Kui saate kutselitsentsi või kandideerite eksamile, peate võib-olla kirjutama tunnistuse, mis kinnitab, et olete nõuded täitnud. Samuti võib teil olla endine töökaaslane või töötaja, kes kutsub teid üles kirjutama neile kinnituskirja, kuna nad kandideerivad uuele tööle. Tõendikirjaga kinnitate, et olete midagi tunnistajaks isiklikult või teate, et see vastab tõele. Tõendikiri kirjutatakse tavaliselt ametliku ärikirjana.
1
Kasutage kirjaplanki, kui teil see on. Eelkõige siis, kui kirjutate oma kirja ametialaselt, eelistatakse tunnistuseks teie ettevõtte või ettevõtte kirjaplanki. Ärge kasutage ettevõtte kirjaplanke, kui kirjutate isiklikult. Näiteks kui kirjutate endisele töötajale atesteerimiskirja, et kinnitada tema oskusi ja teadmisi, peaksite kasutama ettevõtte kirjaplanki. Kui kirjutate atesteerimiskirja enda jaoks, ärge kasutage ettevõtte kirjaplanke, kui kirja teemal pole midagi pistmist teie tööga ettevõttes.
2
Valige loetav font. Tõendikirja puhul soovite tavaliselt kasutada formaalsemat ja konservatiivsemat fonti, näiteks Times New Roman. See font on saadaval kõigis tekstitöötlusrakendustes. Võite kasutada ka vaikefonti, nagu Arial või Helvetica.
3
Kuupäev oma kirja. Teie kirja ülemine rida peaks olema kirja kirjutamise kuupäev. Kui arvate, et te ei suuda seda päeva või paar postitada, võiksite kirja kuupäeva postitada. Kirjutage numbrite asemel kuu välja. Kui kasutate tekstitöötlusrakenduse kaudu ärikirja malli, võib see vaikimisi lisada praeguse kuupäeva.
4
Lisage adressaadi aadress. Lisage saaja täisnimi, kui see on teada, ja tema ametinimetus. Kui kirjutate kirja lihtsalt koolile, ettevõttele või ametiühingule, piisab üksuse nimest. Ärikirjade aadressid koostatakse tavaliselt plokkvormingus, sarnaselt ümbrikule kirjutamisega. Kui kasutate oma tekstitöötlusrakenduse malli, on need tekstikastid teie jaoks juba seadistatud. Kui te kirjaplanke ei kasuta, on teie kirja esimene plokk teie nimi ja aadress. Seejärel kirjutaksite saaja nime ja aadressi.
5
Esitage teemarida. Teemarida ütleb adressaadile, millest kiri räägib. See on eriti oluline, kui te ei saada kirja konkreetsele isikule. Igaüks, kes selle avab, peab teadma, kuidas seda suunata, et õige inimene seda näeks. Tavaliselt on tunnistuse kirjutamise põhjuseks teemarida. Kui kirjutate kirja teisele inimesele, võite kasutada teemareana tema nime. Näiteks võite kirjutada: “Atestation Letter for Sally Sunshine.”
6
Looge oma allkirjaplokk. Jätke paar rida vahele, et jätta ruumi oma kirja sisuks, seejärel vormindage ala, kuhu allkirja asetate. Kasutage tavalist sulgemist, näiteks “Lugupidamisega”, rippmenüüst neli rida, seejärel sisestage oma ees- ja perekonnanimi. Kui plaanite oma kirja notariaalselt kinnitada, soovite lisada ka notariploki. Otsige veebist notariplokki, mida saate kopeerida. USA-s leiate need tavaliselt oma osariigi välisministri veebisaidilt.
7
Adresseerige kiri vastavale üksikisikule või juriidilisele isikule. Tavaliselt ei pea te ametliku ärikirja tervitussõnu alustama sõnaga “Kallis”. Sisestage lihtsalt selle isiku või osakonna nimi, kes kirja saab. Näiteks kui kirjutate atesteerimiskirja, mis kinnitab, et olete täitnud litsentsi jätkuõppe nõuded, võite selle nimetada sõnaga “Litsentsimisnõukogu”, millele järgneb koolon. Kasutage võimaluse korral konkreetse osakonna või juhatuse nime, mitte adresseerides selle “Kellele see võib puudutada”. Kui kirjutate tunnistust teise isiku, näiteks endise töötaja nimel, püüdke see võimaluse korral adressaadile nimepidi adresseerida.
8
Vajadusel tutvustage ennast. Eriti kui kirjutate tunnistust kellegi teise nimel, kasutage oma kirja esimest lõiku, et selgitada, kes te olete. Lisage oma suhe selle isikuga ja kõik kehtivad sertifikaadid. Näiteks kui kirjutate endisele töötajale atesteerimiskirja, võite alustada sellest, et kirjeldate oma ametinimetust ettevõttes ja seda, kui kaua olete seal töötanud. Kui kirjutate kirja enda jaoks, ei pruugi te seda teha. vajate muud tutvustamist kui teie nimi. Näiteks võite kirjutada: “Mina, Sally Sunshine, kinnitan, et lõpetasin nädalavahetuse seminari Sunny Valleys, mis toimus 3.–7. oktoobril.” Sellise kinnituskirja puhul on kirja sisu tavaliselt ainult lause või kaks.
9
Tuvastage isik, kellele te kirja kirjutate. Kui kirjutate tunnistust kellegi teise nimel, peaksite esitama tema nime varsti pärast enda tutvustamist. Võite lisada selle esimesse lausesse ja seejärel jätkata enda tutvustamist. Näiteks kui kirjutasite endisele töötajale atesteerimiskirja, võite kirjutada: “Mina olen Holly Henderson, Henderson Motorsi president. Kirjutan, et kinnitada Sally Sunshine’i mehaanilisi teadmisi.”
10
Esitage faktid või teave, mida kinnitate. Suurem osa teie kirja sisust koosneb mis tahes teabest, mida soovite kirja kaudu kinnitada. Sõltuvalt teie kirjutamise põhjustest võib see olla lause või see võib ulatuda mitmele leheküljele. Pidage kinni faktidest ja hoidke oma kirjutis aktiivse häälega võimalikult selge ja kokkuvõtlikuna.
11
Kui kirjutate kirja enda jaoks, lisage deklaratsioon. Kui kirjutate oma kirja organisatsioonile või juriidilisele isikule, et kinnitada midagi enda kohta, sulgete tavaliselt kirja väitega, et teie teadmiste kohaselt on kõik kirjas tõene ja õige. Näiteks võib teie viimane lause olla järgmine. : “Allkirjastades kinnitan, et kogu ülaltoodud teave on minu teadmiste kohaselt tõene ja õige.” Seda tüüpi deklaratsioon on eriti oluline, kui plaanite oma allkirja notariaalselt kinnitada.
12
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Tõendikirja õigekiri ja grammatika võivad mõjutada teie kirja vastuvõtmist. Kui selles on palju kirjavigu ja vigu, ei pruugi saaja seda tõsiselt võtta. Kontrollige ka oma fakte. Kirjale alla kirjutades kinnitate, et kõik selles sisalduv vastab tõele. Kontrollige veelkord kõiki numbreid, kuupäevi ja muid arve, et veenduda nende täpsuses.
13
Printige oma kiri. Kui saadate oma kirja, printige see ametlikule kirjaplangile või kvaliteetsele paberile. Vältige tavalise koopiapaberi kasutamist, kuna see võib muuta selle vähem formaalseks. Kui teil pole kvaliteetset paberit, saate kohalikust kontoritarvete poest hankida väikese karbi. Veenduge, et kiri oleks prinditud puhtalt ja veerised oleksid piisavad. Lehe kõikidel külgedel peab olema vähemalt 1 toll (2,5 × cm). Kui teie kirjas on rohkem kui üks lehekülg, veenduge, et lehed oleksid nummerdatud. Vormingu “1/2” kasutamine aitab adressaadil kinnitada, et tal on kõik lehed olemas.
14
Vajadusel allkirjastage oma kiri notari ees. Alati ei pea olema notariaalselt kinnitatud tunnistus. Paljudel juhtudel piisab teie allkirjast. Võtke ühendust saajaga, et teada saada, kas notari kinnitus on vajalik. Tavaliselt on notari kinnitamine nõutav, kui tõendil on õiguslik tähendus. Näiteks kui saadate tunnistuse, et kinnitada, et olete täitnud kutselitsentsi nõuded, võib nõuda notariaalset kinnitust.
15
Saatke oma kiri saajale. Võimalik, et peate adressaadiga ühendust võtma, et teada saada, milline on tema eelistatud viis teie kinnituskirja saamiseks. Sellise ametliku dokumendi puhul soovite selle võimaluse korral postiga saata. Mõned adressaadid võivad siiski eelistada meili või faksi. Kui saadate oma tunnistuse kirja, printige see kõigepealt välja ja allkirjastage. Seejärel skannige originaaldokument, et saaksite lisada allkirjastatud kirja PDF-faili.