Kaebuskirja kirjutamine on midagi, mida enamik inimesi peab mingil eluperioodil tegema. See Selgitatud näitab teile, kuidas kirjutada ettevõttele kaebust.
1
Saatke oma kiri klienditeenindusosakonnale. Kaebuskirja kirjutamisel on teie parim võimalus edu saavutamiseks, kui suunate kirja ettevõtte klienditeenindusosakonda. Klienditeenindusosakond on harjunud kaebustega tegelema ja teie kirja töödeldakse tõenäoliselt tõhusalt ja tulemuslikult. Proovige välja selgitada klienditeeninduse juhi või direktori nimi ja adresseerida oma kiri neile isiklikult. Alustage oma kirja sõnadega Lugupeetud härra, proua, preili või proua, millele järgneb nende perekonnanimi. Kui te ei leia klienditeenindusjuhi nime, kirjutage lihtsalt Lugupeetud härra või proua. Klienditeeninduse osakonna aadress peaksite leidma ettevõtte veebisaidilt, mis tahes ettevõtte reklaam- või reklaammaterjalidelt või tootepakendilt või sildid.
2
Jõua kiiresti oma kirja punktini. Teie kirja esimene rida peaks selgelt käsitlema, miks te kirja kirjutate ja milline on teie täpne kaebus. Esitage võimalikult palju asjakohaseid fakte, sealhulgas kuupäev, kellaaeg ja koht, kus ostsite või teenuse saite, ning kõik asjakohased seeria- või mudelinumbrid. Kirja saaja peaks suutma tuvastada kirja punkti alla viie sekundi, nii et vältige pikki ja segaseid sissejuhatusi.Võite esitada olukorra kohta täiendavaid üksikasju või selgitusi avalausele järgnevas lõigus, kuid esimene rida peaks teie kaebusele võimalikult lühidalt tähelepanu juhtima.Näiteks teie avalause lause võiks kõlada järgmiselt: “Kirjutan, et kaevata vigase fööni kohta, mille ostsin teie ettevõttest 15. juulil teie asukohas First Streetil, Exampletownis.”
3
Märkige konkreetselt, milline tulemus või abinõu teid rahuldab. Kui soovite asendust, raha tagasi, remonti või muud hüvitist, märkige see selgelt oma teises lõigus. See aitab vältida vormikirja või muu aktsiavastuse saamist ja annab adressaadile midagi, millega oma tööd teha. Püüdke olla oma kommentaarides võimalikult konstruktiivne, pakkudes välja viise, kuidas saaksite edasi liikuda ja oma suhet jätkata. Ettevõte. Kui nõuate raha tagasi või mõnda muud hüvitise vormi, teavitades samal ajal, et kavatsete oma ettevõtte mujale viia, ei ole neil suurt motivatsiooni proovida probleemi lahendada.Kui soovite, et ettevõte lahendaks laiema probleemi, teatage, et ka teie kirja, kuid pidage meeles, et selline asi võib võtta aega. Ärge ähvardage esimesel suhtlusel kohtuga. See võib olla lahendus, mida lõpuks vajate, kuid kõigepealt saatke oma kaebus ja oodake vastust.
4
Lisage tõendavate dokumentide koopiad. Nende hulka võivad kuuluda kviitungid, garantiid, garantiid, teie saadetud tšekkide koopiad ja vajaduse korral fotod või videod. Kõik dokumendid peaksid teie kirjaga kaasas olema. Veenduge, et saadate koopiad kõigist dokumentidest, mida soovite lisada, mitte originaalidest. Nii pole võimalust, et see põhiteave kaob või kaduma läheb, kui teil on vaja kellelegi teisele tõendeid esitada. Märkige kindlasti ka kirja sisusse kaasatud materjalid. Näiteks: “Palun leidke lisatud koopia minu originaalkviitungist koos fööni garantii koopia ja teabega seerianumbri kohta.”
5
Andke neile probleemi lahendamiseks tähtaeg. Kasulik on anda täpne ajavahemik, mille jooksul soovite probleemi lahendada. See annab teile meelerahu ja aitab probleemi kiiresti lahendada. Ajapiirangu määramine aitab vältida ka võimalust, et teie kiri läheb kaduma või ununeb, mis võib põhjustada täiendavat kohmetust ja pahameelt teie ja teie vahel ettevõte. Lihtsalt veenduge, et teie esitatud ajavahemik oleks mõistlik. Tavaliselt piisab nädalast või kahest, kuigi see sõltub teie soovidest.
6
Lõpetage kiri lugupidavalt. Tänage adressaati abi eest ja andke talle teada, kuidas ja millal saab teiega probleemi lahendamiseks ühendust võtta. See muudab nende töö palju lihtsamaks, mille tulemuseks on teie jaoks tõhusam tulemus. Kui teate selle inimese nime, kellele kirjutate, kirjutage kiri ausalt alla, või truult, kui nimetasite teda “Sir” ” või “Proua”. Vältige mitteametlikke lõpetamisi, nagu “Parim” või “Teie tõeliselt”.
7
Ole viisakas. Võite olla vihane ja teil võib olla selleks täielik õigus, kuid ebaviisakas olemine seab saaja ainult kaitsele. Kirjutage lugupidaval toonil ja vältige iga hinna eest ähvardavaid, vihaseid või sarkastilisi kommentaare. Pidage meeles, et teie kirja lugenud inimene ei olnud juhtunu eest otseselt vastutav ning ta on palju vastutulelikum ja valmis rohkem meeldima armulisele, viisakale kliendile kui vihasele, süüdistavale kliendile. Pidage meeles, et ettevõte, kellele te kirjutate, ei ole tõenäoliselt selline. t välja, et sind tahtlikult kätte saada. Enamik ettevõtteid tunneb huvi oma klientide rahulolu vastu. Teil on palju parem edu, kui kohtlete adressaati kui kedagi, kes soovib teid aidata, selle asemel, et eeldada, et nad on täis pahatahtlikke kavatsusi. Ärge kirjutage, kui olete raevukas. Oodake oma kirja kirjutamisega, kuni olete maha rahunenud. Või kui soovite, kirjutage kiri, kui olete täielikult aurutatud, ja laske sellel enne saatmist päev või kaks seista. Suure tõenäosusega soovite asju ümber sõnastada vähem sütitaval viisil.
8
Olge lühidalt. Klienditeenindajad võivad saada kuni sadu kirju päevas, seega on ülioluline, et jõuaksite kiiresti asja juurde, et nad teaksid kohe, kui lugema hakkavad, millega nad tegelevad. Kui teie kiri on liiga pikk või detailne, kipub lugeja selle sisu üle vaatama ja tal tekib ebaselge ettekujutus täpsest probleemist või soovitud lahendusest. Vältige üleliigseid üksikasju või pikkade räuskamiste või puutujatega tegelemist. kiri ühel lehel või alla 200 sõna.
9
Ole autoriteetne. Kui olete oma kirjas autoriteetne, loob see õige tooni ja annab ettevõttele mõista, et teie kaebust tuleb tõsiselt võtta. See kehtib eriti tõsisemate kaebuste kohta, millel võib olla märkimisväärne rahaline mõju. Autoriteetsus hõlmab paljusid asju, näiteks kasutatava keele kvaliteeti, teie õiguste ja ettevõtte kohustuste tundmist, aga ka asjatundlikku esitlust. kiri. Kõik need asjad annavad teile usaldusväärsuse, mis peaks teie kirjale vastamisele positiivselt mõjuma.
10
Vormindage oma kiri puhtal ja korrektsel viisil. Nagu eespool mainitud, võib teie kirja professionaalne vormindamine teie kaebuse vastuvõtmist soodsalt mõjutada. Lisage paremasse ülanurka oma nimi, aadress ja kuupäev, millele järgneb selle inimese nimi või ametinimetus, kellele kirjutate, koos ettevõtte aadressiga vasakul pool kirja keha kohal. .Tippige oma kiri alati arvutisse, nii on seda lihtsam lugeda ja see on palju puhtam. Kui peate oma kirja käsitsi kirjutama, veenduge, et kiri on selge ja loetav, ilma läbikriipsutatud sõnadeta ega tindiplekkideta. Allkirja kirjutamiseks jätke austusega või siiralt oma allkirja alla tühik, kuhu saate oma allkirja kirjutada käsi. Selle ala alla peaksite sisestama ka oma nime, et seda oleks lihtne lugeda. Hoidke kiri korras ja vahedega ning lõigud on ligikaudu võrdsed.
11
Kontrollige õigekirja ja grammatikat. Vale õigekiri ja grammatika võivad teie kaebuse vastuvõtmist negatiivselt mõjutada. Enne kirja printimist kontrollige kindlasti oma arvutis õigekirja või laske kellelgi teisel see enne saatmist läbi lugeda.
12
Oodake, kuni teie määratud tähtaeg saab täis. Olge kannatlik ja ärge jätkake mingeid meetmeid enne, kui esialgses kirjas märgitud tähtaeg on möödas. Kui see kuupäev möödub ja te pole ikka veel midagi kuulnud, võite helistada või meilida, et kontrollida, kas kiri on kätte saadud. Alati on kõige parem anda ettevõttele kahtluse kasu. Kui te ikka ei saa oma kirja kohta teavet või kui saate, kuid olukorda ei lahendatud teid rahuldavalt, võite jätkata, pöördudes oma kaebuse poole kõrgemalseisvale isikule. käsuliin.
13
Jätkake käsuahelat pidi. Kui teil ei õnnestu klienditeenindusdirektoriga suhelda, proovige välja selgitada, kes on käsuliini järgmine isik, ja pöörduge selle asemel tema poole. Iga kord, kui liigute redelil ülespoole, olgu see siis kliendi esindajast juhendajani, direktorist asepresidendini tegevjuhini, lisage eelmisel tasemel peetud kirjavahetus. See värskendab teie uut ettevõtte esindajat ja suure tõenäosusega lahendab asja ka kohtuvaidlusteta. Parem on alustada klienditeeninduse osakonnast enne oma teed tõusmist, selle asemel, et minna otse tippu. Seda seetõttu, et klienditeenindusosakond on rohkem harjunud seda tüüpi kaebustega tegelema ja kõik tegevjuhile adresseeritud kirjad suunatakse tõenäoliselt niikuinii tagasi sellesse osakonda. Sellisel juhul võivad klienditeeninduse töötajad automaatselt arvestada. sa ebasoodsalt, kui üritasite nende peadest üle minna. Pidage meeles, et kui kirjutate tegevjuhile või tegevdirektorile kirja, peab see olema eriti selge, lühike ja hästi kirjutatud, kuna neil pole eelteadmisi intsident.
14
Kui soovite kohtusse pöörduda, pöörduge advokaadi poole. Ta teab, kuidas edasi minna. Pidage meeles, et kohtumenetlus peaks olema teie viimane abinõu ja sellega kaasas käimine oma kirjas annab negatiivse tooni ja lükkab rööpast kõrvale kõik hüvitistaotlused, mida võite samal ajal küsida. Samuti võib see teid hammustada, kui teie bluffile helistatakse.