Memorandum on teatud tüüpi dokument, mida kasutatakse ettevõtte töötajate vaheliseks sisesuhtluseks. Memod on ärimaailma ajaproovitud aspekt ja kui need on õigesti kirjutatud, aitavad need hoida kõike sujuvalt.
1
Vältige liiga juhuslikku kõnepruuki. Üldiselt peaks teie keel olema otsekohene ja lihtne, kuid siiski professionaalne. Peaksite vältima oma memos liiga vestluslikku tooni võtmist. Vältige näiteks selliste asjade kirjutamist nagu “Hei poisid! TGIF, kas mul on õigus? Igatahes tahtsin teile rääkida ühest olulisest äriasjast.” punktini: “Kirjutan, et anda kõigile projekti Z†eduaruanne.
2
Vältige emotsionaalse keele kasutamist. Samuti on kõige parem püüda võtta kirjutamisel neutraalset tooni ja vältida emotsionaalselt laetud keelekasutust. Andke endast parim, et viidata oma väidete toetuseks faktidele ja tõenditele. Näiteks vältige selliseid väiteid nagu “Ma arvan, et me kõik oleme palju õnnelikumad, kui meil lubatakse reedel vabalt riietuda.” Selle asemel uurige, et näha. kui on tehtud uuringuid selle kohta, kas kontorimoraal tõuseb, kui töötajatele antakse riietuse valikul suurem iseseisvus, ja viidake sellele oma memos.
3
Kasutage signaalfraase. Kui kavatsete tsiteerida tõendeid või viidata allikale, kasutage kindlasti keelt, mis annab lugejale teada, mida teete. Näiteks proovige järgmist: “Meie leidude kohaselt…” või ” EPA poolt lõpetatud uuringud on näidanud, et…â€.
4
Valige sobiv fondi stiil ja suurus. Teie memo peaks olema kergesti loetav, nii et peaksite vältima liiga väikese fondi kasutamist11 või 12 punkti on standardne. Samuti peaksite valima lihtsa fondi stiili, näiteks Times New Roman. Praegu pole õige aeg mängida “lõbusate fontidega, nagu Comic Sans (teid tehakse nalja, kui valite selle!).
5
Kasutage oma memo jaoks standardseid veerisid. 1-tollised veerised on tüüpilised ärimemodele, kuigi mõned tekstitöötlusprogrammid võivad sisaldada eelvormindatud memomalle, millel on veidi laiemad veerised (näiteks 1,25 tolli).
6
Tehke dokumendile üks tühik. Ärimemod ei ole tavaliselt kahekohalised. Leheküljenumbri vähendamiseks kaaluge ühe tühiku kasutamist, kuid jätke üksikute lõikude või jaotiste vahele tühikud. Tavaliselt pole teil vaja lõikudele taanet teha.
7
Otsustage, kas memo tuleb saata. Kui teil on vaja oma meeskonnas mitut inimest mõne olulise äriasjaga kursis hoida, on memo saatmine suurepärane idee. Kui näiteks soovite või vajate kirjalikku protokolli oma kirjavahetusest, võite isegi selle saata, kui suhtlete ainult ühe inimesega. Mõnel juhul võib aga olla tõhusam lihtsalt otse rääkida need, mida vajate. Samuti võib mõni teave olla memos saatmiseks liiga tundlik.
8
Määrake oma kirjutamise eesmärk. Sõltuvalt teie konkreetsest eesmärgist võib teie memo sisu ja korraldus muutuda. Enamik memosid on kirjutatud järgmistel põhjustel: Idee või lahenduse väljapakkumine. Näiteks kui arvate, et teate, kuidas ületundide ajakavaga seotud probleeme lahendada, võite soovida oma ideed memosse kirjutada ja saata oma ülemus(t)ele. Tellimuse väljastamiseks. Näiteks võib memo saatmine olla tõhus viis vastutuste määramiseks eelseisva konverentsi jaoks, mida teie osakond korraldab. Aruande esitamiseks. Samuti võite saata memo, et teavitada kolleege hiljuti aset leidnud sündmusest, anda värskendusi projekti kohta, esitada eduaruanne või teatada uurimise tulemustest.
9
Kitsendage oma teemat. Võib-olla žongleerite paljude projektidega ja teil on kiusatus saata memo, milles värskendate oma kolleege, ülemusi või kliente kõige selle kohta, millega praegu töötate. Pidage siiski meeles, et ärimemod peaksid keskenduma ainult ühele probleemile. Need peaksid olema lühikesed, selged ja hõivatud isikutele kergesti loetavad; seega ei taha te olulise teabe tähelepanuta jätta. Memo keskendumine aitab tagada, et teie sõnum võetakse vastu ja sellest aru saadakse.
10
Arvestage oma publikuga. Sihtpublik mõjutab teie ärimemo sisu, stiili ja tooni, nii et mõelge hoolikalt kõigile, kes teie memo saavad. Näiteks kui kirjutate oma kolleegidele, kirjutate teist tüüpi memo. Suviste sünnipäevadega kontoriinimestele üllatuspeo planeerimise kohta, võrreldes sellega, kui kirjutate oma ülemusele oma kuid kestnud uurimise tulemustest.
11
Märgistage oma memo. Ärikirjavahetust on palju erinevaid. Memo tavapärane on panna dokumendile selgesõnaline pealkiri. Näiteks tippige lehe ülaossa “Memorandum” või “Memorandum”. See on teie otsustada, kas soovite dokumendi keskele või vasakule joondada. pealkiri. Hea rusikareegel on uurida saadud ärimemosid ja kopeerida vormindus.
12
Kirjutage oma memo pealkiri. Teie memo esimene jaotis peaks sisaldama nelja peamist teavet. Anname teile iga komponendi kohta üksikasjalikumat teavet hilisemates etappides.TO: esitage kõigi teie memo saabuvate inimeste nimed ja ametinimetused.FROM: esitage oma täielik nimi ja pealkiri.KUUPÄEV: esitage täielik ja täpne kuupäev, mitte unustage lisada aastaarv.TEEMA: esitage lühike, kuid konkreetne kirjeldus selle kohta, millest memo räägib.Pange tähele, et tavaline on ka teemareale märkimine sõnadega “Re:†või “RE:†(mõlemad mis on lühidalt seoses).
13
Valige hoolikalt adressaatide loend. Veenduge, et kaasaksite kõik, keda on vaja teavitada või ajakohastada. Piirake oma memo levitamine ainult neile, kes peavad seda teadma. Halb äritava on saata oma memo kogu kontorisse, kui ainult vähesed on mures või mõjutatud.Inimestele jääb memode tohutust mahust kiiresti üle jõu ja nad võivad kalduvus neid ignoreerima või neid hoolikalt mitte lugema.
14
Kasutage oma adressaatide loendis olevate inimeste jaoks sobivaid nimesid ja ametinimetusi. Isegi kui suhtlete oma ülemusega sõbralikult eesnimega, on parem hoida oma kirjalik kirjavahetus ametlikum. Näiteks võite kutsuda teda “Sue”, kui kohtute saalis, kuid oma memo jaoks pöörduge tema poole kui “Ms. Wells või “Dr. Wells”. Pidage seda meeles, kui sisestate teavet kõigi adressaatide loendis olevate kohta: lisage täisnimed ja ettevõtte nimetused.
15
Uurige välises memos nende inimeste õigeid pealkirju, kellele kirjutate. Kui saadate märgukirja kellelegi väljaspool oma kontorit, on oluline määrata ka õige aadressivorm. Võtke aega nende profiili uurimiseks; nende teave on tõenäoliselt kirjeldatud nende ettevõtte veebisaidil. Näiteks kas neil on doktorikraad? Kui jah, siis on üldiselt hea mõte nimetada neid kui Dr. Nii-ja-nii. Mis on nende pealkiri? Kas nad on näiteks asepresident või dekaan? Kui jah, viidake neile kindlasti oma memos.
16
Koostage teemarida hoolikalt. Soovite olla kindel, et teie teemarida, kuigi lühike, on selge ja mitte liiga üldine. Näiteks “Uus ettevõte” on üsna ebamäärane ja kui keegi otsib oma faile mõne nädala või päeva pärast, siis võib olla raske teie memo täpselt kindlaks määrata. Midagi paremat oleks “Kliendibaasi laiendamise uurimise edenemisaruanne”.
17
Kaaluge tervituse vahelejätmist. Teie otsustada, kas soovite oma sõnumi eessõnaks tervitada, nagu “Kallis proua Winters” või “Lugupeetud kolleegid”. Pidage siiski meeles, et neid tervitusi ei oodata ärimemos. See on mõeldud kiireks ja tõhusaks vahendiks olulise teabe edastamiseks ning teie vaatajaskonnale peaks olema selge, kes memo saab ja kellelt see on.
18
Koostage memo esimene, sissejuhatav osa. Täpsustage selgelt oma memo kirjutamise ja saatmise eesmärk. Näiteks “Ma kirjutan, sest…” Sissejuhatus peaks andma lühikese ülevaate sellest, mida adressaadid võivad memos oodata.
19
Hoidke sissejuhatav osa lühidalt. Memo esimeses osas pole vaja esitada kõiki üksikasju ja/või tõendeid. Piisab mõnest lausest või lühikesest lõigust lühem pool.
20
Otsustage oma memo põhiosa ülesehitus. Pärast sissejuhatust sisaldab ärimemo tavaliselt enne lõpetamist veel kaks kuni neli lõiku. Sisu ja korraldus varieeruvad olenevalt teie teemast. Näiteks võite seada teabe põhiosas tähtsuse järjekorda või kui selgitate protsessi, jagate oma memo põhiosad nii, et see vastaks protsessi erinevatest etappidest.
21
Otsustage, kas soovite lisada alampealkirju ja pealkirju. Teie ärimemo peaks sisaldama selgeid jaotisi. On tavaline, et ärimemod on jagatud selgeteks osadeks, et adressaadid saaksid teavet hõlpsalt lugeda ja seedida. Võite veelgi aidata neil mõista oma memo olulisi punkte, märkides alajaotised.
22
Kirjutage konkreetsed alampealkirjad. Veenduge, et iga alajaotuse fookus oleks teie vaatajaskonnale selge. Näiteks võite kontori eelseisvast kolimisest kirjutades lisada kõik järgmised alajaotised: “Meie peakontori uus asukoht”, “Olulised juhised pakkimiseks”. Office,†ja “Kontori teisaldamise lõpetamise ajakava”.
23
Lisage oma memo igasse põhilõiku teemalaused. Iga alajao või lõigu esimene lause peaks näitama vaatajaskonnale, mis on selle jaotise põhipunkt. Teie memo üksikud lõigud või lõigud peaksid keskenduma vaid ühele ideele.
24
Kaaluge täppide kasutamist. Kui soovite olulisi punkte esile tõsta, võib olla kasulik kasutada täppe või koostada loendeid. See võib aidata teie lugejatel põhipunktid nullida ja aidata neil memo kiiremini ja tõhusamalt lugeda.
25
Hoidke see lühidalt. Tavaliselt ei tohi ärimemo olla pikem kui üks kuni kaks lehekülge. See standardne lehekülgede piirang on mõeldud ühe vahega dokumendile, mille osade vahel on tühikud.
26
Otsustage, kas vajate kokkuvõtvat lõiku. Üldiselt ei pea te oma memos kirjutatust kokkuvõtet tegema, eriti kui teil õnnestus seda lehe all hoida. Kui aga esitatud teave oli keeruline või kui saatsite pikema kui tavaline memo, võib olla kasulik teha lühidalt kokkuvõte põhipunktidest.
27
Kaasake lõpulõik või lõik. Isegi kui arvate, et memo kokkuvõtet pole vaja teha, peate selle siiski lõpetama. Mõelge järgmisele. Mis on memost ära võetud? Kas adressaatidel on vaja midagi teha? Kas nad peaksid vastama teatud päevaks? Kui jah, siis öelge see selgelt. Kui edasisi tegevusi pole vaja, lisage lihtne lõpulause, näiteks “Mul on hea meel seda edasi arutada” või “Andke mulle teada, kui teil on küsimusi või muresid”.
28
Soovi korral allkirjastage. Üldjuhul ei ole memo lõppu vaja oma täielikku nime ega allkirja lisada. Pidage siiski meeles, et kõige ohutum on järgida teiste oma valdkonnas tegutsevate inimeste eeskuju. Kui nad allkirjastavad ametlikult (nt “Lugupidamisega, pr Smith), siis järgige seda. Isegi kui jätate allkirja vahele, võite lisage oma initsiaalid dokumendi lõppu.
29
Märkige kõik manused üles. Kui lisasite memole manuseid, nagu tabelid, graafikud või aruanded, märkige see kindlasti oma memo lõppu. Näiteks “Manuses: tabel 1. Peaksite viitama ka memo põhiosas olevatele manustele. Näiteks kui kirjutate selleks, et anda töötajatele teada eelseisvast kontorikolimisest, võite kirjutada midagi sellist nagu järgmine: “Kavatseme kolimisprotsessiga lõpetada kvartali lõpuks. Täpsema ajakava leiate lisatud tabelist 1.â€
30
Vaadake memo hoolikalt üle. Enne memo saatmist lugege kindlasti hoolikalt korrektuuri. Veenduge, et teie laused oleksid grammatiliselt õiged, et need ei sisaldaks õigekirja- ega kirjavahemärke ning et sisu oleks mõistlik. Kui see ei ole ajatundlik, kaaluge selle saatmist pärast esialgset korrektuuri. Kui vaatate memo tunni või paari pärast uuesti üle, võite avastada vigu, mis teile alguses tähelepanuta jäid. Kui memo sisaldab tundlikku teavet, kontrollige oma ettevõtte eeskirju, et näha, kes saab memo teie eest üle vaadata ja sisule lõplikult kinnitada.