Kuidas kirjutada äriaruannet

Äriaruanded on tänapäeva ärimaailmas üks tõhusamaid suhtlemisviise. Kuigi äriaruannete eesmärgid on laiaulatuslikud, saavad ettevõtted või üksikisikud neid kasutada oluliste otsuste tegemisel. Tõhusa äriaruande koostamiseks peate kõigepealt mõistma, mis see on ja kuidas seda kasutada.

1
Esitage idee. Aruannet, mis esitab ideed, nimetatakse põhjendus-/soovitusaruandeks. Saate neid aruandeid kasutada juhtkonnale või teistele olulistele otsustajatele ettepanekute tegemiseks. See aruanne sisaldab tavaliselt kokkuvõtet ja sisu. Kokkuvõte tõstab esile teie taotluse. Aruande sisu uurib teie päringuga seotud eeliseid, kulusid, riske jne. Näiteks soovite oma üksuse jaoks 3D-printerit. Et veenda oma juhti seda tellima, peaksite kirjutama põhjenduse/soovitusaruande, et ametlikult küsida juhtkonnalt printerit.

2
Esitage konkreetse võimalusega seotud riske. Uurimisaruanne aitab kindlaks teha konkreetse tegevusega kaasnevad riskid. Seda tüüpi aruanne on suurepärane, et aidata ettevõttel tagajärgi ennetada. Aruanne sisaldab sissejuhatust, sisu ja kokkuvõtet. Sissejuhatuses tuuakse välja uuritav probleem. Keha kasutatakse uurimise faktide ja tulemuste arutamiseks. Järeldust kasutatakse kokkuvõtte tegemiseks. Näiteks oletame, et ravimifirma X soovib teha koostööd ravimifirmaga Y, kuid tal on teatud muresid. Ettevõte X ei soovi koostööd teha ettevõttega, millel on praegu või on varem olnud rahalisi probleeme. Ettevõte X viib läbi uurimise ja kasutab uurimisaruannet, et arutada põhjalikku finantsteavet ettevõtte Y ja selle juhtide kohta.

3
Esitage juhtorganile vastavusteave. See vastavusaruandena tuntud aruanne aitab ettevõtetel näidata vastutust. Ettevõte kasutab vastavusaruannet, et tõendada juhtorganile (linn, osariik, föderaalvalitsus jne), et ta järgib kõiki kohaldatavaid seadusi/reegleid ja kulutab raha õigesti. Aruanne sisaldab sissejuhatust, sisu ja järeldust. Sissejuhatus sisaldab tavaliselt ülevaadet aruande peamistest osadest. Keha sisaldab konkreetseid andmeid, fakte jne, mida reguleeriv üksus peab teadma. Järeldust kasutatakse kokkuvõtte tegemiseks. Näiteks CALPERS (California Public Employees Retirement System) pidi oma haldusnõukogule näitama, et järgis 2010. aastal kõiki kohaldatavaid seadusi ja eeskirju. Ta koostas iga-aastase vastavusaruande, et näidata oma tegevust sellel aastal. .

4
Esitage idee või kavandatava projekti teostatavus. Uurimuslikku aruannet, et teha kindlaks, kas idee töötab, nimetatakse teostatavusaruandeks. Aruanne peaks sisaldama kokkuvõtet ja sisu. Kokkuvõte esitab idee. Organisatsioon katab pakutud idee eelised, võimalikud probleemid, kaasnevad kulud jne. Ettevõte võib kasutada teostatavusaruannet, et uurida näiteks järgmisi küsimusi: kas selle projekti saab oma eelarve piires lõpule viia? Kas projekt on kasumlik? Kas selle projekti saab ettenähtud aja jooksul lõpule viia?

5
Praegune uuring, mis leiti uuringus. Uurimisuuringute aruanne tutvustab uurimistööd probleemi või probleemi kohta. See on väga spetsiifilise probleemi süvavaade. Aruanne peaks sisaldama kokkuvõtet (kokkuvõtet), sissejuhatust, meetodeid, tulemusi, järeldust ja soovitust. Samuti tuleks viidata asjassepuutuvale uuringule või uuringutele. Näiteks võib ettevõte läbi viia kogu ettevõtet hõlmava uuringu selle kohta, kas keelata suitsetamine oma töötajate salongis. Uuringu koostaja koostab uurimistöö aruande.

6
Aidake ettevõttel järjepideva järelevalve abil oma poliitikat, tooteid või protsesse täiustada. See aruanne, mida nimetatakse perioodiliseks aruandeks, koostatakse kindlate ajavahemike järel, näiteks kord nädalas, kuus, kvartalis jne. See võib vaadelda tõhusust, kasumit ja kahjumit või mis tahes muud mõõdikut valitud intervalli jooksul. Näiteks võib ravimite müügiesindaja esitada igakuine kokkuvõte oma müügikõnedest.

7
Teatage konkreetsest olukorrast. Konkreetne olukord, mitte fikseeritud intervall, nõuab olukorra aruannet. Olukord võib olla nii lihtne kui konverentsil pakutav teave või sama keeruline kui looduskatastroofile reageerimise aruanne. Need aruanded sisaldavad sissejuhatust, sisu ja järeldust. Kasutage sissejuhatust sündmuse tuvastamiseks ja vaadake lühidalt eelvaadet, mida aruande põhitekstis käsitlete. Kokkuvõttes käsitletakse ettevõetud või olukorra jaoks vajalikke tegevusi. Näiteks riigi juhtorgan soovib orkaani järgset olukorraaruannet.

8
Esitage probleemile või olukorrale mitu lahendust. Mõõdiku aruanne kaalub mitut võimalikku lahendust antud olukorra jaoks. Tulemuste põhjal soovitab kirjanik konkreetset tegevussuunda. Mõõduaruanne peaks sisaldama sissejuhatust, sisu ja järeldust. Sissejuhatuses on kirjas raporti eesmärk. Keha esitleb olukorda või probleemi, millele järgneb võimalikud lahendused/alternatiivid. Järeldus paljastab parima lahenduse või alternatiivi. Näiteks ABC Auto Manufacturing, Inc. soovib avada tehase Aasias. Aruanne võib ettevõtte vajaduste põhjal kitsendada kolme riigi valikut. Seejärel tehakse aruandes järeldus, milline kolmest riigist on uue tehase jaoks parim asukoht.

9
Määrake oma eesmärk ja vorm. Küsige endalt, mida soovite aruandega saavutada. Valige soovitud eesmärgi põhjal ülaltoodud loendist aruande tüüp. Olenemata vastusest peate oma eesmärgi koostama lühidalt. Kui see on segane, ajab teie aruanne ainult teie vaatajaskonda segadusse, mis võib kahjustada aruande usaldusväärsust. Näiteks võite soovida saada oma osakonnale suuremat reklaamieelarvet. Teie aruanne peaks keskenduma praegusele reklaamieelarvele ja sellele, kuidas saaksite suuremat eelarvet tõhusalt kasutada.

10
Tuvastage oma publik. Teie vaatajaskond võib hõlmata välist osapoolt (keegi, kes ei tööta teie ettevõttes) või keegi teie ettevõttest. Arvestage, millised teadmised või teadmised publikul kavandatava teemaga juba on. Mõelge ka sellele, kuidas vaatajaskond aruandes sisalduvat teavet kasutab. Pidage meeles, et olenemata teie vaatajaskonnast ei räägi ettevõtte või kliendi jaoks ükski tulemus rohkem kui raha. Näiteks öelge, et soovite rakendada oma tööjagamisprogrammi. jaotus. Otsustate, et teie sihtrühmaks on ettevõtte personalidirektor, tegevjuht ja tegevjuht. Mõelge, kui palju nad tõenäoliselt juba teavad tööjagamisprogrammidest. Vastus annab aruandele tooni. Kui teie ettevõte pole kunagi kaalunud tööjagamisprogrammi, on aruanne nii informatiivne kui ka strateegiline. Kui ettevõte on kaalunud tööjagamisprogrammi, on aruanne vähem informatiivne ja veenvam.

11
Tehke kindlaks, mida peate õppima. Äriaruande kirjutamise kõige raskem osa ei ole kirjutamine. See moodustab järelduse ja kogub selle järelduse toetamiseks vajalikke andmeid. See hõlmab mitmesuguseid oskusi, sealhulgas andmete kogumist ja turuanalüüsi. Mida peate teadma teie ja lõpuks juhtkond, et teha teema kohta teadlikku otsust?

12
Koguge oma aruande jaoks sobivad andmed. On oluline, et teie andmed oleksid põhjalikult uuritud; vastasel juhul võite kaotada usaldusväärsuse. Andmete kogumine ise sõltub teie kirjutatava aruande tüübist. Veenduge, et valitud andmeparameetrid oleksid lühikesed ja aruande sisuga seotud. Andmed võivad tulla sisemiselt, mis tähendab, et saate need üsna kiiresti koguda. Näiteks peaksid müüginumbrid olema müügiosakonnast telefonikõnega kättesaadavad, mis tähendab, et saate oma andmed kiiresti vastu võtta ja aruandesse ühendada. Välised andmed võivad olla saadaval ka ettevõttesiseselt. Kui osakond juba kogub kliendianalüüsi andmeid, laenake selle osakonna andmed. Te ei pea uuringut ise läbi viima. See on igat tüüpi äri puhul erinev, kuid äriaruande koostaja ei pea sageli otsest uurimistööd läbi viima. Näiteks kui kirjutate põhjendus-/soovitusaruannet, peate uurima kõiki oma eeliseid. pakutud idee ja lisage uurimus oma aruandesse.

13
Korraldage ja kirjutage aruanne. Aruande korraldamine sõltub teie eesmärgist. Näiteks korraldaksite vastavusaruande teisiti kui teostatavusaruanne. Kui teil on idee, kuidas soovite oma aruannet korraldada, saate oma sisu kirjutada. Jaotage asjakohased andmed eraldi jaotisteks. Äriaruanne ei saa olla suur arvude ja teabe tulv. Andmete korraldamine eraldi osadeks on hästi kirjutatud äriaruande edu võti. Näiteks hoidke müügiandmed kliendianalüüsi andmetest eraldi, millest igaühel on oma päis.Korraldage aruanne sobivatesse jaotiste päistesse, mida saab kiiresti läbi lugeda eraldiseisva uurimistööna, kuid mis toetab ka aruande põhieesmä