil on vorm, mida saate vaadata. Kasutage seda oma mustandi koostamisel juhendina.
16
Vormindage oma dokument. Määrake kõikidele külgedele ühetollised veerised ja kasutage 8,5×11 paberit. Valige fondi suurus ja stiil, mida on lihtne lugeda. Arial või Times 12 punkti on üldiselt vastuvõetav. Võite oma vormi pealkirjaks panna “Huvide konflikti avalikustamise vorm”.
17
Selgitage vormi eesmärki. Saate esitada teabe lõigu, mis tuletab inimesele meelde võimalike huvide konfliktide avalikustamise olulisust. Pange see teave otse ülaossa, et lugejal see märkamata ei jääks. Näiteks võite kirjutada: “Võimalik või tegelik huvide konflikt tekib siis, kui teie kohustusi ohustavad tõenäoliselt muud olulised huvid või suhted, eriti kui neid huve ei avalikustata. Peaksite avalikustama kõik ärilised, isiklikud või vabatahtlikud sidemed, mis võivad põhjustada tõelisi või näilisi konflikte.â€
18
Andke ruumi teabe tuvastamiseks. Kuupäeva, isiku nime ja ametikoha jaoks peaksite jätma tühjad read.
19
Esitage rida küsimusi. Võib-olla on kõige lihtsam seadistada oma vorm küsimustikuna. Võite paluda selle täitjal vastata küsimustele “jah” või “ei”. Kui inimene vastab “jah”, sisestage rida lisateabe andmiseks. Võite esitada järgmised küsimused: Kas töötate organisatsioonis, millel on meiega suhe või äritegevus? Kas olete kunagi töötanud ettevõtte juht, millesse meie organisatsioon investeerib? Kas teil on perekondlikud suhted kellegagi, kellel on meie ettevõttega märkimisväärne seos? Nende peresuhete hulka kuuluvad: abikaasa, vanem, laps, vanavanem, lapselaps, lapselapselaps ja õed-vennad. Peresuhteks loetakse ka lapse, lapselapse, lapselapselapse või õe-venna abikaasat. Kas olete kunagi osalenud hüvitissuhtes, töölepingus, investeerimisvõimaluses või muus kokkuleppes otseselt või kaudselt kolmandast isikust müüjaga teete meiega äri, mis võiks teile isiklikult kasu saada? Kas olete kunagi saanud otsest või kaudset laenu, kingitusi, makseid, allahindlusi, tasusid või tasuta teenuseid mis tahes organisatsioonilt või isikult, kes on seotud mis tahes transiidiga kas jagate meiega äri ajava ettevõtte omandiõigust? Omandiõigus tähendab hääleõigust ettevõttes, kasulikku osalust usaldusfondis või kasumihuvi partnerluses.
20
Sisestage allkirjaplokk. Sisestage read isiku allkirja, trükitud nime ja kuupäeva jaoks. Pärast nende allkirjastamist peaksite vormi säilitama vähemalt aasta. Pidage meeles, et see on konfidentsiaalne teave, mida te ei tohiks teiste inimestega jagada. Kaitske vormi nagu muud konfidentsiaalset töötajate teavet.