Kas soovite kirjutada lihvitud professionaalse kirja? Enamik ärikirju järgib väljakujunenud, kergesti õpitavat vormingut, mida saate kohandada mis tahes tüüpi sisuga. Ärikiri peaks alati sisaldama kuupäeva, teavet saatja ja saaja kohta ning mõnda põhilõiku. Järgige neid samme ja muutke neid vastavalt oma ettevõtte standarditele.
1
Tea vormingut. Olenemata teie kirja sisust, tuleb selle väljanägemisel järgida mõnda äristandardit. Ärikirjad tuleks kirjutada ja koostada konservatiivses ja tavalises kirjatüübis, nagu Helvetica, Myriad või Times New Roman. Kasutage plokkide lõikumist. See tähendab, et alustate uut lõiku, vajutades kaks korda “tagasi”. Ärge kasutage ploki lõikude jaoks taande.Kasutage ühetolliseid veerisid kõikidel külgedel.Meiliga saadetud ärikiri tuleks samuti koostada ühises kirjas. Ärge kasutage ärimeilis muid skripte ega värve peale mustvalge.
2
Valige õiget tüüpi paber. Kiri tuleks trükkida suurusele 8,5 × 11 tolli (tuntud kui “tähesuurus”). Kui elate väljaspool Põhja-Ameerikat, võite kasutada formaadis A4 paberit. Mõned pikad lepingud võidakse trükkida 8,5 tolli suurusele x 14†(“juriidiline suurus”). Kui prindite saatmiseks kirja, kaaluge selle printimist ettevõtte kirjaplangile. See muudab selle professionaalsemaks ning annab teie ettevõtte logo ja kontaktteabe.
3
Lisage teave oma ettevõtte kohta. Loetlege oma ettevõtte nimi ja ettevõtte aadress, kusjuures iga aadressi osa kirjutatakse erinevale reale. Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja või sõltumatu töövõtja, lisage oma nimi kas ettevõtte nime asemele või selle kohale.Kui teie ettevõttel on eelnevalt kujundatud kirjaplank, saate seda kasutada ettevõtte ja aadressi sisestamise asemel.Kui kui sisestate aadressi, peaks see olenevalt teie ja teie ettevõtte eelistustest ilmuma lehe ülaosas paremale või vasakule joondatud kujul. Kui saadate kirja rahvusvahelisse asukohta, tippige riik suurtähtedega kirju.
4
Kaasake kuupäev. Täieliku kuupäeva väljakirjutamine on kõige professionaalsem valik. Näiteks kirjutage kas “1. aprill 2012” või “1. aprill 2012”. See peaks ilmuma vasakpoolne joondatud paar rida saatja aadressi all. Kui kirjutasite kirja mitme päeva jooksul, kasutage kirja lõpetamise kuupäeva.
5
Lisage adressaadi andmed. Kirjutage selles järjekorras välja adressaadi täisnimi, ametinimetus (kui see on olemas), ettevõtte nimi ja aadress, kusjuures iga teave on eraldi real. Vajadusel lisage viitenumber. Adressaadi andmed tuleb vasakule-õigustada paar rida allpool kuupäeva. Kõige parem on kiri adresseerida konkreetsele isikule. Nii saab tegelik inimene teie kirjale vastata. Kui te ei tea selle inimese nime, kellele peaksite kirja saatma, uurige natuke. Helistage ettevõttele, et teada saada isiku nimi ja ametinimetus.
6
Valige tervitus. Tervitus on oluline austusnäitaja ja millist neist kasutate, sõltub sellest, kas tunnete inimest, kellele kirjutate, kui hästi te teda tunnete ja milline on teie suhte formaalsus. Kaaluge järgmisi valikuid.Kasutage “Kellele see puudutada võib” ainult siis, kui te ei tea, kelle poole konkreetselt pöördute.Kui te ei tunne adressaati hästi, on “Lugupeetud härra/proua” turvaline valik. võib kasutada ka saaja tiitlit ja perekonnanime, nt. “Kallis dr Smith.”Kui tunnete adressaati hästi ja naudite temaga mitteametlikku suhet, võite kaaluda eesnime aadressi, nt. “Kallis Susan.”Kui te pole saaja soos kindel, tippige lihtsalt kogu nimi, nt. “Kallis Kris Smith.” Ärge unustage koma pärast tervitust ega koolonit pärast “Keda see võib puudutada”.
7
Lööge õige toon. Aeg on raha, nagu öeldakse, ja enamik äriinimesi vihkab aega raisata. Seetõttu peaks teie kirja toon olema lühike ja professionaalne. Muutke oma kiri kiireks lugemiseks, sukeldudes otse asjasse ja jättes oma kommentaarid esimeses lõigus lühidalt. Näiteks võite alati alustada lausega “Kirjutan teile seoses…” ja sealt edasi minna. Ärge muretsege lilleliste üleminekute, suurte sõnade või pikkade, looklevate lausete pärast – teie eesmärk peaks olema edastada seda, mida vajate. öelda võimalikult kiiresti ja puhtalt.Olge oma kirjas veenev. Tõenäoliselt on teie kirja eesmärk veenda oma lugejat midagi tegema: meelt muutma, probleemi lahendama, raha saatma või midagi ette võtma. Tehke oma juhtum.
8
Kasutage isiklikke asesõnu. Täiesti hea on kasutada oma ärikirjas “mina”, “meie” ja “sina”. Viidake endale kui “mina” ja oma lugejale kui “teile”. Pange tähele, kui Kui kirjutate kirja organisatsiooni nimel. Kui esitate ettevõtte vaatenurga, peaksite kasutama “meie”, et lugeja teaks, et ettevõte seisab teie väite taga. Kui kirjutate oma arvamust, pidage kinni “I.â€
9
Kirjutage selgelt ja lühidalt. Andke oma lugejale täpselt teada, mida soovite öelda. Teie lugeja reageerib kiiresti ainult siis, kui teie tähendus on kristallselge. Eelkõige juhul, kui soovite, et teie kirja tõttu oleks mõni tulemus või toiming, märkige, mis see on. Selgitage oma seisukohta võimalikult väheste sõnadega.
10
Kasutage aktiivset häält. Olukorra kirjeldamisel või taotluse esitamisel valige passiivse hääle asemel aktiivne hääl. Passiivne hääl võib muuta teie kirjutise mitmetähenduslikuks või isikupäratuks. Lisaks on aktiivne hääl voolujoonelisem ja otse asja juurde. Näiteks: Passiivne: Päikeseprillide projekteerimisel ega valmistamisel ei ole pööratud tähelepanu nende vastupidavusele. Aktiivne: teie ettevõte projekteerib ja toodab päikeseprille, pööramata tähelepanu nende vastupidavusele.
11
Olge vajadusel vestlev. Kirjad kirjutavad inimesed inimestele. Võimalusel vältige vormitähti. Sa ei saa luua suhet konserveeritud umbisikuliste kirjadega. Kuid hoidke eemale kõnekeelest või slängist, nagu “tead”, “ma mõtlen” või “tahan”. Säilitage toon asjalikult, kuid olge sõbralik ja abivalmis. Kui tunnete adressaati hästi, on hea lisada häid soove sõbralik joon. Kasutage oma otsustusvõimet, kui otsustate, kui palju isikupära paljastada. Mõnikord on natukene huumori lisamine äritegevuses kasulik, kuid enne nalja tegemist olge ettevaatlik.
12
Ole viisakas. Isegi kui kirjutate kaebuse või murega, võite olla viisakas. Arvestage saaja positsiooni ja pakkumist teha kõik, mida saate mõistlikkuse piires, et olla vastutulelik ja abivalmis. Näiteks võib ebaviisakas kaebus olla järgmine: “Ma arvan, et teie päikeseprillid on nõmedad ja ma ei osta neid enam kunagi.” Viisakas kaebus. võib lugeda: “Olen teie päikeseprillide konstruktsioonis pettunud ja kavatsen tulevikus oma äri mujale viia.â€
13
Kasutage lisalehtede jaoks kirjaplanki “teine lehekülg”. Enamik ärikirju peaks olema piisavalt lühike, et olla ainult ühe lehekülje pikkused. Kui teil on aga midagi pikemat, näiteks leping või juriidilised järeldused, võib teil vaja minna lisalehti. Kasutage “teise lehe” kirjaplank, millel on tavaliselt lühendatud aadress ja mis on valmistatud sama tüüpi paberist kui esimese lehekülje kirjaplank. Lisage lehekülje number teisele ja järgmistele lehtedele lehe ülaossa. Võite lisada ka adressaadi nime ja kuupäeva.
14
Pakkige see kokku. Viimases lõigus tehke oma punktid kokkuvõtlikult ja kirjeldage selgelt oma kavandatud tegevussuunda või seda, mida adressaadilt ootate. Pange tähele, et adressaat võib teiega küsimuste või muredega ühendust võtta ja tänada, et tema tähelepanu pöörab antud kirjale/asjale.
15
Valige sulgemine. Lõpetamine, nagu ka tervitus, on austuse ja formaalsuse näitaja. “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega” on üldiselt kindel panus; kaaluge ka “Südamlikult”, “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” ja “Teie siiralt”. Veidi vähem formaalsed, kuid siiski professionaalsed lõpetamised hõlmavad “Kõike parimat”, “Parimate soovidega”, “Soojad tervitused” ja “Aitäh”. Kasutage pärast sulgemist koma.
16
Kirjutage kiri alla. Jätke oma allkirja jaoks umbes neli rida tühjaks. Allkirjastage kiri pärast selle printimist või, kui saadate selle meili teel, skannige oma allkirja kujutis ja kinnitage see kirja sellele osale. Eelistatakse sinist või musta tinti. Kui allkirjastate kirja kellegi nimel, kirjutage oma allkirja ette “pp:â€. See tähendab “per procurationem”, mis tähendab “agentuuri poolt” või “agentuuri nimel”. .â€
17
Lisage oma trükitud nimi ja kontaktteave. Sisestage oma allkirja alla oma nimi, ametinimetus, telefoninumber, e-posti aadress ja muud kohaldatavad kontaktid. Andke igale teabele oma rida.
18
Lisage masinakirjutaja initsiaalid. Kui kirja trükkis keegi teine peale kirjutaja, peaksite allkirjaploki alla lisama selle isiku initsiaalid. Mõnikord lisatakse ka kirja kirjutaja initsiaalid. Siis on selge, kes selle kirja kallal töötas. Näiteks kui lisate ainult masinakirjutaja initsiaalid, kirjutage need väiketähtedega: mjKui lisate kirjutaja initsiaalid, pange need suurtähtedesse ja masinakirjutaja initsiaalid väiketähtedega: RW:mj. Mõned stiilid lisavad kahe initsiaalide komplekti vahele kaldkriipsu: RW/mj.
19
Pange tähele korpused. Kui olete lisanud adressaadile ülevaatamiseks täiendavaid dokumente, märkige see paar rida oma kontaktteabe all, märkides dokumentide arvu ja tüübi. Näiteks kirjutage: “Kambrid (2): CV, brošüür.” Samuti võite lühendada “Kambrid”, kirjutades “Encl.†või “Enc.—.
20
Lisage täiendavate adressaatide nimed. Kui saadate kirja koopia teisele isikule, peaksite selle kirja lisama. See märgitakse, tippides rea “Kaasused” alla “cc:â€, mis tähistab “viisakuskoopiat” koos isiku nime ja tiitliga (“cc†kasutatakse märkimiseks “koopia” kui tähed on kirjutati koopiapaberile). Näiteks kirjutage: “cc: Mary Smith, turunduse asepresident” Kui lisate rohkem kui ühe nime, joondage teine nimi eesnime alla, kuid ilma “cc:” €
21
Muutke kirja. Esitlus on professionaalsuse põhielement. Veenduge, et adressaat näeks teid hõlpsasti võimeka ja teie kirja vigade muutmise eest vastutavana. Käivitage oma tekstitöötlusprogrammis õigekirjakontroll, kuid lugege kiri enne saatmist ka põhjalikult läbi. Küsige endalt, kas kiri on selge ja lühike. Kas mõni lõik on pikem kui kolm või neli lauset? Kui jah, siis tehke kindlaks, kas saate mittevajalikud avaldused kõrvaldada. Kui kiri on äärmiselt oluline, võiksite lasta sõbral või kolleegil see üle vaadata. Mõnikord võib teine silmapaar aidata teil tabada vigu või kohmakat sõnastust, mida te pole võib-olla märganud.
22
Ärge klammerdage oma kirja. Kui teil on mitu lehte, välditakse üldiselt klammerdumist. Kui soovite, et paberid püsiksid korras, kasutage vasakus ülanurgas olevat kirjaklambrit.
23
Postitage kiri. Kui saadate kirja posti teel, kasutage äriümbrikut. Kui see on saadaval, kasutage seda, millele on trükitud ettevõtte logo. Printige korralikult välja oma tagastusaadress ja saaja aadress. Voldi kiri kolmandateks osadeks, nii et adressaat murrab kõigepealt lahti ülemise ja seejärel alumise klapi. Kinnitage kindlasti piisavalt postikulu ja saatke see ära. Kui teile tundub, et teie käekiri on räpane ega ühti teie professionaaliga, tippige aadressid tekstitöötlusprogrammi ja laske ümbrik läbi oma printeri. Kui kiri on äärmiselt oluline ja /või ajatundlik, kaaluge selle kohaletoimetamist kulleriga. Kui soovite kirja saata meiliga, teisendage kiri HTML-vormingusse või salvestage see vormingu säilitamiseks PDF-failina. Parem on siiski saata füüsiline kiri.