Ametlikud kirjad – need võivad kujundada teiste arusaamu sinust, teavitada lugejat mõnest tõsisest probleemist või saada sulle tööd. Ärikirjade stiile on kahte peamist tüüpi: plokkide stiil ja administratiivhaldusstiil (AMS). Plokistiil on kõige sagedamini kasutatav ametlik kirjavorming; sellel on tervitus ja lõpp ning see sobib hästi kirjade saatmiseks ettevõtetele, kellele te kandideerite, või kellelegi, kellega olete varem kohtunud. AMS-stiil on sisutihedam ja parem sisemiste memode ja olukordade jaoks, kus peate olema väga otsekohene.
1
Kirjutage saatja aadress ja telefoninumber lehe vasakusse ülaossa. Kui esindate ettevõtet, kirjutage ettevõtte aadress. Kui olete saatja, kirjutage oma aadress. Kirjutage teisele reale oma tänava aadress. Kirjutage selle all olevale reale oma linn, osariik ja sihtnumber. Lisage oma aadressi alla oma telefon. Kui esindate ettevõtet, võite panna oma logo ja aadressi otse lehe keskele. Keskendage see kindlasti nii, et see näeks ühtlane välja.
2
Asetage kuupäev otse saatja aadressi alla. See peaks asuma ühe rea all saatja aadressi all (kaks kõva tagastamist klaviatuuril). Kuupäev on oluline kahel põhjusel: kui proovite panna inimest või organisatsiooni ülesande õigeaegselt täitma (palgatšekki saatma, tellimust parandama jne), annab see neile töötamiseks ajaraami. või kui teil on juriidilistel põhjustel või järeltulijatel vaja kirjast koopia salvestada, on kuupäev absoluutselt vajalik. Kui kirjutate muudetud ploki stiilis, vormindatakse kõik vasakule, välja arvatud kuupäev ja sulgemine. Kuupäeva kirjutamisel liigutage tabeldusklahvi lehe keskele ja asetage kuupäev keskele. Pange kuu ja aasta vahele koma.
3
Asetage adressaadi nimi ühe rea võrra kuupäeva alla (klaviatuuril kaks vahetust). Lisage tema tiitel (härra, proua, proua, preili, doktor jne). Järgige saaja nime ja tema ametinimetust. Nime alla kirjutage ettevõtte nimi. Üks rida selle alla kirjutage adressaadi aadress. Järgmisele reale kirjutage adressaadi linn, osariik ja sihtnumber. Kui te ei tea saaja tiitlit, uurige tausta või helistage ettevõttele, et teada saada. Kasutage alati naise eelistust (proua proua, preili või dr.) Kui te ei tea naise eelistust, kasutage pr.
4
Tervitage inimest, kelle poole pöördute. “Lugupeetud härra/proua” töötab hästi või kui teate inimese nime, pöörduge otse tema poole; siiski veenduge, et pöörduksite nende poole ametlikult, kasutades “Rev.”, “Dr.”, “Härra”, “Proua” või “Proua” ja lisage nende täisnimi, kui see on teada. Asetage tervituse järele koolon ja lisage tervituse ja kirja põhiosa vahele rida (kaks tugevat tagasi). Kui teate adressaati ja tavaliselt pöördute tema poole tema eesnime järgi, on hea kasutada ainult eesnime . (st kallis Cody:)
5
Kirjutage kirja sisu. Kirja sisu ei pea olema pikem kui kolm lõiku. Kui te ei saa seda öelda kolme või vähema lõiguga, pole te tõenäoliselt piisavalt sisutihe. Üksik tühik ja vasak õigustavad iga lõigu sisus.Esimeses lõigus kirjutage sõbralik avasõna ja seejärel märkige kirja põhjus või eesmärk. Lõpetage otse tagaajamisele. Teises lõigus kasutage näiteid, et rõhutada või võimaluse korral oma mõtet alla tõmmata. Konkreetsed, tõelised näited on alati paremad kui hüpoteetilised näited. Viimases lõigus tehke oma eesmärk kirjalikult lühidalt kokku ja soovitage, kuidas võiksite edasi minna.
6
Allkirjastage oma kiri sobiva tervitusega. Võimalusel jätke oma tervitusavalduse ja trükitud nime vahele ruumi allkirja jaoks. “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” ja “Parimad” on kõik sobivad. Jäta oma allkirja jaoks oma trükitud nime alla tühik. Lõpetage kiri oma pealkirjaga allkirja all, kui see on asjakohane. Kui kirjutate muudetud ploki stiilis, jäetakse kõik joondatuks (sama, mis ploki stiil), välja arvatud kuupäev ja sulgemine. Tabeldusklahviga lehe keskele ja seejärel kirjutage oma sulgemissõna.
7
Lisage oma allkirjaploki või ametinimetuse alla sõna „Kaasas”. Tehke seda ainult siis, kui lisate kirjale muud materjalid, näiteks CV või ajakava. Kui lisaartikleid on rohkem kui üks, oleks hea lisada lisatud esemete nimed.
8
Lugege oma kiri läbi. Kontrollige veelkord nimede, aadresside jne õigekirja. Veenduge, et teie kiri oleks selge ja lühike. Parandage kõik grammatikavead.
9
Kirjutage saatja aadress vasakusse ülanurka. Kui kasutate kirjaplanki, ei pea te saatja aadressi sisestama. Selle asemel alustage kirja ülemises vasakus nurgas oleva kuupäevaga.
10
Asetage kuupäev otse saatja aadressi alla. Ärge jätke saatja aadressi ja kuupäeva vahele tühja rida.
11
Kirjutage saaja aadress üks rida kuupäeva alla. Üks rida on kaks rasket naastust klaviatuuril.
12
Kirjutage kirja teema täissuurtähtedega üks terve rida kuupäeva alla (kaks kõva tagastusmärki). See annab adressaadile teada, millest kiri räägib.
13
Kirjutage oma kehalõigud. Siin arutate oma teemat. Olge selle teema üle arutledes lühike, kuid põhjalik.
14
Kirjutage oma nimi kirja põhiosa alla. Ärge jätke lõpumärkusi, näiteks “Lugupidamisega”. Jäta oma nime alla ruumi oma allkirja jaoks. Kirjutage oma allkirja alla oma ametinimetus.
15
Lisage kõik korpused. Manused on lisamaterjalid, mis saadetakse koos kirjaga. Kirjutage sõna “Kambris” ja seejärel loetlege lisatud materjalide nimed.
16
Kontrollige oma kirja õigekirja- või grammatikavigade osas. Veenduge, et kõik nimed ja aadressid oleksid õigesti kirjutatud.
17
Valige välja ümbrik. See peaks olema tavaline ja ruudu- või ristkülikukujuline. Sellel ei tohiks olla kujundusi. Seda saab aga stiliseerida – võite lasta teha kohandatud ümbrikke, mis on tavalistest ümbrikestest paksemad ja vastupidavamad.
18
Voldi kiri nii, et see mahuks ümbrikusse. Voltige oma kiri kindlasti ühe katsega, kuna paljude kortsudega kiri näeb välja ebaprofessionaalne. Kui kasutate ristkülikukujulist standardset ümbrikut, voldi kiri horisontaalseteks kolmandikeks. Kui kasutate ruudukujulist ümbrikut, voldi kiri sisse. pooleks horisontaalselt ja seejärel pooleks vertikaalselt, nii et moodustub ristkülik, mis mahub ruudukujulisse ümbrikusse.
19
Asetage kiri ümbrikusse. Sulgege ümbrik, lakkudes piki pitserijoont või koorides ära pitseri kleepuvat osa katvad ribad (olenevalt sellest, millise ümbriku olete ostnud).
20
Pöörake ümbrik ümber. Kirjutage oma nimi vasakusse ülanurka. Kirjutage oma tänava aadress oma nime all olevale reale. Kirjutage oma linn, osariik ja sihtnumber oma aadressi all olevale reale.
21
Adresseerige ümbrik. Ümbriku paremasse alumisse kolmandikku kirjuta selle inimese nimi, kellele kirja saadad. Kirjutage selle all olevale reale ettevõtte nimi (kui ettevõtte nimi on olemas). Ettevõtte nime all olevale reale kirjutage aadress. Kirjutage selle all olevale reale linn, osariik ja sihtnumber.
22
Asetage tempel (või templid) paremasse ülanurka. Veenduge, et teie tempel on teie kirja kaalu väärt.