Olenemata sellest, kas saadate isiklikku või ärikirja, soovite veenduda, et adresseerite selle õigesti, et see jõuaks adressaadini. Lisaks soovite tõenäoliselt vältida adressaadi tahtmatut solvamist vale pealkirja kasutamisega. Õnneks on kirja õige adresseerimine lihtne protsess. Kõik, mida vajate, on teie nimi ja aadress, saaja eelistatud pealkiri ning adressaadi nimi ja aadress.
1
Pange oma nimi ja aadress ümbriku vasakusse ülanurka. Tähtis on kirjale lisada oma aadress, et postkontor saaks selle tagastada, kui seda ei saa kohale toimetada. Kirjutage pliiatsi või pliiatsiga oma nimi ümbriku vasakusse ülanurka. Kirjutage oma nime alla oma postiaadress või P.O. kasti. Sisestage oma aadressi alla oma linn, osariik ja sihtnumber. Kirjutage oma aadress järgmiselt: Tyler Hamilton123 Scenic DriveHouston, TX 77007
2
Kirjutage ümbriku keskele saaja täisnimi. Lisage inimese eelistatud ametinimetus, nt härra, proua või doktor. Seejärel kirjutage välja tema ees- ja perekonnanimi, kirjutades iga nime esitähte suurtähtedega. Kui kirjutate paarile, esitage nende mõlema nimi, välja arvatud juhul, kui nad eelistavad, et nende poole pöördutaks kui härra ja proua. Perekonna puhul kirjutage juhusliku kirja perekonnanimi, näiteks “Perekond LaCour”. Kui saadate perekonnale ametliku kirja, kirjutage vanematele. esimesele reale koos nende pealkirjadega, seejärel kirjutage laste nimed vanemate alla olevale reale. Võite kirjutada: “Mr. Micah ja pr Sarah Smith” esimesel real ning “Callie, Mindy ja Seth” teisel real.
3
Lisage ärikirja järgmisele reale ettevõtte nimi. Kui kirjutate isikliku kirja, ei pea te ettevõtte nime kirjutama. Siiski võib see aidata teie kirjal jõuda ettevõtte õige inimeseni, kui kirjutate kirja töö tegemiseks. Sisestage ettevõtte nimi saaja nime all olevale reale. Võite kirjutada “Houstoni ülikool” või “Bayou Enterprises”.
4
Sisestage saaja postiaadress või P.O. kasti otse nende nime all. Kirjutage kõigepealt tänava aadressi number ja seejärel tänava nimi. Kui kirjutate äri- või ametlikku kirja, kirjutage selle lühendamise asemel välja kogu tänava nimi. Lisaks kirjutage iga sõna esimene täht suurtähtedega. Näiteks ärikirjas või ametlikus kirjas kirjutage “Laurel Avenue”, mitte “Laurel Ave.”. Kui kirjutate isiklikku kirja, on see okei kirjutada “Hamilton St.†või “Liberty Ln.â€
5
Kirjutage aadressireale või selle alla korteri või kontori number. Mõned aadressid sisaldavad korteri või kontori numbrit. Kirja kohalejõudmise tagamiseks lisage see teave kohe tänavanime järele või selle all olevale reale. Märgistage korter kui “korter” või “korter”. Kui saadate kirja töökohta, pange “kontor” või “sviit”. Võite kirjutada: 123 Liberty Lane Apt. 3. või 555 Laurel Avenue Suite 44.
6
Lisage aadressi alla linn, osariik ja sihtnumber. Otse aadressi alla kirjutage linn, millele järgneb koma. Seejärel sisestage osariik ja sihtnumber. Kindlasti kirjutage linn ja osariik suurtähtedega. Näiteks võite kirjutada “Orange, TX 77630.”
7
Rahvusvahelise kirja puhul kirjutage aadressi järele riigi nimi. Peate lisama riigi ainult siis, kui saadate rahvusvahelisi kirju. Kui jah, siis märkige otse tema aadressi alla selle riigi nimi, kus teie adressaat elab. Kirjutage riigi nimi või lühend, kasutades kõiki suurtähti. Võite kirjutada “USA” või “ÜHENDKUNINGRIIK”.
8
Pange ümbriku paremasse ülanurka postmark. Postiteenus ei toimeta teie e-kirju kohale, kui te ei sisalda postikulu. Kinnitage ümbriku paremasse ülanurka tempel, et see sihtkohta jõuaks. Kui saadate kirja rahvusvaheliselt, kasutage õigeks postikuluks rahvusvahelist templit.
9
Nimetage naisi kui proua, välja arvatud juhul, kui teate, et nad eelistavad prouat või preili. Kirjade saatmine naistele võib olla keeruline, kuna etikett areneb koos soorollidega. Proua on sobiv tiitel kõigile naistele ja see on kõige turvalisem valik, kui pöördute professionaali poole. Kasutage naiste puhul vaikimisi tiitlina alati pr. Kasutage aga preili või proua, kui teate, et teie adressaat seda eelistab. Näiteks võite kirjutada pr Veronica Johnson või Miss Alyson Meyer.
10
Helistage igas vanuses meestele hr. Meestele on lihtne kirju adresseerida, sest härra saate alati kasutada, olenemata adressaadi vanusest. Kui teie adressaat ei eelista alternatiivset tiitlit, kasutage mehe jaoks alati härra. Kirjutaksite: “Hr. Todd Smith.”
11
Jätke pealkiri välja, kui nende sugu on teadmata või kui nad on sooneutraalsed. Kui saadate kirja tööle või tööle kandideerimiseks, ei pruugi te kellegi sugu teada. Samamoodi võite mõnikord kirjutada kellelegi, kes on sooneutraalne. Kui see nii on, on parem kasutada nende täisnime ilma pealkirjata. Seda peetakse endiselt ametlikuks, kui kirjutate välja nii nende ees- kui ka perekonnanime. Võite kirjutada: “Kallis Lisa Jensen.”
12
Kasutage oma saaja ametinimetust, kui tal see on. Oluline on austada selliseid ametinimetusi nagu Dr., Reverend või Honorable. Pöörduge adressaadi poole, kasutades tema ametinimetust, kui tal see on. Kui adresseerite kirja paarile, pange alati esikohale kõige kõrgem tiitel. Võite kirjutada “Dr. Ashley Matthews ja hr Sam Matthews” või “Austatud Kennedy Jones”.
13
Kui adressaat on ebaselge, kasutage ametinimetust või “Kellele see võib puudutada” töökoht, mida käsitlete. Kui te pole ametinimetuses kindel, kasutage üldnimetusena “Keda see võib puudutada”. Kui kandideerite, võite kirjutada: “Lugupeetud personalijuht” töö jaoks. Kui te pole kindel, et personalijuht on olemas, võite kirjutada: „Keda see puudutab.
14
Kirjutage oma ees- ja perekonnanimi tähe vasakpoolsesse ülanurka. Kasutage oma nime täielikku lühendamata vormi alati, kui kirjutate ametlikku või ametialast kirja. Kui teil on tavaline nimi või arvate, et teid võidakse kellegi teisega segi ajada, võite lisada ka oma keskmise initsiaali või mõne muu eristava tunnuse, näiteks järelliide “Jr. Kui adresseerite sõbrale juhuslikku kirja või kallimale, on lubatud kasutada oma eesnime või hüüdnime lühendatud vormi, näiteks “Chuck” või “Shorty”. Mõned klassikalise ärikirja versioonid nõuavad saatja nime allkirja lisamist aadressil pigem kirja allosas, mitte tagastusaadressi ülaosas. Mõlemad vormingud on vastuvõetavad, valige, kumba eelistate.
15
Esitage oma ettevõtte nimi ärikirja järgmisel real. Kui saadate oma kirja oma töö raames, peaks teie tööandja nimi olema otse teie nime all. Nii saab adressaat kohe teada, keda te esindate ja miks te kirjutate. Samuti võite oma ametliku ametinimetuse või ametikoha tööandja nime alla eraldi reale lisada, kui arvate, et see on teie saajale kasulik.
16
Loetlege oma tänava aadress oma nime või ettevõtte nime all olevale reale. Alustage tänavanumbriga, seejärel andke tänava nimi. Kindlasti kirjutage aadressireale tänava täisnimi. Teisisõnu kirjutaksite: “Mulberry Lane, mitte “Mulberry Ln.” Ärge unustage lisada oma korteri või kontori numbrit pärast oma tänavaaadressi, kui see on asjakohane, näiteks “2529 Cypress Row , Apt. 5D.”Teie aadressirida annab adressaadile teada, kust te kirjutate, ja annab talle ka täpse asukoha, kuhu nad saavad saata oma kirja, kui nad soovivad teile tagasi kirjutada.
17
Sisestage oma linn, osariik ja sihtnumber oma aadressi alla. Esmalt kirjutage linna nimi ja seejärel koma. Sisestage koma järele oma osariik ja sihtnumber. Kindlasti kirjutage nii linn kui ka osariik suurtähtedega ja kirjutage need õigesti. Erinevalt linnast ja osariigist tuleb osariik ja sihtnumber eraldada ainult tühikuga: “Santa Carla, California 95000.”
18
Lisage oma telefoninumber ja/või e-posti aadress, kui teie kiri on seotud tööga. Parim on esitada oma telefoninumber või e-posti aadress, et adressaadil oleks muul viisil teiega ühendust võtta. Kui otsustate lisada mõlemad andmed, loetlege esmalt oma telefoninumber ja seejärel kirjutage oma e-posti aadress uuele reale. Kui soovite esitada nii töö- kui ka isiklikud telefoninumbrid, pange teine number uuele reale ja kasutage eesliited “Work:†ja “Cell:â€, et oleks selge, kumb on kumb. Kui kirjutate sõnumit, millele te ei pea vastust saama, pole vaja oma telefoni ega e-posti anda. , näiteks kiri toimetajale või kaebus mõnele teie kohalikule poliitikule.
19
Jäta rida vahele ja kirjuta kuupäev. Pärast oma aadressi jätke tühik, kuhu nad kirjutavad kirja kirjutamise kuupäeva. Täpsustage kuu täisnimi, seejärel numbriline päev ja aasta. Näiteks kirjutaksite “5. november 2019”, mitte “nov. 5, 2019†või “11-5-19.â€Kui koostasite oma kirja mitme päeva jooksul, kasutage selle täitmise kuupäeva. Kuigi see pole tingimata vajalik, kaasa arvatud kuupäev, millesse teie kiri jääb teatud ajavahemik, mis võib olla kasulik, kui see sisaldab ajatundlikku teavet.
20
Kirjutage oma adressaadi nimi uuele reale kuupäeva alla. Kui te ei tea inimese täisnime, võite kasutada ainult tema perekonnanime koos sobiva tiitliga, näiteks “Härra”, “Dr.” või “Kantsler”. Ametlikuma või aupaklikuma efekti saavutamiseks võite lisaks täisnimele märkida ka adressaadi ametinimetuse, nagu näiteks jaotises “Mr. Peter Walsh. Kui teie adressaat on naine ja tal pole ametlikku ametinimetust, kasutage kindlasti tema eelistatud pöördumisviisi (“Proua”, “Proua” või “Preili” kui te pole kindel, millest ta tavaliselt mööda läheb, on alati kõige turvalisem valik “Proua. Kontrollige inimese nime õigekirja ja veenduge, et see on õige. Kellegi nime valesti kirjutamist võib parimal juhul pidada hooletuks ja halvimal juhul lugupidamatuks.
21
Kui kirjutate ärikirja, täpsustage oma adressaadi ametinimetus. Kasutage järgmist rida adressaadi ametikoha, kontori, osakonna või erivolituse kinnitamiseks. Pealkirjarida tugineb nimereal leiduvale identifitseerivale teabele. Pidage meeles, et peate lisama pealkirjarea ainult siis, kui teie kirjutamise põhjus on kuidagi seotud teie saaja ametikoha või ametiga.
22
Lisage ärikirja ettevõtte nimi, kus teie saaja töötab. Sisestage saaja ametinimetuse all olevale reale tema tööandja või konkreetse üksuse täisnimi, mida ta esindab. See aitab suunata teie kirja õigele inimesele õiges osakonnas. See näitab ka, et teie kiri on ametlik kiri. See rida ei ole reserveeritud ainult ettevõtete ja ettevõtete nimede jaoks. Seda saab kasutada ka sellistes asutustes nagu “The University of Alabama” või “Hollingsworthi muuseum Põhja-Londonist”.
23
Kirjutage oma adressaadi täielik aadress kahele järgmisele reale. Ärikirjas kasutate adressaadi tööaadressi, isiklikus kirjas aga lihtsalt tema kodu- või eraaadressi. Sisestage linn, osariik ja sihtnumber kindlasti tänavaaadressi alla eraldi reale. Enne kirja saatmist vaadake üle oma aadressiread ja veenduge, et need on õiged. Kui saate tänavanime või sihtnumbri valesti, ei pruugi teie kiri jõuda sinna, kuhu see peab minema. Rahvusvahelise kirja adresseerimisel kleepige viimasele reale, kus riigi nimi on kirjutatud suurte tähtedega.