Oma ettevõtte sotsiaalse vastutuse (CSR) aruandes näitate oma ettevõtte eetikat ja kohusetundlikkust hea ettevõtte kodanikuna. Samal ajal võib nende dokumentide kirjutamine olla keeruline, kuna lugejad tulevad nende juurde erinevatel põhjustel. Kuid olenemata sellest, kas nad soovivad teie heaks töötada, teie tooteid osta või teie ettevõttesse investeerida, tahavad teie CSR-i lugenud inimesed teada, mida teie ettevõttena teete, et teie kogukonna ja kogu maailma elu paremaks muuta. Eetilised ja sotsiaalselt vastutustundlikud ettevõtted aitavad inimestel tunda end hästi nii teie toodete või teenuste kasutamisel kui ka teistele soovitades.
1
Lisage oma aruande ülaossa kommenteeritud kokkuvõte. Erinevad inimesed loevad ettevõtete sotsiaalse vastutuse aruandeid erinevatel põhjustel. Teie lühikokkuvõte annab kõigile lugejatele kiire ülevaate teie aruande põhipunktidest neile, kes soovivad lihtsalt kiiret ülevaadet saada. Loetlege lühidalt ettevõtte seatud eesmärgid ühe või kahe lausega, võttes kokku teie ettevõtte edusammud need eesmärgid. Kui teie ettevõte seisab silmitsi probleemidega, on hea mõte mainida neid ka oma lühikokkuvõttes koos lühikirjeldusega selle kohta, kuidas teie ettevõte kavatseb nende väljakutsetega toime tulla. Pange kontaktteave kohe pärast kokkuvõtet, sealhulgas ettevõtte nimed. töötajad, kes vastutavad otseselt aruandes käsitletud küsimuste käsitlemise eest. Võite lisada ka oma avalike suhete esindaja nime ja kontaktteabe, kui teil see on.
2
Esitage aruande jaoks klõpsatav sisukord. Kui avaldate oma CSR-i aruande oma ettevõtte veebisaidil, seadistage see nii, et lugejad saaksid klõpsata sisukorral, et minna otse jaotisesse, mida nad soovivad lugeda. See muudab teie aruande kättesaadavamaks ja võimaldab inimestel seda vastavalt oma vajadustele vahele jätta. Korraldage oma aruanne iga käsitletud jätkusuutlikkuse probleemi järgi. Lisage iga probleemi kohta jaotised, mis hõlmavad järgmist: selle probleemi kirjeldus ja selle asjakohasus teie ettevõtte jaoks; teie ettevõtte eesmärgid selle probleemiga seoses; teie võrdlusaluste ja mõõtmiste kirjeldus; teie ettevõtte edusammude aruanne nende eesmärkide suunas; tegevuskava probleemide või puudujääkide lahendamiseks.
3
Vormindage oma aruanne järjepidevalt. Kasutage kogu CSR-is sama fonti ja graafilisi elemente. Kui lisate värvielemente, hoidke värvid lihtsad ja paksud, et need ei segaks. Kui teie brändil on logo või eristav värviskeem, kaaluge nende värvide kasutamist ainult oma brändi identiteedi tugevdamiseks.Võite kaaluda professionaalse graafika kasutamist. kujundaja koostage oma aruanne nii, et teie kujunduselemendid oleksid puhtad ja mitte liiga segased.
4
Tehke kindlaks probleemid, mis on teie ettevõtte jaoks kõige olulisemad. Üldiselt on kõige parem keskenduda mõnele suurele probleemile, mida teie ettevõttel võib olla kõige suurem mõju. Kasutage küsitlusi, et teha kindlaks, millised probleemid on teie klientide ja kogu kogukonna jaoks kõige olulisemad. Näiteks kui teie ettevõte toodab karastusjooke ja muid jooke, võib teie jookides sisalduv suhkrusisaldus olla oluline sotsiaalne probleem, millega peaksite tegelema. Võite vaadata ka oma tootmise ja levitamise jätkusuutlikkust. Keskenduge probleemidele, kus teie ettevõttel on arenguruumi, kus teie täiustused avaldavad pikaajalist mõju teie kohalikule kogukonnale ja ühiskonnale tervikuna. Näiteks kui teie küsitlused näitavad, et rassiline õiglus on oluline probleem, võite keskenduda oma ettevõttesse rohkemate vähemuste palkamisele või spetsiaalselt rassiliste vähemuste jaoks mõeldud stipendiumide või praktikakohtade loomisele.
5
Kvantifitseerige oma ettevõtte iga eesmärgi algtasemed. Kui olete lahendanud probleemid, tehke kindlaks, mida teie ettevõte praegu nende probleemidega teeb. See annab teile lähtealuse, mille põhjal saate oma ettevõtte eesmärgid selles valdkonnas täiustada. Näiteks kui teie ettevõte toodab karastusjooke ja olete tuvastanud suhkrusisalduse üheks probleemiks, võite märkida suhkru koguse. iga teie jook sisaldab praegu. Kui teie ettevõte on otsustanud võidelda rassilise õiglusega, võite esitada nimekirja rassiliste või etniliste vähemuste arvust, keda teie ettevõte praegu töötab, ning nende töötajate suhtelise auastme teie organisatsioonis.
6
Seadke iga oma eesmärgi jaoks mõõdetavad eesmärgid. Vaadates oma lähteseisundit, pakkuge välja realistlikud eesmärgid, mille võite eeldada, et teie ettevõte saavutab teatud aja jooksul (tavaliselt aasta, kuid see võib olenevalt probleemist ja eesmärgist olla lühem). Esitage meetmed, mida teie ettevõte kavatseb nende eesmärkide saavutamiseks teie määratud tähtajaks ette võtta. Näiteks kui olete tuvastanud rassilise õigluse üheks oma probleemiks, võite seada eesmärgiks palgata 25% rohkem rassilist või etnilist päritolu. vähemused järgmisel aastal.Pöörake tähelepanu ajastusele. Kui eesmärk on midagi, mida teie ettevõte saab teha kohe või suhteliselt lühikese aja jooksul, mitte pikema aja jooksul, ei pruugi aastase ajaraami seadmine tunduda edusammuna. Näiteks kui seate eesmärgiks vähendada suhkru kogust oma jookides 10%, siis tõenäoliselt ei kulu teil selle saavutamiseks aega.
7
Loetlege oma ettevõtte iga eesmärgi saavutamiseks tehtud edusammud. Eelmistes CSR-ides seatud eesmärkide jaoks esitage konkreetsed andmed ja statistika, mis näitavad, kui kaugele teie ettevõte on jõudnud. Kui teie ettevõte saavutas eesmärgi või ületas selle, seadke järgmiseks aastaks uued võrdlusalused. Oletagem näiteks, et teie ettevõte toodab karastusjooke ja seate eesmärgiks vähendada suhkru kogust oma jookides 10%. Tegelikult ületasite oma eesmärgi, vähendades oma jookides suhkrut 15% ja asendades rafineeritud suhkru toorsuhkruga. Võite esitada nimekirja jookidest, mida teie ettevõte toodab, ja märkida täpne suhkrusisaldus enne ja pärast seda.
8
Sirvige andmeid üksikisiku tasemele. Võtke ettevõtte tasandi andmed ja väljendage neid iga töötaja mõjuna. See võimaldab lugejatel andmetega isiklikult suhestuda ja neid paremini mõista. Näiteks kui seate eesmärgi vähendada ettevõtte raiskamist, võite võtta ettevõtteülese vähenemise ja jagada selle summa oma töötajate arvuga. Seejärel võiksite teatada, et iga teie töötaja vastutab teatud koguse vähenenud jäätmete eest. Üksikisiku tasemele süvenemine aitab ka teie töötajatel tunda end isiklikumalt vastutavana selle eest, et aidata ettevõttel täita oma CSR-is seatud eesmärke.
9
Lugejatega ühenduse loomiseks lisage anekdoote ja intervjuu katkendeid. Töötajate, investorite ja klientide hinnapakkumised muudavad teie ettevõtete sotsiaalse vastutuse isiklikumaks. Teie lugejad näevad, et teie ettevõtte eesmärgid mõjutavad tegelikult üksikisikuid ega ole ainult abstraktsed ettevõtte lubadused. Oletagem näiteks, et teie ettevõte toodab karastusjooke ja teil on rühm töötajaid, kes läksid suhkrupaastule ja lõpuks eemaldasid rafineeritud suhkru oma hulgast. dieedid. Võite lisada nende kommentaare selle kohta, kuidas ettevõtte eesmärgid inspireerisid neid oma tervise parandamiseks midagi ette võtma. Võite luua küsitlusi või tagasiside paneele, et saada mõtteid töötajatelt, aktsionäridelt ja teistelt, kes on teie ettevõttesse investeerinud.
10
Kaasake tegevuskava puuduste kõrvaldamiseks ja väljakutsete ületamiseks. CSR-is püstitatud eesmärkide saavutamisel kogevad sageli takistusi. Tunnistage neid probleeme avameelselt ja kirjeldage, kuidas ettevõte kavatseb nendega tegeleda. Oletagem näiteks, et olete seadnud eesmärgiks vähendada ettevõtte jäätmeid. Ettevõte, mida te oma toodete saatmiseks kasutate, kasutab siiski raiskavaid pakendamis- ja transpordimeetodeid. Võite tunnistada oma laevafirma raiskamist ja kirjeldada, kuidas kavatsete leida teistsuguse saatja, kes vastab teie uutele nõuetele. Kui on valdkondi, kus teie ettevõttel ei lähe eriti hästi, olge ka nendega otsekohene. See on eriti oluline, kui on kogu tööstusharu probleeme, mis ei mõjuta mitte ainult teie ettevõtet, vaid ka konkurente.
11
Lisage üksikasjalikud graafikud ja algandmed. Lisage põhitõed aruandesse endasse, jättes üksikasjad lisasse. Lugejad, kes soovivad seda teavet ise vaadata, otsivad seda ja te ei pea muretsema selle pärast, et ülejäänud aruanne sellega takerduks. Loetlege aruandes, kust leiate algandmed või üksikasjalikumad graafikud. Kui avaldate oma aruande veebis, võite lisada hüperlingi, mis suunab huvitatud lugejad otse vastavasse lisasse.
12
Lisage oma presidendi või tegevjuhi kiri. Teie ettevõtte juhi kiri annab teie lugejatele teada, et CSR-i ajam tuleb otse ülevalt. Kui näitate, et teie ettevõtte juht on pühendunud, saavad teie lugejad aru, et ettevõte on pühendunud oma eesmärkide täitmisele või isegi ületamisele. Ettevõtte juhi avaldus saadab ka lugejatele sõnumi, et huvi ettevõtte vastutuse vastu on ettevõtteülene – mitte ainult midagi, mida teete turundusliku võttena.
13
Tunnistage probleeme selguse ja läbipaistvusega. Teie lugejad mõistavad, et ükski ettevõte pole täiuslik. Kui teie CSR muudab teie ettevõtte täiuslikuks, võivad lugejad kahelda, kas aruanne on täiesti tõene. Kui teie ettevõttel on probleeme seoses eesmärkide ja probleemidega, mille olete oma CSR-is määratlenud, rääkige neist selgelt ja otsekohe ning kirjeldage samme, mida teie ettevõte on olukorra parandamiseks astunud. See on eriti oluline, kui uudiseid on hiljuti avaldatud. probleemide kohta teie ettevõttes või teie tööstuses tervikuna. Tegelege nende probleemidega oma CSR-is otse, selle asemel, et neid vältida. Oletagem näiteks, et juhite tehnoloogiaettevõtet. Hiljuti on teatatud tehnoloogiatööstuse mitmekesisuse puudumisest. Alustuseks võite tunnistada mitmekesisuse puudumist tehnoloogiatööstuses tervikuna ja ka teie ettevõttes. Seejärel kirjeldage samme, mida teie ettevõte võtab naiste ja vähemuste värbamiseks.
14
Toetuge oma edusammude mõõtmiseks sõltumatule hindamissüsteemile. Kolmandate osapoolte aruandlus- ja sertifitseerimisprogrammid annavad teie CSR-programmile laenu ja aruanded on terviklikumad. Sõltuvalt sellest, mida teie ettevõte teeb, võib olla isegi konkreetne organisatsioon, mis rahuldab teie konkreetse valdkonna vajadusi. Sõltumatud reitingu- ja aruandlusorganisatsioonid, mis töötavad mitmes tööstusharus, hõlmavad ülemaailmset aruandlusalgatust, kasvuhoonegaaside protokolli ja süsinikdioksiidi avalikustamise projekti .
15
Kui olete suurem organisatsioon, esitage audiitorfirma avaldus. Kui olete väiksem ettevõte, ei pruugi te lubada, et hea mainega audiitorfirma vaataks oma tulemusdokumente üle. Kui aga olete suurem ettevõte või väiksem ettevõte, mis saab endale lubada auditeerimisteenuseid, suurendab nende kinnitus teie dokumentide autentsuse kohta neile suuremat usaldusväärsust. Kõige võimsamad auditi kinnitused pärinevad ühelt neljast suurest audiitorfirmast. : Ernst & Young, Pricewaterhouse Coopers, Deloitte ja KPMG. Need on nimed, mida lugejad tunnevad ära ja austavad, isegi kui nad pole auditeerimisega nii kursis. Ilma audiitori avalduseta annate endast aru. Paljud lugejad suhtuvad skeptiliselt ettevõtetesse, kes vaatavad läbi ja annavad aru oma edusammudest ning võivad arvata, et olete andmeid manipuleerinud ainult selleks, et ettevõte näeks hea välja.
16
Taotlege ettevõtte vastutuse auhinda. Kui teil on juba tugev CSR programm ja olete juba aastaid oma eesmärke täitnud või ületanud, vaadake, kas kvalifitseerute oma pingutuste eest auhinnale. Näiteks Corporate Responsibility Reporting Awards pakub auhindu 11 erinevas kategoorias. CSR-programmi või aruandluse auhinna võitmine suurendab oluliselt teie ettevõtte prestiiži ja suurendab teie aruande usaldusväärsust. Auhinnad parandavad sageli ka töötajate moraali, muutes teie ettevõtte paremaks töökohaks.