Meilide ülekoormus! Paljud ettevõttes töötavad inimesed saavad rohkem e-kirju, kui nad jõuavad toime tulla. Selleks, et teie ettevõtte e-kirjad saaksid hästi vastu võetud, peate need muutma selgeks, kokkuvõtlikuks ja teostatavaks. Lisaks võib sobiva vormingu kasutamine ja teadmine, mida ettevõtte meilisõnumisse lisada või sellest välja jätta, aidata teil ja teie ettevõttel professionaalset kohalolekut luua ja säilitada.
1
Tehke meili kokkuvõte 6–8-sõnalise teemaga. Oluline on kindlasti lisada teema, kuna meili, millel pole teemat, võidakse ignoreerida. Teie teema peaks olema lühike ja täpne ning see peaks esile tõstma meili põhisõnumi. Ideaalne teema annab lugejale kõik, mida ta peab teadma, või teavitab teda, mida ta vajab otsuse tegemiseks. Inimesed, kes saavad päevas sadu meile, võivad avada ainult eriti köitvate teemadega e-kirju. Paigutage kõigepealt teemasse kõige olulisemad sõnad, sest kogu teema ei pruugi mobiilseadmes nähtav olla. Ideaalsed teemad on 6–8 sõna pikkused ja isikupärastatud adressaadi järgi. Näiteid headest meili teemaridadestTurunduskoosolek 6/7 kell 15.00. Kas saate osaleda? Printer läks katki. Kas ma saan 200 dollari eest asendada?Teie PetsAlive.org-i saadetis saabub 9/8 Näiteid halbadest meili teemaridadestKoosolekPrinterTeel teie juurde
2
Tee meilid lühidalt. Inimesed on hõivatud ja nad ei taha kulutada palju aega töömeilide lugemisele. Muutke oma meilid nii lühikeseks kui võimalik, pakkudes samas kõiki vajalikke üksikasju. Teie laused peaksid olema lühikesed ja täpsed. Enne meili saatmist lugege see läbi ja eemaldage ebaoluline teave. Üldiselt, kui olete esitanud liigset või teemavälist teavet, kustutage see. Mõned inimesed püüavad luua ja saata e-kirju, mis sisaldavad kuni viis lauset. Kui saate seda teha, on see hea juhend, kuidas hoida e-kirja lühidalt ja asjatundlikult. Seda saate teha, vastates küsimustele: “Kes ma olen? Mida ma tahan? Miks ma sellelt inimeselt küsin? Miks ta peaks tegema seda, mida ma küsin? Mis on järgmine samm, mida mina/nemad/me peame tegema ?†Kuid see kehtib keskmise e-kirja kohta, mitte e-kirja kohta, mis nõuab palju üksikasju või kiiret “aitäh” teie töökaaslasele, kes teile selle lingi saatis.
3
Kirjutage e-kiri, et seda saaks üle vaadata ja selle alusel tegutseda. Kasutage vormindamist, mis aitab teie lugejal kiiresti vajaliku teabeni jõuda. Paksustage kõige olulisemad laused või mõisted pikas meilis. Kasutage täppe ja paksus kirjas teksti, et meil oleks lihtsam lugeda ja järgida.
4
Lisage URL-id või manused, kui see aitab lugejal meili kiiremini töödelda. Ärge kunagi sundige lugejat otsima URL-i või manust teises meilis. URL-i hea juurutamise näide”Turunduskoosoleku päevakava on selles Google’i dokumendi URL: Google.com/sample”Näide halvast URL-i rakendamisest”Päevakava turunduskoosolek on meilis, mille ma teile 4. kuupäeval saatsin.”
5
Küsige selgelt, mida soovite, et lugeja teeks. Ärge pange lugejat arvama, et te küsite otsust, nõu, soovitust või ostu. Küsige otse ja ühemõtteliselt, mida soovite, vajate või ootate! Selge küsimine on eriti oluline, kui saadate mitmele inimesele. Ja kindlasti kutsuge välja selle konkreetse inimese nimi, keda vajate otsuse tegemiseks. Näiteks: “Elizabeth: kas eelistaksite, et läheksin siin mööda teed A või teed B?” Kui teie meilisõnum teavitab kedagi millestki, mitte ei palu toimingut, märkige meili teemasse selgelt “Teadmiseks” või esimeses lauses.
6
Kasutage ametlikku tooni. Teie meili toon peaks jääma professionaalseks ja otsekoheseks. Püüdke enesekindla ja viisaka tooni poole. Proovige emotsionaalne või mitteametlik keel meilist täielikult välja jätta. Võimaluse korral vältige kokkutõmbeid ja lühendeid. Pidage meeles, et täispikad fraasid tunduvad sageli ametlikumad. Näiteks järgmine e-kiri on ettevõtte jaoks liiga mitteametlik: Täname saadetud madude eest. Mul on kahju, et kaks olid surnud. Saatke ruttu rohkem, palun. Räägime teiega hiljem! Eelmise meili ametlikum versioon: Täname teid nelja kerapüütoni saadetise eest meie poodi Pets Alive! 2. märtsil 2015. Kahjuks näib, et kaks madu on sünnituse ajal viga saanud ja surid, kui ma ussikasti avasin. Soovin, et saadaksite esimesel võimalusel kaks asendusmadu. Lisaküsimustega või uue saadetise kokkuleppimiseks saatke mulle e-kiri või helistage poodi. Mõnikord sobib mitteametlikum e-kiri “majas” koos tuttavate kaastöötajatega ja kui see on kooskõlas “töökultuuriga” . Kuid ärge kasutage tekstilühendeid, kasutage täislauseid ja ärge kirjutage midagi, mida te ei soovi, et teie ülemus loeks.
7
Lugege oma e-posti korda. Tehke kõik endast oleneva tagamaks, et teie e-kirjas ei oleks grammatika- ega õigekirjavigu ning et see ei kasutaks standardseid kirjavahemärke – näiteks ei kasutata TÄHTEID. Paljud meiliprogrammid sisaldavad õigekirjakontrolli valikut; kui teie e-posti aadress on olemas, kasutage seda! Kehv grammatika õõnestab peaaegu kindlasti teie saadetavat sõnumit, seega kasutage võimalusel grammatikakontrolli. Kui saadate meili suurele hulgale inimestele või kui meil on eriti oluline, võite soovida kedagi (või mitu inimest) lugege see enne saatmist läbi.
8
Alustage oma meilisõnumist tervitusega. Tervitus peaks olema lühike ja ametlik. Sõnumi kontekstist olenevalt võite otsustada, kas pöördute inimese poole konkreetselt nimepidi. Teisele ettevõttele või määratlemata isikule saadetav sõnum ei nõua nime. Mõned tervituste näited on järgmised: Tere pärastlõunal,Tervitused!Lugupeetud dr. Smith,pr. Campbell,
9
Lõpetage meilisõnum sulgemisega. Sobiv sulgemine on viisakas ja annab märku, et e-kiri on lõppenud. Kuigi meili sulgemisel ei pruugi olla tavalist lõpukirja, nagu “Parimate soovidega” või “Lugupidamisega”, peetakse seda “parimaks tavaks” oma meili sulgemiseks. Mõned võimalikud sulgemised: ootan huviga. teie vastusele, loodan teilt varsti kuulda, Täname teid aja eest, võite oma lemmikloomad elusalt lõpetada! saatke madude turustajale meilisõnum, öeldes: “Tänan teid sellele küsimusele tähelepanu eest.”
10
Kirjuta oma nimi. E-kirja lõppu on asjakohane kirjutada oma nimi. Paljud meiliprogrammid võimaldavad teil anda automaatset allkirja, mis on teie maitse järgi kohandatud. Veenduge, et teie vastuse formaalsus ühtiks meili üksikasjadega. Võib-olla soovite esitada oma täisnime ja ametinimetuse mõnele teisele ettevõttele või kellelegi, keda te pole kohanud, töömeilis, samas kui teie eesnimi võib olla sobiv iga päev kuvatavale kolleegile saadetud meilis. Mõned allkirjavalikud on järgmised: Dr. . Jane Smith (kõige ametlikum) Dr. Smith (veidi vähem formaalne) Jane Smith (mõnevõrra mitteametlik) Jane (mitteametlik)
11
Kaaluge kontaktteabe lisamist oma allkirja alla. Sõltuvalt meili üksikasjadest võite soovida esitada kontaktteavet, nagu telefoninumber, faksinumber, aadress või veebisait. Kui see on teave, mida soovite enamikus või kõigis oma meilides lisada, saab selle lisada teie kohandatud meiliallkirja.