Nii et olete oma kirja kirjutanud, aga kuidas te selle lõpetate? Kirja lõpetamiseks on palju viise, olenevalt kirjutatava kirja tüübist. See Selgitatud õpetab sulle, kuidas seda teha.
1
Vaadake kiri üle. Enne järelduse kirjutamist lugege oma kiri uuesti läbi ja otsustage, kas olete kirjutatud sõnumiga rahul. Kas edastasite oma sõnumi selgelt? Kas sellel on adressaadile soovitud mõju? Kui kirjutate kaaskirja või ärikirja, veenduge, et oleksite kõik oma alused enne järeldusele jõudmist hõlmanud. Kirja sisu peaks näitama, et olete sellele tööle hea kandidaat; Järeldus on mõeldud ainult asjade kokkuvõtmiseks, seega ärge salvestage kõige olulisemat teavet viimaseks. Ükskõik, millist kirja te kirjutate, veenduge, et see on kirjutatud nii, et kavatsusest aru saadakse. Erinevalt mõnest muust suhtlusviisist on kirjadel püsivuse element. Kui olete midagi üles kirjutanud, on seda raske tagasi võtta. Enne lõpu juurde liikumist vaadake seda silmas pidades oma kirja sisu üle.
2
Kirjutage viimane lõik. Kirjutage lõpp, mis on kooskõlas ülejäänud tähe tooniga. Kas kirjutasite lühikese, asjassepuutuva kirja või oli see pikem armastuse elukutse? Mõelge oma kirja viimasele lõigule kui järeldusele, milles teil on võimalus uuesti sõnastada sõnumi peamised teemad ja jätta adressaadile just see õige tunne. Näiteks:”Minu kogemus Humane Society’s töötades ja oma ülikoolis rühma Paws for Peace juhtimine teeb minust suurepärase kandidaadi Bostoni loomahaiglasse praktikale.””Tähistame Steve’i ametikõrgendust, tervitame perre uut lapselast ja veedame puhkust. Austraalias oleme teinud 2013. aasta meie pere jaoks meeldejäävaks. Loodame, et teie pere aasta on olnud sama hästi õnnistatud.””Ma tean, et naeratan iga kord, kui teie külaskäigule mõtlen. Meie päevased ekskursioonid, pikad õhtusöögid ja metsikud ööd võitsid Seda ei unustata niipea. Ma ei jõua järgmise korrani ära oodata!”
3
Kirjutage viimane lause. Isikliku kirja kõige viimane lause on võimalus soovida saajale head või paluda, et ta kirjutaks tagasi. Veenduge, et viimane lause vastaks teie üldisele toonile ja tabaks täpselt õiget nooti. Kui soovite adressaati tänada, et ta leidis aega teiega professionaalses keskkonnas kohtumiseks, kaaluge järgmist: “Tänan, et leidsite aega minuga teisipäeval kohtumiseks ” või “Täname teid aja ja tähelepanu eest.” Kui soovite, et adressaat kirjutaks kirja tagasi, siis “Kirjutage varsti tagasi!” või “Ootan sinult kuulmist” on mõlemad head valikud. Kui kirjutate kallimale, võiksite talle öelda “Ma armastan sind”, “Ma mõtlen sinust” või “Ma igatsen” sina.” Kui kirjutate kirja teatud sündmuseks, näiteks sünnipäevaks või puhkuseks, kordage oma õnnesoovi. Näiteks kirjutage “Jällegi, head Thanksgiving!”
4
Kirjutage ametlik lahkumisavaldus. Ärikirjade allkirjad peaksid olema formaalsed, tuttavad ja olukorrale vastavad. Kui te ei ole valdkonnas, mis väärtustab loovust ja originaalsust kõrgemalt kui traditsioonilisest ärisobivusest, on kõige parem seda teha, kui teie kiri on ametliku iseloomuga. Jälgige alati oma allkirjaga allakirjutamist. Kaaluge järgmisi valikuid: Lugupidamisega, Parimate soovidega, Soojad soovidega, Tänan, Lugupidamisega,
5
Kirjutage juhuslik allakirjutus. Juhuslikuma iseloomuga kirjade puhul aitab sulgemine säilitada head tahet ja hoida kirjavahetust sujuvalt. Kui kirjutate tuttavale, juhuslikule sõbrale või klassikaaslasele, võite lõpetada sõbraliku hüvastijätuga, näiteks järgmiselt: tervituseks, olge ettevaatlik, järgmise korrani, hiljem, rahu, soojalt,
6
Kirjutage isiklik sisselogimine. Kui kirjutate lähedasele sõbrale või pereliikmele, kaaluge isiklikumat lõpetamist, näiteks: XO,Teie,Kallistused,Suudlused,Kuni varsti,Kirjutage varsti,Armastus,
7
Kirjutage intiimne märkus. Kui kirjutate väljavalitule, võivad sõnade lõpud olla veelgi intiimsemad. Ehtne, isikupärane sulgemine aitab kirjal kõlada nii, nagu see oleks teie käest, mitte poest ostetud õnnitluskaart. Õige fraas võib teie suhet isegi parandada. Järgige oma initsiaalide või allkirjaga allkirjastamist. Mõelge järgmistele: Armasta alati, Sinu oma igavesti, Hellitavalt Sinu oma, Igatsen sind näha, Kannatlikult sinu, Sinu kallis,
8
Otsustage seda mitte lisada. Kui olete kõik öelnud, pole vaja lisada järelsõna ega PS-i. Tegelikult on teatud juhtumeid, mil te seda tegelikult ei peaks tegema – nimelt kui kirjutate mis tahes tüüpi ärikirja.
9
Lisateabe lisamiseks lisage postscript. Järelkirjad lisatakse sageli pärast kirja allkirjastamist, et lisada teavet, mis kogemata välja jäeti või mis ei ole piisavalt oluline, et kirjas oma lõiku õigustada. Näiteks:”PS. Ostsin sulle suveniiri! Ma annan selle sulle, kui tagasi tulen.””PS. Mu tädi ütleb “tere.””
10
Lisage kirja tähenduse suurendamiseks järelsõna. Mõnikord lisatakse järelkirju, et naljaga kirja tooni heledamaks muuta või adressaadiga mänguliselt flirtida. Kuna järelsõna on tavaliselt vaid üks või kaks lauset, saab neid kasutada teabe lisamiseks ilma selgituse kirjutamise surveta. Võtke näiteks need:”PS. Olen juba šokolaadikarbi valmis saanud. Palun saatke rohkem tarvikuid.””PS. Oh, ma unustasin ühe asja mainida: ma olen sinusse meeletult armunud.”
11
Lugege valmis kiri uuesti läbi. See peaks sujuvalt liikuma kehast järelduseni, ilma vastuoludeta toonis ega sõnumis. Kui seda ei juhtu, kustutage kirjutatu või vajutage nuppu “Kustuta” ja jätkake sellega töötamist. Inimesed loevad sageli kirju rohkem kui üks kord ja mõned isegi salvestavad need igaveseks. Kirja täiuslikuks muutmiseks tasub võtta paar lisaminutit.