Äriprotsessi dokument (BPD) toimib kokkulepitud suhtlusjuhisena, millele kõik töötajad, juhid, klienditeenindajad ja isegi kõrvalised isikud saavad viidata, et näha, kuidas ettevõttesiseseid protsesse läbi viia. See võib olla ka aluseks koolitusdokumentidele, et valmistada uusi töötajaid selleks protsessiks ette. Olenemata sellest, kas kirjutate oma organisatsiooni jaoks või koostate äriprotsessi dokumenti professionaalse kirjutajana, on protsess abiks ja sageli edu saavutamiseks ülioluline.
1
Koguge teadlik meeskond. Protsessi dokumendi loomise protsessi alguses ja kogu selle vältel peate tegema koostööd meeskonnaga, mis on teie kirjeldatava protsessi jaoks asjakohane. Kaasake kindlasti protsessi läbiviijad ja nende otsesed ülemused, samuti kõik kõrgema taseme juhtkonnad, kes peavad protsessi muudatused töö käigus heaks kiitma. Proovige protsessi modelleerimisel alguses nende inimestega koosolekuid või mitteametlikke fookusgruppe kasutada. See tagab, et te ei jäta vahele ühtegi protsessi olulist etappi või osa. Teine võimalus on kaasata asjatundjaid väljastpoolt äriorganisatsiooni, kes saavad anda asjatundlikku ja ainulaadset sisendit.
2
Kirjeldage konkreetset protsessi. Oluline on vältida kogu organisatsiooni BPD ühekordset kirjutamist. See puudutab väiksemate protsesside lahterdamist, et neid saaks kokku panna suurema dokumendi moodustamiseks. Piirake oma tähelepanu suurematelt kogu äriprotsessidelt kuni individuaalse tegevuseni, mida tegeleb väike meeskond. Seejärel lõigake tegevus määratletavateks protsessideks või ülesanneteks ja keskenduge ainult ühele neist. Paljude ülesannete puhul kirjutate mitu individuaalset protsessidokumenti. Keerulise toimingu iga protsessi jaoks peaks olema üks, kuid korratavate protsesside materjal võib olla dubleeritud ainsast dokumendist. Üldreeglina on parem teha iga dokumendi katmiseks võimalikult väike protsess. See muudab protsessi ja inimeste loendi, kes peavad seda mõistma, võimalikult selgeks.
3
Keskenduge protsessi ulatusele. Teie protsessi kirjeldab mõju, mida see avaldab ettevõttele tervikuna. Seega peate alustamiseks selgelt määratlema protsessi soovitud tulemuse. Sealt saate kindlaks teha protsessi algus- ja lõpp-punktid. Mis täpselt juhtub protsessi käivitamisega ja mis määrab, millal protsess on lõppenud? Siit saate hakata välja selgitama vaheetappe, nende järjekorda ja seda, kes igaüks neist teeb. Kirjeldage kindlasti protsessi positiivset ja negatiivset mõju organisatsioonile. Tüüpiline ulatus: see protsess puudutab lennurekordit – pidamine. Mitteseotud kirjed, nagu lennunduse hoolduse või kvaliteedikontrollide üksikasjad, ei ole selle protsessi raames asjakohased.
4
Nimetage äriprotsess kirjeldavalt. Kitsendatava äriprotsessi nimi peaks olema piisavalt selge, et see hõlmaks täpselt seda, mida tehakse. Siiski ei tohiks see olla sõnakas. Kui nimetamistavad ei ole selged, võib tekkida segadus ühe BPD ja teise suuremat protsessi hõlmava BPD vahel. Halvasti nimega äriprotsess oleks failimine. Hästi nimetatud äriprotsess oleks lennuregistri pidamine.
5
Otsustage üldise vormingu üle. Teie protsessidokument peab järgima kindlat vormingut, et sama vormingut saaks dubleerida teistes protsessidokumentides. Äriprotsesside jaoks kasutatakse palju vorminguid ja kõik kujutavad oma protsesse veidi erinevalt. See, mida kasutate, sõltub sellest, mis on teie protsessi jaoks kõige mõistlikum. Näiteks üht kõige paremini määratletud ja sagedamini kasutatavat äriprotsesside modelleerimise vorme nimetatakse lihtsalt äriprotsesside modelleerimise märkimiseks (BPMN). See süsteem kasutab vormitud “vooobjekte” teatud tüüpi ülesannete ja “ühendavate objektide” tähistamiseks. “, et näidata nendevahelisi suhteid. Lisaks kasutatakse “ujumisradu” protsessi vaheseinte kuvamiseks, nagu protsessi osade eest vastutavad erinevad osakonnad. Seda tähistust kasutatakse sageli ja see sobib seetõttu koostööks ja standardiseerimiseks kogu organisatsioonis. Erinevad protsessid nõuavad aga erinevaid modelleerimistehnikad. Näiteks on Unified Modeling Language (UML) diagrammid tõhusamad keerukate loogikaprotsesside modelleerimiseks ja sobivad paremini tarkvarasüsteemide modelleerimiseks kui BPMN.
6
Visandage dokumenteeritava protsessi põhikomponentide kohta märkmeid. Tehke ajurünnak kõigi protsessi võimalike etappide üle, pöörates selguse huvides erilist tähelepanu ülesannete kirjeldustele. Veenduge, et protsessi kirjeldus sisaldaks seda, kuidas protsess edukalt lõpule jõudes välja näeb. Näiteks võivad algsed märkused lennuandmete pidamiseks olla järgmised: vormi XYZ määramine personal, kes vastutab vormi XYZ konkreetsete jaotiste täitmise eest. Vormi XYZ järelevalveahela loomine. Vormi XYZ failisüsteemi integreerimise meetodi määramine.
7
Koostage protsessi töökavand. Koostage oma rühmaga protsessiskeemi esimene mustand, mis sisaldab iga sammu, sammude järjekorda ja nendevahelisi seoseid. Veenduge, et teie mustand oleks kõigile nähtav ja seda oleks lihtne muuta. Nii saab tagasisidet kõigilt protsessiga seotud isikutelt, et samme ei jääks vahele. Selle saavutamiseks võite kasutada kleepuvaid märkmeid, tahvlit või koostöötarkvara, nagu Google Docs. Olenemata vormingust, mille otsustasite, võib selles etapis olla kasulik kasutada tüüpilisi vooskeemi sümboleid (nt ruudud on sammud, teemandid on küsimused , ovaalid on algus-/lõpppunktid).
8
Kirjeldage protsessi tehnilisi tööriistu. Need esemed võivad hõlmata arvuteid, tarkvara, tehnoloogiat, sõidukeid ja isegi lihtsaid vahendeid, nagu luud ja tolmulapp. Kui see on asjakohane, võite lisada ka selle varustuse asukoha, hankimise viisi, projektiga seotud võimalikud kulud ja selle, kuhu protsessi lõppedes tagastada/hoiustada.Näide: pärast lennu lõppu peavad piloodid kasutama lendu salvestage arvutisüsteem lennuki tahvelarvutitesse, et printida vorm XYZ.
9
Koostage otsustusmaatriks. Otsustusmaatriks peaks olema lihtne viis kindlaks teha, milliseid otsuseid saab teha ja millised inimesed osalevad otsustusprotsessis. Mõnede otsustusmaatriksite viimane samm on madalamal tasemel tehtud otsuse kinnitamine või kinnitamine juhi tasemel. Näiteks võib hoolduse otsustusmaatriks hõlmata liinijuhte, vahetuste juhte, mitut juhi taset kuni isegi tehase juhini.
10
Kirjutage tutvustus. Dokumendi lihtne sissejuhatus võib selgitada taustateavet selle kohta, miks on protsess ettevõtte üldise toimimise jaoks oluline. Saab kindlaks teha nii sihtrühma kui ka töö üldise ulatuse. See võib sisaldada ka avaldust selle kohta, mis juhtub, kui seda protsessi ei viida lõpule või lõpetatakse halvasti. Kui protsessiga on seotud asjakohane tööstusterminoloogia, võib olla jaotis, mis hõlmab lühendeid ja terminoloogiat. Sissejuhatus võib olla lihtsustatud meetod üldise kontseptsiooni edastamine uutele töötajatele, kes ei pruugi olla võimelised kogu BPD-d järgima. Näidistutvustus võib alata sarnaselt järgmiselt: See sissejuhatus pakub asjakohaseid taustandmeid ja põhjendusi lennuandmete pidamise parandamiseks Blackhawk Inc-is. Blackhawk Inc. , on lennuandmete pidamise parandamine kohustuslik ja see protsess tagab standardimise.
11
Joonistage oma dokument järjekindlate märgete ja sümbolitega. Kasutades mis tahes märkmeid ja piirjooni, kirjutage samm-sammult juhend protsessi lõpuleviimiseks. See on BPD liha. Protsessimudeli koostamisel järgige kindlasti kogu mudelis selgelt ja järjekindlalt valitud vormingut. Selles etapis tuleks mudel luua protsessi modelleerimistarkvara või muud tüüpi tarkvara abil, et saaks luua poleeritud lõpptoote.
12
Määrake konkreetsete protsessidega seotud rollid. Otsustajateks on otseselt vastutavad inimesed, need, kes on seotud kvaliteedikontrolli kontrollimisega ja isegi need, kes annavad lõpliku heakskiidu. Rollide tuvastamise käigus on täiesti võimalik, et avastati määramata rolle. Lahendage kõik konfliktid, kui on mitu inimest, kellel on üleliigsed või vastuolulised rollid. Võimaluse korral määrake iga protsessi jaoks kuluv aeg. Võimalik rike võib olla järgmine: Piloodid peavad täitma lennujärgse vormi XYZ ja märkima kõik eeskirjade eiramised (00:30). Piloodid panevad vormi XYZ hoolduse postkasti, allkirjastades registreerimisvormi (00:05). Hooldus peab vormi XYZ allkirjastama, kui kõik eeskirjade eiramised on kontrollitud ja parandatud. Hooldus peab vormi XYZ andma nõuetekohaseks esitamiseks üle lennuregistri ametnikele (00:05).
13
Siduge ametinimetused rollidega. Tehke kindlaks isikud, kes osalevad igas protsessis. Määratlege iga töötaja individuaalne roll. Konkreetsete nimedega isikute asemel on parem määrata selle jaoks ametinimetused. Konkreetsete nimede väljajätmine tagab, et dokument jääb asjakohaseks ka siis, kui töötaja ettevõttest lahkub, ja rõhutab protsessi uuesti inimese üle. Vale sidumine: hr Johnson Office 123-s eraldab ja esitab dokumendid. Õige seos: lennuregistri ametnikud eraldavad ja esitavad dokumendid.
14
Lisage erandite ja hädaolukordade haldamise jaotis. Protsessi lõpuleviimiseks, kui mängu tulevad ootamatud tegurid, peavad olema põhijuhised. Selles jaotises tuleks ka selgitada, millistel inimestel on lubatud muudatusi taotleda, kes võivad muudatusi lubada ja kes lõpuks heakskiidetud muudatuse rakendab. Rahvusvahelised ettevõtted peaksid keskenduma erandiprotsessile, sealhulgas hoiatustele keele- ja juriidiliste probleemide puhul, mis on ainulaadsed. piirkond.Kui muudatused kiidetakse heaks laiaulatuslikult, lisage muudatuste vastuvõtmiseks kasutatud soovituste vorm.Näide: kui piloodi tempo ei võimalda vormi XYZ õigeaegset täitmist, saavad kaaspiloodid vormi täita.
15
Testige oma mudelit. Kui olete äriprotsessi dokumendi täitnud, peate kontrollima, kas olete kõik võimalikud juhtumid täpselt kujutanud ja toimingute jada õigesti teinud. Selle testimiseks laske oma meeskonnal mudelit kasutada, et viia läbi äriprotsessi demonstreerimine erinevates reaalsetes tingimustes. See aitab teil mudelist välja juurida ebatäpsused, lõputud silmused või puuduvad osad.