Eelnõu on hea aruande väljatöötamise väga oluline etapp. See on staadium, kus ideed detailideni vormistatakse, kirjutatakse selgeks ja lisatakse diagrammid ja muu selline, kuid töö pole veel lõplikult valmis. See on aeg, mil teised loevad aruannet, lisavad oma panuse, ettepanekuid ja kriitikat; nad võivad leida vigu, teha muudatusi ja sisu teatud viisil ümber suunata. Sellisena peab raporti projekt olema piisavalt hea, et olla “peaaegu” valmis, kuid tehtud selleks, et teha erinevaid muudatusi pärast seda, kui on selge, mis vajab parandamist.
1
Planeerige aruanne. Sellele aitab kaasa sisukorra koostamine algusest peale, kuigi selle täpsus võib aruande koostamisel muutuda. See toimib suurepärase juhisena, mida järgida, kui lisate “liha luudele”. Mõelge, millal on parem jätta sissejuhatus, kokkuvõte ja kokkuvõte (kui seda kirjutate) viimaseks. Neid osi täiustatakse sageli juba aruande põhitekstis oleva sisendiga seostamise teel, kuigi sageli on soov kirjutada igaühe kohta kokkuvõtted.
2
Tehke taustauuring. See võib hõlmata raamatute, artiklite, veebisaitide, ajakirjade jms lugemist, aga ka intervjuude andmist, välikohtade külastamist, protsesside vaatlemist jms. Koguge kokku kogu vajalik teave, muutes selle vajaduse korral diagrammideks, fotodeks, piltidena jne. See võib hõlmata katsete, katsete või katsete läbiviimist, mille puhul tuleb need aruande jaoks korralikult dokumenteerida ja kontekstualiseerida. Kogutud uurimisteavet saab salvestada märkmekaartidele, kirjutusraamatusse, digitaalselt või muusse kohta. viisid, mis teie jaoks töötavad. Peamine on tagada, et teil on teabele lihtne juurdepääs, et see ei oleks üks segane hunnik, mis teid lihtsalt segadusse ajab, ja et see oleks nii ulatuslik, kui teie aruande jaoks nõutakse. Kui teil on puuduvaid linke või lõpetamata uurimisvaldkondi, märkige see kindlasti üles, et see aruannet kirjutades kogemata kahe silma vahele ei jääks. Säästke endale palju aega, kirjutades üles autor, päev, mil see oli. avaldaja ja selle avaldaja ning muud tunnused. Nende oluliste üksikasjade puudumine on teie jaoks valus, kuna peate allika kinnitamiseks tagasi minema ja see võib mõnikord olla väga aeganõudev.
3
Määrake vajalik vorming. Alustuseks mõelge välja, millist nummerdamissüsteemi soovite kasutada. Selle määrab sageli teie töökoht, kliendi eelistused või õppeasutus. Kui on olemas eelistatud vorming, ärge kalduge sellest ilma loata või mõjuva põhjuseta kõrvale. Paljudes kohtades kasutatakse vormindamisstiili kas eeldatava lähenemise järgimiseks või selle organisatsiooni iga väljaande standardi esindamiseks. Kui te pole kindel, mis see on, uurige kõigepealt välja; see säästab palju vaeva kirjutamise ajal, et see algusest peale õigeks saada. Uurige ka selliseid põhitõdesid nagu taandenõuded, tsitaadi stiil, tekstikastide kasutamine, piltide paigutus jne.
4
Alusta kirjutamist. Kasutades uuringut, oma teadmisi ja kogemusi ning raporti nõutavat eesmärki, kirjutage sisu. Kui soovite sisu osas koostööd teha, tehke seda kindlasti viisil, mis jätab igale inimesele piisavalt aega oma kirjalike lõikude, osade või peatükkide ettevalmistamiseks. Järgige neid regulaarselt, et tagada nende töö õigeaegselt valmimine. Rääkige teistega, kui teil on kirjaniku blokk. Kui see võib olla lihtsalt tavaline aruanne, kuid kirjutaja blokeerib nii tehnilise, professionaalse ja hariva kirjutamise kui ka romaanikirjanike puhul! Kui olete kirjutamisest uus, pöörduge regulaarselt oma juhendaja, õpetaja või muu mentori poole, et olla kindel, et oled õiges suunas teel. See on valus, kui pead tegema palju põhjalikku ja läbimõeldud tööd lihtsalt sellepärast, et sa ei saanud aru, mida oodatakse. Kasutage viipeid, mis on teie töökohas, õppeasutuses või muus asjakohases organisatsioonis juba olemas. Olemasolevad aruanded võivad aidata teil määrata stiili, eeldatavad lähenemisviisid ja seda, millist sisu peetakse sobivaks ja piisavaks. Viide. Nii ei pea te palju aega kulutama selle leidmisele, kust viited pärinevad, ega hiljem oma väiteid kontrollima. Kasutage programmi, mis aitab teil vormindada joonealuseid või lõpumärkusi vastavalt vajadusele. Jällegi järgige seda stiili, mida teie töökoht või asutus eeldab.
5
Võtke aruanne kokku. Kui olete põhiosa kirjutanud, on järeldus ja sissejuhatus tõenäoliselt järgmised sammud. Kui see on asjakohane, järgige seda kokkuvõttega. Siis tuleb nipet-näpet – bibliograafia, viited, sisukord, päiselehed ja muu selline. Kui olete kasutanud programmi, mis teeb enamiku nendest asjadest teie eest, tuleb neid siiski põhjalikult kontrollida ja uuesti kontrollida, et veenduda, et midagi pole puudu või paigast ära.]Pidage nõu graafilise disaineriga kõigi vajalike kujundustööde väljatöötamiseks. , nagu kaanelehed, sisemised pildid, graafikud ja diagrammid, mida te ise teha ei saanud jne. See peaks tegelikult toimuma aruande kirjutamise etapis, kuna see võtab aega ja tõenäoliselt lükkate mõne disaineri kavandi tagasi ja otsite muudatusi, kuni üksused näevad välja sellised, nagu soovite.
6
Lisage vesimärk. See on kasulik, kuna selles on selgelt öeldud, et aruanne on ainult mustandi kujul. Märgistage iga leht “Mustandiga”.
7
Muutke aruannet. Kontrollige grammatikat, õigekirja, mõtet, järjepidevust, loogilist voogu, probleemide täpset liitmist, piltide/skeemide/diagrammide jms paigutust ja aruande üldist koostamist. Vajadusel tehke kohandusi. Suhtuge sellesse tõsiselt; see, et see on mustand, ei tähenda, et see peaks olema lohakas. Mida paremas vormis mustand on, seda väiksem on tõenäosus, et selles tehakse suuri muudatusi, mis muudavad teie elu palju lihtsamaks. Kui soovite, et aruanne oleks teiste jaoks veenev ja veenev, on see redigeerimisetapp ülioluline.
8
Saatke aruande projekt asjaomastele isikutele. Selle osana tehke märkus selgelt, mida igalt vastuvõtjalt oodatakse, nt ülevaatus, redigeerimine, täpsuse kontrollimine, täiendav sisend, selgitused, eksperthinnang ja nii edasi. Arvustaja suunamine nende täpsete nõuete järgi säästab tema aega ja lihvib oma teadmisi selleni, mida tegelikult vaja on. See väldib ka kiusatust, et nad rändleksid väljaspool oma teadmisi ja hakkaksid kritiseerima asju, millest sa arvad, et neid ei pea häirima.
9
Saate kommentaare, muudatusi, ettepanekuid, täiendavat sisendit jne. Istuge koos oma meeskonna ja juhendajaga maha ning tehke kõik need asjad läbi, et välja selgitada, mida on vaja aruande lõplikuks vormistamiseks. See võib võtta veidi aega, olenevalt sellest, millist tüüpi tööd, õppeprojekti või muud tööd teete, nii et proovige varuda sellele piisavalt aega, et vältida viimase hetke kiirustamismuudatusi.
10
Lõpetage aruanne. Praegu pole see enam mustand, nii et eemaldage vesimärk. Saatke see printeritele või printige ettevõttesiseselt, tehke PDF-faile/e-raamatuid või muid digitaalseid vorminguid ja see on tahvlile, markerile, kliendile või avalikuks kasutamiseks valmis.