Teadmine, kuidas kirjalikult vabandust vastu võtta, on kasulik nii tööalases kui ka isiklikus olukorras. Kui olete kaugtööline, kes suhtleb oma ülemuste või töökaaslastega meili teel, peate võib-olla selle oskuse õppima. Kui teil on sõpru ja sugulasi muudes geograafilistes piirkondades, võib telefoni või isikliku kontakti saamine olla keeruline. Vabanduse tunnustamiseks ja vastuvõtmiseks kirjutatud kiri või e-kiri võib teie suhtele olulisi tagajärgi avaldada, seega on oluline võtta aega ja mõelda hoolikalt läbi, mida kirjutate.
1
Lugege või kuulake vabandust rahulikult ja tähelepanelikult. Hoia kohest reageerimist, kuni suudad rahulikult järele mõelda, mis inimesel on. Kuulake või lugege avatud meelega ja olge valmis meelt lahutama teise inimese vaatenurka. Öelge inimesele, et hindate tema vabandust, kuid vajate selle töötlemiseks veidi aega. Enne vabanduse hindamist võtke aega rahustamiseks. Proovige rahulikult hingata sügavalt sisse. Olenemata sellest, kas saate vabanduse sõbralt või perekonnalt liige või keegi, kellega koos töötate, on oluline anda vabandust täielikult kaaluda. Kui inimene on teile vabanduskirja kirjutanud, leidke vaikne koht, kus saate keskenduda vabanduse lugemisele ilma tähelepanu kõrvalejuhtimiseta.
2
Tehke kindlaks, kas vabandus on ehtne. Vabandamine peaks näitama kahetsust ja tunnistamist, et inimene on teinud midagi valesti või tunneb mingil moel kahetsust. Tõeline vabandus näitab, et inimene võtab enda tekitatud olukorra eest asjakohase vastutuse. Vale vabandus on selline, mis suunab vastutuse mingil viisil teie või kellegi või millegi muu peale. Näiteks öeldes “mina” Vabandust, kui tundsite end solvatuna – ei ole tõeline vabandus. Selle asemel, et vabandada oma tegude pärast, suunavad nad vastutuse tagasi teile. Vabandamine võib olla ka varjatud õigustus. Inimene võib libiseda selgitusi miks nad tegid seda, mida nad tegid, ilma et nad seda kahetsesid. Inimene peaks võimaluse korral pakkuma olukorra parandamist. Näiteks kui palusite tal teie äraoleku ajal teie toataimi kasta ja nad unustasid, siis asjakohane vabandus võib sisaldada pakkumist asendada taimed, mis nende hooletusse jätmise tõttu hukkusid.
3
Andke inimesele oma heaolu pärast andeks. Isegi kui vabandus on halb, on teie huvides empaatia ja andestamine. Vabastage oma negatiivsed emotsioonid nuttes, päevikusse kirjutades või sõbra või terapeudiga vesteldes. Olenevalt olukorrast võib täielik andestamine võtta päevi, kuid või isegi aastaid. Andestamine ei tähenda unustamist või tagajärgedeta edasiliikumist. See tähendab haavatud tunnetest lahti laskmist ja viha mitte hoidmist. Andestamine ei tähenda tingimata, et peate hoidma sidet inimesega. Kui see on keegi, kes näiteks regulaarselt solvab või teeb haiget, võite talle andestada, aga ka otsustada oma suhte temaga lõpetada.
4
Avage oma kiri tavalise tervitusega. Alustage oma vastust lihtsa sissejuhatusega, näiteks: “Kallis Jacob. Kui inimene on kolleeg või tööalane kontakt, võite proovida ametlikumat tervitust, kasutades tema pealkirja, näiteks “Kallis proua Hardy! või “Kallis professor Thomas.â€
5
Tunnista vabandust avalauses. Olenevalt asjaoludest võiksite kasutada ametlikku või juhuslikku tooni. “Ma võtan teie vabanduse vastu” või “Tänan teid vabanduse eest” on äritehingute jaoks sobivad ametlikud vastused. Kui vabandus tuleb sõbralt või pereliikmelt, võite olla oma vastuses mitteametlikum. Proovige: “Ma kuulen mida sa ütled,” “Tänan” või “Pole midagi.” Kui te ei ole valmis edasi liikuma, tunnustage nende vabandust, öeldes: “Ma hindan teie vabandust, kuid ma ei saa seda vastu võtta seekord.’Ükskõik, kuidas te vastate, veenduge, et see peegeldaks teie tundeid tõeselt. Te ei taha sattuda sellise vastuse koostamisse, mis tegelikult pole ehtne.
6
Öelge oma kirja põhiosas, kuidas te olukorda suhtute. Ärge jätke inimest arvama. Lisaks vabanduse tunnustamisele andke neile teada, miks olete solvunud või ärritunud. Ole oma kirjatöös aus ja selge. Selgitage, kuidas olukord teile tundus ja miks see teid nii mõjutas. Näiteks võite kirjutada: “Mul on hea meel, et vabandasite. See valutas mu tundeid väga, kui tegite minu kulul nalja. “Pole midagi. Soovin, et sa poleks seda üldse teinud, aga ma olen valmis sellest mööda minema.—Ma kuulen, et kahetsete tehtut. Püüan sellest mööda minna, kuid see on minu enesetunnet väga mõjutanud. meie suhte kohta. Ma vajan rohkem aega asjade üle järelemõtlemiseks.â€
7
Vajadusel tunnistage oma panust probleemi lahendamisesse. Mõnikord on probleem tõesti kellegi teise süü, kuid võib juhtuda, et mõlemad osapooled tegid mõningaid vigu. Mõelge, kas see kehtib teie olukorra kohta, ja võtke vastutus, kui see on mõistlik. Näiteks: võite kirjutada: “See oli tõesti ebaõiglane, kui sa seda minu kohta ütlesite, kuid ma poleks tohtinud solvangule vastata.” Teise võimalusena proovige: “Teie kohustus oli tagada, et kõik sel päeval sujuks. , kuid ma mõistan nüüd, et oleksin pidanud tagama, et teil oleks rohkem abi.â€
8
Sulgege kirja sisu selge plaaniga teie suhte tulevikuks. Tehke selgeks, kas soovite nendega suhte lõpetada. Või andke neile teada, et olete valmis kõnealusest juhtumist mööda minema. Kui tegemist on ärisuhtega, peate võib-olla andma inimesele teada, et te ei tööta enam temaga. Kui tegemist on isiklikuma suhtega, peaksite neile teada andma, kas ja millal soovite neid uuesti näha või nendega rääkida. Näiteks: võite proovida: “Olen valmis selle seljataha jätma ja edasi liikuma. Miks me ei võiks sel nädalavahetusel kokku saada? Teine võimalus on kirjutada: “Kuigi ma võtan teie vabanduse vastu, juhtum on pannud mind meie ärikokkulepet ümber hindama ja ma ei uuenda teie lepingut selle kuu lõpus.â€
9
Lõpetage oma kiri lõpuga, mis vastab teie vastuse toonile. Kui ütlete kellelegi, et te ei saa tema vabandust vastu võtta või temaga suhet jätkata, kirjutage alla mitte liiga tuttava lõpuga. Sel juhul proovige kasutada “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”. Positiivsema lõpetamise jaoks kaaluge “Parimate soovidega” või “Lugupidamisega”.
10
Saatke vabanduse vastuvõtukiri posti teel või e-postiga. Et vältida arusaamatusi, kui meil või kiri peaks kaduma, paluge saajal või postiteenusel kättesaamist kinnitada.