Kirja kirjutamise teadmine on põhioskus, mida kasutate äris, koolis ja isiklikes suhetes teabe, hea tahte või lihtsalt kiindumuse edastamiseks. Siin on põhijuhend, kuidas oma mõtteid õiges vormingus paberile panna.
1
Tea, millal kirjutada ametlik kiri. Kirjutage ametlik kiri, kui pöördute kellegi poole, keda tunnete ainult ametialaselt. See hõlmab kirju, mis on kirjutatud valitsusasutustele või ettevõtetele, mitte teadaolevale isikule. Need tähed tuleb trükkida ja seejärel printida. Selleks saate kasutada mis tahes tekstitöötlustarkvara, näiteks Microsoft Wordi, OpenOffice’i või teksti redigeerimise tarkvara. Kui kiri on kiireloomuline või saaja eelistab meili, võite selle asemel saata e-kirja. Kui pöördute oma praeguse ülemuse või töökaaslase poole, võite olla veidi vähem formaalne. E-post on tavaliselt korras ja te ei vaja lehe ülaosas aadressi.
2
Kirjutage oma aadress ja tänane kuupäev lehe ülaossa. Kirjutage oma nimi ja aadress lehe ülaossa vasakule. Kui kirjutate ärikirja, kasutage selle asemel ettevõtte nime ja aadressi või kirjutage lihtsalt ettevõtte kirjaplangile. Mõlemal juhul jätke kaks rida vahele ja kirjutage tänane kuupäev. Kirjutage täis kuupäev. 19. september 2014 (Briti) või 19. september 2014 (Ameerika) on mõlemad eelistatavamad kui 19. september 2014 või 19. september 2014. Jäta kuupäev meili kirjutamisel vahele.
3
Kirjutage saaja nimi ja aadress. Kui te just meili ei kirjuta, jätke vahele veel kaks rida ja kirjutage selle inimese kontaktandmed, kellele kirjutate. Kirjutage kõik need eraldi reale:Täielik pealkiri ja nimiEttevõtte või organisatsiooni nimi (kui on)Täielik aadress (kasutage vastavalt vajadusele kahte või enamat rida)
4
Kirjutage tervitus. Jätke rida vahele ja tervitage adressaati sõnadega “Kallis”, millele järgneb tema nimi. Võite kasutada perekonnanime või täisnime (ees- ja perekonnanime), kuid mitte kunagi ainult eesnime. Lisage vajadusel lühendatud ametinimetus. Kui teate ametinimetust, kuid mitte inimese nime, võite kirjutada “Lugupeetud terviseinspektor:” või muu sarnase fraasi. Tavaliselt on nime võimalik leida veebiotsinguga, seega proovige seda kõigepealt. Kui teil pole konkreetset kontakti, kirjutage “Lugupeetud härra või proua:” või “Kellele see võib puudutada:”. Need kõlavad pisut jäigad ja vanamoodsad, nii et proovige seda võimaluse korral vältida.
5
Kirjutage kiri. Ametlikud kirjad peaksid avanema selge eesmärgiga. Ärge kasutage kontraktsioone (kirjuta ei ole asemel ei ole) ja fraasiküsimusi formaalselt (Kas teid huvitaks…? asemel Kas soovite…?). Kui olete lõpetanud, lugege kiri õigekirja ja grammatika osas üle või paluge sõbral teid aidata. Kui kirjutate ametiasjus, jätke see lühike ja otsekohene. Kui kirjutad sotsiaalsetel põhjustel kaugele sugulasele või tuttavale, võid olla pisut jutukam. Kõige parem on see ikkagi lehe all hoida.
6
Kasutage tasuta sulgurit. Tasuta sulgemine lõpetab teie kirja hea noodiga ja loob ühenduse adressaadiga. Tehke pärast kirja viimast lõiku kaks tugevat vastust, seejärel kirjutage tasuta sulgemine. Ametlike kirjade puhul pidage kinni sõnadest “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”. Märkige sulgemise alla alljärgnevalt: trükitud ametlike tähtede puhul jätke tasuta sulgemise ja sisestatud täisnime vahele umbes neli tühikut. Printige kiri välja, seejärel kirjutage sellele tühjale kohale oma nimi sinise või musta tindiga.Tippige ametlikus meilis pärast tasuta sulgemist oma täisnimi. Kui lisate oma nime kirja lõppu, võite kasutada enda jaoks viisakuspealkirja. ametlik kiri. Näiteks võib abielunaine kirjutada kui “proua Amanda Smith”.
7
Voldi täht kokku (valikuline). Kui saadate kirja posti kaudu, voldi see kolmeks osaks. Tõstke lehe põhi üles nii, et see oleks kaks kolmandikku lehe kõrgusest, ja kortsutage. Seejärel keerake ülemine osa alla, nii et korts langeb kokku paberi põhjaga. Kirja niimoodi voltimine tagab, et see mahub enamikesse ümbrikutesse.
8
Adresseerige ümbrik (valikuline). Otsige üles ümbriku keskpunkt nii piki- kui ka laiussuunas. Siia kirjutate saaja täieliku aadressi, näiteks: Mr. John Smith123 ABC St.New York City, NY 99999
9
Kirjutage ümbrikule oma tagastusaadress (valikuline). Kui USA postiteenistus ei saa teie kirja mingil põhjusel kohale toimetada, saadab ta kirja tagasi saatmisaadressile ilma lisatasuta. Kirjutage see nagu adressaadi aadress (loetletud ülal); ainus muudatus on see, et võite soovida oma täisnime asemel lihtsalt oma perekonnanime loetleda.
10
Otsustage, kui ametlik teie kiri peab olema. Kirja kirjutamise viis sõltub teie suhetest adressaadiga. Mõelge järgmistele juhistele: kui kirjutate kaugele või eakale sugulasele või tuttavale, kirjutage poolametlik kiri. Kui see inimene on teile varem e-kirju saatnud, võite ka neile meilida. Kui ei, on käsitsi kirjutatud kiri turvalisem. Kui kirjutate sõbrale või lähedasele pereliikmele, sobivad nii e-kiri kui ka käsitsi kirjutatud kiri.
11
Alusta tervitusega. Tervitus, mida te kasutate, sõltub teie suhetest kirja saajaga, samuti kirja formaalsusest. Siin on mõned võimalused: kui kirjutate poolametlikku kirja, võite kasutada tervitusteks sõnu “Kallis” või “Tere”. Kasutage eesnime, kui te nii räägite, või viisakusnimetust (härra või proua), kui mitte. Kui kirjutate mitteametlikku kirja, võite kasutada nii “Kallis” või “Tere” kui ka mitteametlikumat tervitused nagu “Tere” või “Hei”. Järgige seda eesnimega.
12
Alusta kirja. Liikuge järgmisele reale ja alustage kirjutamist. Kui kirjutate isiklikku kirja, alustage küsimisega pärast adressaadi heaolu. See võib olla nii formaalne nagu “Ma loodan, et sul läheb hästi” või nii mitteametlik kui “Kuidas läheb?”. Kujutage ette, et adressaat on teie ees; kuidas sa nendega räägiksid?
13
Kirjutage, mida on vaja edastada. Kirja esmane eesmärk on suhtlemine. Andke teisele inimesele teada, mis teie elus toimub, sealhulgas üksikasjadest. Näiteks ära lihtsalt ütle vanaemale “Aitäh kingituse eest” näita talle, et see tähendab sulle midagi: “Mu sõbrad ja mina mängisime terve öö seda mängu, mille sa mulle saatsid. Aitäh!” Olgu teema mis tahes, teabe jagamine peaks olema kirja keskmes. Tea, mida mitte kirjutada. Vihast või haletsemiseks kirjutatud kiri ei ole tõenäoliselt kiri, mida peaksite saatma. Kui olete sellise kirja juba kirjutanud ja te pole selle saatmises kindel, laske sellel paar päeva seista, enne kui potsate selle postkasti, võite meelt muuta.
14
Lõpeta kiri. Mitteametlike kirjade puhul peaks teie lähedane peegeldama teie suhet adressaadiga. Kui kirjutate abikaasale, kallile sõbrale või lähedasele pereliikmele, võite kasutada sõnu “hellitavalt”, “armastavalt” või “armastusega”. Poolformaalse kirja puhul võiksite leida parema vaste sõnadega “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” või “Parim”. Viimasesse lausesse sobib väga vanamoodne sulgemine. See oli algselt ametlik stiil, kuid sellega saate lõbusalt aega veeta, kui kirjutate sõbrale kergemeelset kirja. Näiteks võib teie kirja viimases lõigus olla tekst “Ma jään nagu alati teie pühendunud teenijaks” ja seejärel teie nimi. Kui soovite pärast kirja kirjutamist midagi lisada, kasutage P.S-i, mis tähendab järelsõna (“pärast kirjutamist”. “).
15
Saada kiri. Sisestage kiri ümbrikusse. Pange see templisse, adresseerige see teisele inimesele ja saatke teele.