Juhtkonnale kirjutamine on kasulik, kui soovite pakkuda protseduurilisi parandusi, täiendavaid sissetulekuvõimalusi või säästlikumaid võimalusi. Samuti võite kirjutada ettepaneku, kui märkate midagi, mida peate muutma. Kui soovite oma ettevõtte juhtkonnale ettepanekut kirjutada, võtke vajaliku teabe kogumiseks aega. Käivitage oma ideid kaastöötajate poolt, et näha, kas nad nõustuvad. Lähenege juhtkonnale taktitundeliselt.
1
Määrake oma idee või probleem. Ükskõik, kas soovite kirjutada toimingute sujuvamaks muutmisest või kulude vähendamisest, mõelge välja, mis on põhiprobleem. Sageli võib idee olla teile selge. Kui aga proovite endast märku anda või veaotsingut teha, olge tähelepanelik.
2
Tehke oma uurimistööd. Enne ettepaneku kirjutamist kontrollige kindlasti kõiki fakte. Rääkige asjakohaste inimestega, olgu siis töökaaslaste, juhtide või klientidega. Lugege sarnaste ettevõtete kohta ja vaadake, mida nad teevad teisiti. Näiteks kui arvate, et juhtkond peaks oma toitlustajat vahetama, rääkige kõigepealt köögitöötajatega. Mida nad arvavad? Kas nad on ka mujal koos erinevate toitlustajatega töötanud? Mida teie töökaaslased arvavad? Võib-olla on teie rahulolematus pigem isikliku maitse kui kvaliteedi küsimus.
3
Kirjutage probleemi kirjeldus. Ettepaneku alustamiseks kirjeldage praegu toimuvat. Lisage kõik asjakohased faktid (kes on seotud, kuupäevad, asukohad). Selles osas ärge andke hinnangut; pigem lihtsalt selgitage asju nii, nagu need on. Näiteks võite kirjutada: “Ettevõte X on viimased seitse aastat kasutanud toitlustusteenust Y. Selle aja jooksul on saadaolevate eelroogade arv vähenenud viielt kahele. Taimetoitlaste kogus Sõbralikud esemed on samuti vähenenud, kuna mõnel päeval pole neid üldse olnud.â€
4
Selgitage oma lahendust. Pärast probleemi tuvastamist kirjutage konkreetselt, mida kavatsete teha. Juhtige oma võtmepunktiga. Näidake, millised järeldused teie uurimistööl põhinevad. Näiteks võite kirjutada: “Soovitan ettevõttel X üle minna mõne teise toitlustaja juurde. Ettevõttel X on mitu muud toitlustaja valikut. Toitlustaja W ja Caterer Z pakuvad mõlemad suuremaid menüüsid ja nende kulud on võrreldavad. meie olemasolev teenusepakkuja. Lisaks, kuna Caterer Z pakub igapäevaseid taimetoite, veganeid ja gluteenivabu roogasid, võiksid need paremini vastata meie tööjõu vajadustele. Caterer W pakub vähem veganitele mõeldud tooteid, kuid see võib olla ka hea valik. Küsitlus on lõpetatud 2011. aastal näitas, et 40% meie töötajatest on taimetoitlased, 10% on veganid ja 2% on gluteenivabad.â€
5
Kirjeldage plaan. Kirjeldage iga sammu ja sellega seotud rakendamise aegu või kulusid. Tehke endale selgeks, mida teate ja mis jääb üle vaadata. Kaaluge nummerdatud sammude kirjutamist. Seejärel paku täpsemat infot. Ärge ülehinnake oma muudatuse väärtust, vaid soovitage, millised tulemused teie arvates võiksid olla. Toitlustaja vahetamiseks vajame: 1. Toitlustaja Y-ga lepingu lõpetamiseks 2. Küsige toitlustajalt W ja Z proovidegusteerimist. 3. Valige üks. 4. Sõlmige valitud ettevõttega leping. Kulud peaksid olema võrreldavad meie praeguste kuludega Caterer Y-ga. Kuni lõpetame Caterer Y lepinguperioodi, ei tohiks rahalisi trahve ette näha. Veelgi enam, kui meie töötajatele meeldib uus toit rohkem, paraneb tõenäoliselt nende tööga rahulolu.
6
Esitage võimalikud vastuväited. Näidake oma teadlikkust oma plaani võimalikest takistustest. Kas töötajate seas tekib vastupanu? Näiteks võivad mõned inimesed teie praegust toitlustajat armastada. Kas peaksite veenma mõnda riigiasutust, et teie uus tooteidee on ohutu? Rääkige sammudest, mida teeksite, et veenda teisi oma projektis.
7
Märkige vajalikud materjalid ja/või personal. Kui teie muudatus nõuab materjalide ostmist või uute töötajate palkamist, lisage see pärast toiminguid. Samuti mainige vajaminevat aega, sest ka see on ressurss. Looge teatud tüüpi kontrollnimekiri. Näiteks võite kirjutada: Vajalik: toitlustajate hindamise alamkomisjon (4 inimest ettevõtte erinevatest osadest), 2 tundi degusteerimiseks, 3 tundi aruande kirjutamiseks.
8
Lõpetage peamiste eelistega. Ükskõik, millist muudatust kavatsete rakendada, korrake seda üks kord lõpus. Korrake oma kolm põhipunkti ja seejärel pakkuge kokkuvõttev lause. Mõelge sellele kui oma lühikokkuvõttele. Näiteks: „Nagu see ettepanek näitab, on Caterer Y viimase seitsme aasta jooksul oma eelroogade pakkumisi vähendanud. Toitlustajad W ja Z pakuvad suhteliselt soodsa hinnaga ja mitmekesisemaid valikuid. Soovitan teha nende toitlustajatega proovidegusteerimisi, et valida sellesse kontorisse uus toidutarnija. See omakorda suurendab tõenäoliselt töötajate rahulolu ja tööjõu säilitamist – mainige konkreetseid rahalisi või kvantitatiivseid hüvesid. Näiteks kas teie uuendus vähendab kulusid? Öelge nii. Kirjeldage kvalitatiivseid eeliseid. Mõnikord saab ettevõte kasu viisil, mida me ei saa kindlate faktide või numbritega kvantifitseerida. Kui suurendate töötajate õnnetunnet, mainige seda. Need täiustused võivad olla sama väärtuslikud kui kvantitatiivsed.
9
Laske töökaaslasel see läbi lugeda. Eelistatavalt paluge mõnel kolleegil oma ettepanek lugeda ja anda teile tagasisidet. Võib-olla nad nõustuvad. Kui nad seda ei tee, mõelge nende vastuväidetele. Kui arvate, et need on kehtivad ja võib-olla tühistavad teie ettepaneku, kaaluge läbivaatamist. Selle asemel, kui näete nende seisukohtade paikapidavust, kuid ei nõustu, lisage nende tunded oma vastuväidete jaotisesse.
10
Revideerida. Kui olete oma ettepaneku koostanud ja lasknud sõbral seda lugeda, vaadake see voolu, grammatika, täpsuse ja sõnade arvu osas üle. Te ei soovi liiga pikka ettepanekut või teie juhid ei pruugi seda lugeda! Võimalusel seadke eesmärgiks üks kuni kaks lehekülge.
11
Esitage see juhtkonnale. Kui tunnete, et teie ettepanek on valmis, määrake, millisele isikule peaksite selle esitama. Mõnes organisatsioonis on selge, kes juhib ja teeb otsuseid. Teistes külgmiste struktuuridega ettevõtetes võib olla keerulisem teada, kes on tegelikud otsustajad. Tehke oma ettevõtte kohta veidi taustauuringut, et määrata õige isik. Kui teate, kes see inimene on, vaadake, kas isiklik kohtumine on võimalik. Tihtipeale reageerivad inimesed näost näkku rääkides muutuste taotlustele paremini. Vastasel juhul saatke paberkoopia või kui pole võimalik, siis e-kiri.