Ettevõtte protokollid on sageli seadusega ette nähtud. Paljud osariigid nõuavad ettevõtetelt ja muudelt äriüksustelt oma aktsionäride või direktorite koosolekute protokollimist. Ettevõtte protokollid võivad olla võtmetähtsusega ka teatud kohtuasjades, eriti kui direktorid kaevatakse nende äriotsuste pärast kohtusse. Protokolli korrektseks kirjutamiseks peate koosoleku ajal tegema üksikasjalikke märkmeid. Seejärel peaksite võimalikult kiiresti istuma protokolli koostama. Enne protokolli lõplikku kinnitamist peab direktorite nõukogu selle tõenäoliselt heaks kiitma.
1
Pange tähele koosoleku üksikasju. Enne koosolekule suundumist saate koosoleku kohta kirja panna nõutavad üksikasjad, mis tuleb sisestada oma trükitud protokolli. Pange tähele järgmist: teie ettevõtte täielik nimi, kuupäev ja koosoleku toimumise aeg
2
Pane kirja, kes kohal on. Teil on vaja koosolekul osalevate inimeste täielikku nimekirja. Pane kirja ka need liikmed, kes puuduvad. Kaasake kõik kutsutud külalised või konsultandid. Märkige üles kõik hilised saabujad või aeg, mil keegi koosolekult varakult lahkub. Kirjutage ka üles, kes koosolekut läbi viib ja kas kvoorum oli kohal.
3
Salvestage koosoleku eesmärk. On palju põhjuseid, miks teil kohtumine toimub. Mõned levinumad põhjused on järgmised: iga-aastane direktorite koosolek ja aktsionäride koosolek, et otsustada töötajate palkamise koosolek, et arutada hüvitist; uute ametnike väljakuulutamine; finantstegevuse, näiteks uue panga või krediidiliini üle arutlemine.
4
Pange tähele, kas eelnevad protokollid võeti vastu. Üldjuhul on esimeseks päevakorrapunktiks eelmise koosoleku protokolli vastuvõtmine. Oleksite pidanud need eelnevalt kõigile laiali jagama. Kirjutage hääletus üles. Kui keegi on protokollile vastu, võib tekkida arutelu. Kui teil on vaja muudatusi teha, märkige üles, mida peate muutma.
5
Märkige päevakorrapunktide arutelu. Ettevõtte protokoll peaks sisaldama ka kokkuvõtet iga päevakorrapunkti arutelust. Peate oma sõnu hoolikalt valima, kui kirjutate üles, mida inimesed ütlevad. Soovite olla täpne, seega kuulake hoolikalt. Vältige sõna-sõnalt transkriptsiooni mahavõtmist. Näiteks võ