Ametliku meili kirjutamine võib tunduda hirmuäratava ülesandena, kuna meili kasutatakse sageli isiklikel ja mitteametlikel eesmärkidel. Kui teil on vaja kirjutada e-kiri õpetajale, ülemusele, ärikontaktile, valitsusasutusele või teistele formaalsust nõudvatele adressaatidele, järgige lihtsalt mõnda lihtsat juhist. Hoidke oma sõnum selge ja asjakohane ning järgige stiili, tooni ja vormingu ootusi. Lõpuks lugege enne e-kirja saatmist läbi ja kontrollige selle sisu.
1
Kasutage professionaalset e-posti aadressi. Ideaalis peaks teie e-posti aadress olema teie pärisnime variatsioon, mitte kasutajanimi või hüüdnimi. Kasutage punkte, sidekriipse või allkriipse, et tagada e-posti aadress, mis on lihtsalt teie nimi, ilma täiendavate numbrite või tähtedeta, kui saate. Näiteks coolguy007@theemail.com tundub ebaprofessionaalne. Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com aga sobib.
2
Kasutage professionaalset fonti. Enamik meiliteenuseid võimaldab teil nüüd kirjutada, kasutades erinevaid fonte ja tekstistiile. Ametliku e-kirja puhul olge siiski konservatiivne, kasutades fonte nagu Times New Roman ja Arial. Vältige dekoratiivseid fonte, nagu Comic Sans või Old English. Lisaks:kirjutage oma meil loetavas kirjasuuruses, näiteks 12-punktilises kirjatüübis. Vältige spetsiaalseid stiile, nagu kaldkiri, esiletõstmine või mitmevärvilised fondid, välja arvatud juhul, kui need on meili sisu ja eesmärgiga õigustatud.Ärge kasutage suuri suurtähti. Need jätavad mulje, et karjute adressaadi peale.
3
Kasutage lühikest ja täpset teemarida. Kasutage teemareal märksõnu, mis viitavad mõne sõnaga täpselt sellele, millest kirjutate. See aitab tagada, et lugejad ei jätaks teie meili kahe silma vahele, kuna teemarida on puudu, see on liiga ebamäärane või viitab sellele, et meil on ebaoluline. Teemad, nagu “Kiire küsimus”, “Teiega ühenduse võtmine” või “E-kiri oluline asi – on liiga ebamäärane või ilmselge, et olla kasulik.” 12. märtsi ajakava, külaliste nimekiri, lõunasoovid ja koosoleku ülevaade on seevastu valdavalt pikk ja hõlmab mitmeid teemasid.” Kohtumine RE: kahjustatud eskalaator 12. märtsil, kuid see on lühike ja asjakohane. See teavitab teie adressaati ühest peamisest teemast ja konkreetsest kuupäevast.
4
Kasutage õiget tervitust. Avage alati ametlik e-kiri koos tervitusavaldusega. Eelistatakse adressaadi poole nimepidi pöördumist (kui see on teada). Lisage isiku tiitel (härra, proua, proua, doktor jne) koos perekonnanimega, millele järgneb koma või koolon. Kui soovite, võite tervituse eelneda sõnaga “Kallis…”. Kui te ei tea selle inimese nime, kellele kirjutate, kasutage sellist tervitust nagu “Lugupeetud härra/proua”, “Lugupeetud härra või proua. Proua, või “Kellele see võib puudutada.” Ärge kasutage “Tere”, “Tere”, “Tere” ega muid mitteametlikke tervitusi.
5
Tutvustage ennast esimeses lõigus (vajadusel). Kui kirjutate kellelegi, kellega teil pole suhet, näiteks uuele kliendile, värbamisjuhile või riigiametnikule, öelge talle, kes te olete ja miks te kirjutate. Tehke seda oma meili esimeses või kahes lauses. Näiteks potentsiaalsele tööandjale kirjutades võite öelda: “Minu nimi on Earl Rivers. Võtan teiega ühendust, et kandideerida veebisaidil CareerXYZ.com loetletud administraatori assistendi ametikohale. .”
6
Seadke tähtsuse järjekorda kõige olulisem teave. Kui olete ennast ja kirjutamise üldist põhjust tutvustanud, saate jätkata oma meili sisuga. Asetage kõige olulisem sisu ülaossa. See austab teie saaja aega ja teeb teie e-kirja eesmärgi selgeks. Näiteks valitsusametnikule kirjutades võite alustuseks öelda: “Minu nimi on Arlene Rivers. Sain teie e-posti aadressi Westchesteri maakonna ametniku veebisaidilt. kirjutan, et vaidlustada liikluse tsitaati, mille sain 31. detsembril 2009.
7
Tulge asja juurde. Ametliku meili puhul on hea olla otsekohene, kui olete viisakas. Põõsas peksmine kaotab ainult oma lugeja ja muudab raskemaks aru saama, mida te temalt tahate või vajate. Näiteks professorile kirjutades ärge raisake ruumi tarbetu polsterdusega, näiteks: “See on Darlene Frankreich. kas sa tunned mind? CHEM 221 on praegu mu lemmiktund. Mulle meeldib, kuidas loengud on nii korraldatud. Saan alati kaasas käia ja tean, mis testidel tuleb. Rääkides testidest, mõtlesin järgmisele eksamile.â €Selle asemel oleks palju selgem kirjutada midagi sellist: “See on Darlene Frankreich. Olen teie CHEM 221 klassi õpilane ja kirjutan võimalikust eksamiaja konfliktist.â€
8
Hoidke see lühidalt. Meili pikkust ei ole määratud. Siiski on hea mõte hoida meil umbes ühe ekraanipikkusega (sülearvuti või lauaarvuti suurus). Kui teie meil on suhteliselt pikk, jagage see lühikesteks lõikudeks. Treppimise asemel lisage iga lõigu vahele reavahetus.
9
Kasutage ametlikku keelt. Kuna ametlikud meilid on kirjutatud professionaalseks kontekstiks, soovite jätta endast hea mulje. Kasutage täislauseid ja viisakat sõnastust. Vältige selliseid asju nagu: släng tarbetud kokkutõmbed emotikonid ja emotikonid roppused naljad
10
Kasutage õiget sulgemisvormi. Nagu tervituste puhul, on ka ametlikes meilides vastuvõetavad mitmed lõpetamised. Lisage kindlasti oma täisnimi ja ametinimetus või muu allkiri (kui teil see on). Võimalike sulgemiste näited on järgmised: “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega”, “Parim”, “Teie õpilane”
11
Lisage kõik vajalikud manused. Kui teil on vaja manuseid lisada, mainige need kindlasti meili sisus, et adressaat teataks, et need on lisatud. Olge viisakas, püüdes hoida manuste arvu ja nende failisuurust väiksemana ning kasutada tavalisi või laialdaselt ühilduvaid failitüüpe. Näiteks lisage märkus, nagu “Ma lisan oma CV ja portfoolio koopia PDF-vormingus”. €
12
Korrigeerige oma sõnumit sisu, õigekirja ja grammatika osas. Ärge lootke ainult oma e-posti teenuse õigekirja- või grammatikakontrollile. Meili ette lugemine või kellelgi selle korrektuuri palumine on suurepärane viis kirjavigade, vigade või ebaselgete fraaside tabamiseks.
13
Veenduge, et meil ei sisalda tundlikku teavet. Pidage alati meeles, et e-post ei ole turvaline suhtlussüsteem. Pidage meeles, et meiliservereid saab häkkida või teie adressaat võib tahtlikult võ