Ametliku kutse saatmine – kas paberkandjal või elektrooniliselt – on ametliku ürituse planeerimise üks olulisemaid samme. See määrab sündmuse üldise tooni ja annab teie külalistele teada, mida oodata. Sündmuse jaoks sobiva kutse sõnastuse valimine ja kutse õige adresseerimine võib muuta teie kutsed suurepäraseks ja avaldada külalistele muljet.
1
Kirjutage kuupäevad välja. Sõltumata sellest, millisele sündmusele te külalisi kutsute, peaksite ametlikul kutsel kasutama ametlikku kirjutamisstiili. See tähendab kuupäevade ja muude sõnade kirjutamist, mida tavaliselt lühendatakse. Näiteks peaksite kirjutama “laupäev, 19. november” asemel “laupäev, 19. november”. Samuti peaksite selle asemel kirjutama “253212 Boston Street”. “253212 Boston St.â€
2
Kirjutage välja külaliste täisnimed. Ärge kasutage külaliste nimede lühendatud versioone. Kirjutage “Steph Smith” asemel “Stephanie Smith” ja kasutage alati perekonnanimesid.
3
Kaasake võõrustajad. Ametliku kutse üks olulisemaid osi on ürituse võõrustaja(te) kaasamine. Võõrustajate loetlemine annab teie külalistele teada, kes neid üritusele kutsub. See, kuidas te hostide nimesid kirjutate ja nende loetlemise järjekorda, sõltub sellest, kes hostib. Need reeglid on eriti olulised, kui kirjutate ametlikku pulmakutset. Näiteks peaksite õhtusöögikutset alustama sõnadega “Sam ja Ellen Smith kutsuvad teid õhtusöögile, millega tähistatakse nende tütre Leslie lõpetamist.”
4
Loetlege hostid õiges järjekorras. See, kes pulma korraldab – tavaliselt määrab see, kes pulma eest maksab – mõjutab kutsel loetletud nimede järjekorda. Pruudi vanemad lähevad alati esimesele reale, järgnevad peigmehe omad kolmandale reale. “Ja” peaks saama oma rida vahele Pruudi nimi peaks alati olema enne peigmehe oma. Kui kirjutate kutset samasooliste pulmadeks, võite loetleda vanemate nimed teile sobivas järjekorras. See võib olla tähestikuline järjekord või soovite lihtsalt münti visata, et näha, kes läheb esimesena.
5
Kirjutage hosti(de) nimed õigesti. Olenevalt sellest, kes võõrustajad on, on palju reegleid selle kohta, kuidas peaksite võõrustajate nimed välja kirjutama. Tavaliselt lähevad kõigepealt pruudiga seotud võõrustajad, seejärel peigmehe sugulased. Kui pruudi või peigmehe vanemad on endiselt abielus, kirjutage “Härra ja proua”. millele järgneb pruudi isa nimi. Nii et Tiffany Smithi vanemad tuleks kirjutada kui “Härra ja proua John Smith” või “Mr. ja proua James Carter kutse esimesel real. Peigmehe vanemad tuleks kirjutada samamoodi, kolmandale reale (teisel real eraldi sõnaga “ja”). Kui võõrustajad on mõlemad perekonnad, sealhulgas pruut ja peigmees, kirjutage “Koos”. koos peredega” esimesel real, seejärel pruudi nimi “ja” ja peigmehe nimi vastavalt teisel, kolmandal ja neljandal real. Kui pruudi vanemad on lahutatud ja uuesti abiellunud, kuid võõrustavad koos, kõigepealt tuleks kirjutada ema uus nimi, seejärel isa nimi. Näiteks võite kirjutada “Härra ja proua Jill Willby ning härra ja proua Greg Smith”. Jällegi, iga paar saab oma rea ”ja” teisel real. Kui võõrustajaks on keegi teine peale vanemate või kasuvanemate, kirjutage võõrustaja(te) nimi(d) ja nende suhe pruudi või peigmehega. Näiteks kui pruudi vend võõrustab, peaksite kirjutama “Mr. Stanley Smith palub teil au olla tema õe Stephanie Smithi abielus.â€
6
Kutsuge oma külalised pulma. Kui olete ürituse võõrustajad kindlaks määranud (õiges järjekorras), peate tegelikult kutsuma külalise(d) pulma. Olenemata võõrustajast peaks võõrustajate nimede järel järgmine rida olema kas “soovib teie kohaloleku au” või “soovib teie ettevõtte naudingut”. Sellele peaks järgnema kas “abiellumisel”. kui keegi teine peale pruudi(te) ja/või peigmees(te) võõrustab või „oma abielus – kui pruut(ad) ja/või peigmehed samuti võõrustavad”. Näiteks võite öelda „ [Võõrustajate nimed] soovivad teie seltskonna naudingut oma tütre Tiffany Smithi ja Adam Jonesiga abiellumisel (kui pruudi vanemad võõrustavad) või „[Saatejuhtide nimed] soovivad teie seltskonna rõõmu Tiffany abiellumisel Smith oma pojale Adam Jonesile (kui peigmehe vanemad võõrustavad.
7
Kaasake ülejäänud teave. Kui olete kindlaks teinud, kes korraldab ja kutsunud oma külalised sündmusele, lisage ülejäänud teave pulmade kohta. Järjekorras peaksite märkima pulma kuupäeva, kellaaja ja toimumiskoha, igaüks eraldi real.
8
Lisage teave vastuvõtu kohta. Kui pulmatseremooniale järgneb vastuvõtt, kuhu kõik on kutsutud, saate selle teabe lisada kutsele. Kui kõiki ei kutsuta, saate vastuvõtuinfo kirjutada eraldi kaardile, mis lisatakse kutsele. Kui lisate vastuvõtuinfo kutsele endale, peaks see olema kutsel viimasel kohal ning sisaldama aega ja kohta. Näiteks võite öelda: “Vastuvõtt tuleb järgida kell 17.00 The Country Club 3000 Country Club Lane Minneapolises, Minnesota”. “Reception to follow” ja “kell 17:00” peaksid saama oma read, kuna peaks olema aadress, koha nimi ja linn. Kui lisate eraldi vastuvõtukaardi, kirjutage see nii, nagu teeksite kutse allossa.
9
Öelge oma külalistele, kuidas nad peaksid reageerima. Kui soovite, et teie külalised vastaksid sellele, kas nad tulevad või mitte (ja enamik võõrustajaid teeb seda, sest kohtades on vaja lõplikku külaliste arvu), lisage teave selle kohta, kuidas nad seda tegema peaksid. Tavaliselt tähendab see RSVP-kaardi lisamist, millel on kirjas vastuse kuupäev, koos eelaadresseeritud ja templiga ümbrikuga. Jätke ruumi nende nimele ja kaasavõetavate külaliste arvule. Näiteks on tavalisel RSVP-kaardil kirjas “M.______________ __ osaleb __ ei osale.” Alguses olev “M.” võimaldab neil kirjutada “Ms.”,†“Härra,†“Härra ja proua,†või “Mr. ja proua. ning annab teile teada, kui palju inimesi kohal on. Kui palute oma külalistel eineid valida, peaks see olema kirjas ka RSVP-kaardil. Loetlege nende söögivalikud ja jätke nende alla tühik seda konkreetset sööki soovivate külaliste nimede jaoks.
10
Kutsuge külalisi ametlikule õhtusöögile. Kui kutsute külalisi ametlikule õhtusöögile, sõnastage see kindlasti nii, et neid kutsutaks “õhtusöögile” või “õhtusöögile”, mitte kunagi “õhtusöögile”. Teie kutsel peaks olema tekst “Palume rõõmu teie seltskond õhtusöögil või “Olete südamlikult kutsutud õhtusöögile” enne õhtusöögi jaoks mõeldud sisu üleskirjutamist. Teil võib olla või mitte olla ametliku õhtusöögi nimekirjas võõrustajaid, kuid kui teete seda, peaksid nende nimed olema aadressil kutse ülaosas.
11
Kutsuge külalisi aastapäeva tähistamisele. Kutse kirjutamine aastapäeva tähistamiseks on sarnane pulmakutse kirjutamisega. Peaksite lisama võõrustajate nimed, kuupäeva ja toimumiskoha, kuid pidage meeles ka seda, et tegemist on aastapäeva tähistamisega. Näiteks võite kirjutada: “Dan ja Carol Smith tähistavad oma 50. pulma-aastapäeva. Nende lapsed kutsuvad teid liituge nendega vastuvõtul The Country Clubis.â€Kui te ei soovi, et külalised paarile kingitusi tooksid, võite lihtsalt kutse allosas märkida “Palun kingitusi pole”.
12
Kutsu külalisi pulma- või beebiõhtule. Seda tüüpi kutsed on tavaliselt vähem formaalsed kui pulmakutsed. Saate võõrustaja loetleda või mitte, kuid peaksite lisama pruudi ja/või paari nime ning duširuumi kohta käiva teabe. Dushikutse vahekaugus peaks järgima pulmakutse vahekaugust. Näiteks võite kirjutada: “Teid on südamest kutsutud 5. novembril kell 18.00 Tiffany Smithi auks peetavale pruutpaarile. Country Club Minneapolis, Minnesota.â €
13
Paluge külalistel vastata. Muude sündmuste kui pulmade puhul on RSVP etikett väga erinev. Peaksite paluma oma külalistel teile teada anda, kas nad osalevad või mitte, kuid see, kuidas soovite, et nad reageeriksid, on teie otsustada. Ametliku õhtusöögi kutsed peaksid sisaldama RSVP-kaarti, mis sarnaneb pulmade saatmisega, kuid aastapäevapeod ja pulma- või beebiõhtud võivad külalistel lihtsalt paluda võõrustajale oma vastusega helistada.
14
Pöörduge abielupaari kutse poole. Kui kutsute abielupaari, tuleb traditsiooni kohaselt kirjutada “Härra ja proua”, millele järgneb abikaasa nimi. Kui aga paaril ei ole sama perekonnanimi, peaksite lisama nende mõlema nime. kui adresseerite kutse samasoolistele abielupaarile, peaksite lisama ka nende mõlema nime. Näiteks võite kirjutada “Mr. ja proua Stanley Smith, “Hr. Stanley Smith ja proua Emma Stone” või “Mrs. Julia Gould ja proua Elizabeth Gould.â€
15
Adresseerige ühe või mitme silmapaistva tiitliga paari kutsele. Kui mõnel teie külalisel on silmapaistvad tiitlid – näiteks “Dr. – peaksite neid kindlasti kasutama. Kui ühel paariliikmel on silmapaistev tiitel, kasutage seda tiitlit ja seejärel “Mr.” või “proua.” või “Ms.” paari teise liikme jaoks. Näiteks võite kirjutada “Dr. Stephanie ja hr. James Smith”, kui neil on sama perekonnanimi, “Dr. Stephanie Jones ja hr James Smith, kui neil on erinevad perekonnanimed, või “Dr. Stephanie Jones ja dr James Smith”, kui neil on erinevad perekonnanimed, kuid mõlemal on eristavad tiitlid.
16
Aadress kutsed 18-aastastele ja vanematele täiskasvanutele. Kui nad ei ela koos oma vanematega, peaksid kõik üle 18-aastased täiskasvanud saama oma kutse. Kui nad on vallalised, võite aadressides kasutada “Proua” või “Härra”.
17
Adresseerige kutsed tervetele peredele. Kui soovite kutsuda oma üritusele terve pere, olenemata sellest, kas lapsed on üle 18-aastased või mitte, võite lihtsalt kirjutada “The Smith Family” ja lisada nende aadressi. See annab adressaadile teada, et kõik leibkonna liikmed on kutsutud.