Kuigi Interneti kasutamine on põhjustanud mitteametlike suhtlustavade sagenemise, on kolleegiga ametialastel eesmärkidel ühendust võtmisel siiski mõistlik järgida õiget ärimeili etiketti. Sarnaselt ametliku ärikirja kirjutamisega ei tohiks teie ettevõtte meilid sisaldada slängitermineid, tekstisõnumite lühendeid ega muid mitteametlikes meilides või kiirsõnumites kasutatavaid tavalisi sisestusi. Kui järgite mõningaid nõuandeid ja juhiseid, peegeldavad teie meilid teie professionaalsust ja lasevad teie volikirjadel särada.
1
Märgistage oma meilid professionaalse teemareaga. Teie meili teemarida peaks olema selge ja asjakohane. Teemarida peaks andma adressaadile teada e-kirja eesmärgi. Selle asemel, et öelda “Vaja on rääkida”, proovige öelda “arutelu X teemal. Teema peaks olema kuue kuni kaheksa sõna vahel. Kui meilisõnum saadetakse töötaotluseks, lisage oma nimi ja ametikoht, millele kandideerite. kui saadate töökaaslasele meili, lisaksite selle projekti nime, mida meil käsitletakse.
2
Omage professionaalset e-posti aadressi. Kui kasutate oma isiklikku e-posti aadressi ärilistel eesmärkidel, peaks teie e-posti aadress edastama teie nime (nt mary.smith@ või MichaelJones@). E-posti aadressid nagu hotmama@, cutiepie@ või mustlovedogs@ ei sobi ärimeilide jaoks. Kui töötate ettevõttes, peaksite alati kasutama oma töökoha e-posti aadressi.
3
Kasutage ametlikku tervitust. Teie e-kiri peaks alati algama professionaalse tervitusega. “Hei” või “mis lahti” ei sobi. Eelistatakse “Tere” või “Tere”. Kui lisate oma tervitusse adressaadi nime, ärge kasutage tema nime lühendatud versiooni (st kasutage sõna “Will” asemel “William”). Kui kellelgi on sooneutraalne nimi, näiteks Chris Smith, ja te seda teete. kui te ei tea, kas see isik on härra/proua/jne, on kõige parem kirjutada “Kallis Chris Smith”.
4
Kasutage professionaalset keelt. Ärimeilide kirjutamisel peaksite kasutama ametlikku inglise keelt. Vältige oma meilis slängi ja kõnekeelt. Lühendeid, emotikone ja tekstisõnumite keelt (nt lol) ei tohi kasutada. Teie e-kiri peaks olema lühike. Lugeja pole mitte ainult hõivatud inimene, vaid ta võib teie e-kirju lugeda ka mobiilseadmes. Lühikest ja asjakohast meili on palju lihtsam lugeda ja sellele vastata kui pikka ja segadusttekitavat meili. Püüdke meilis mitte käsitleda rohkem kui ühte teemat. Meilid on lühikesed suhtlusvormid. Kui te ei saa teemat lühidalt käsitleda, peate võib-olla valima telefoni ja helistama inimesele.
5
Olge teadlik oma toonist. Lisaks selgele ja ülevaatlikule keelepruugile peaksite e-kirja ka valjusti läbi lugema, et veenduda, et teie e-kiri jõuab kohale nii, nagu kavatsesite. Te ei taha kõlada karmilt ega äkiliselt. Pidage meeles, et teie e-post peab rääkima enda eest. Te ei ole selleks, et lugejale tooni ja kavatsusi edasi anda. E-kirjadega ei kaasne kehakeelt ja näoilmeid. Samuti ei tõlgi huumor meili teel hästi.
6
Lõpetage meil korralikult. On oluline, et lõpetaksite meili samamoodi nagu mis tahes muud vestlust. Peaksite oma meili lõpetama sõnadega “Aitäh”, “Tänan” või “Lugupidamisega”, millele järgneb oma nimi. Teie e-kirjad peaksid sisaldama ka allkirja. Teie allkiri annab lugejale teada, kuidas teiega ühendust võtta. See peaks sisaldama teie nime, ettevõtet, aadressi, telefoninumbrit, teie e-posti aadressi ja veebisaidi linki, kui see on olemas. Samuti võite oma meili allkirjastada lõpufraasiga, nagu “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”.
7
Enne saatmist lugege läbi. Enne saatmist peaksite oma meili mitu korda läbi lugema. Ärge lootke õigekirjakontrollile. Inimesed märkavad grammatilisi vigu ja valesti kirjutatud või puuduvaid sõnu. Korrektuur on eriti oluline siis, kui tutvustate ennast esimest korda meili teel. Soovite jätta endast hea mulje ja teid ei hinnataks teie meilivigade järgi. Korrektuuri lugedes peaksite endalt küsima: “Kas ma räägin selgelt ja lühidalt?” “Kas ma lisasin ebavajalikku teavet?” “Kas ma saan midagi välja võtta?” Samuti peaksite kontrollima, kas saadate meili õigele adressaadile. Meili saatmine valele inimesele võib olla väga piinlik. Kui saadate manust, kontrollige, kas fail on olemas, enne kui vajutate nuppu “Saada”.
8
Tea, millal kasutada Vasta ja Vasta kõigile. Kui valite “Vasta”, saadate meili tagasi algsele saatjale. Kui vajutate nuppu “Vasta kõigile”, saadate meili kõigile algsetele adressaatidele. Kasutage valikut “Vasta kõigile” säästlikult ja ainult siis, kui on hädavajalik oma vastust kõigi algsete adressaatidega jagada.
9
Tea, mis vahe on Pimekoopia ja Koopia vahel. Kui meili adressaatide privaatsus on oluline, peaksite kasutama “Bcc”. See võib olla kasulik rühmameilide või suurte leviloendite puhul. Peaksite kasutama “Cc”, kui peate vestlusesse kaasama teisi inimesi ja privaatsus ei ole probleem. “Cc” on abiks siis, kui soovite lihtsalt hoida kedagi toimuvaga kursis. On väga oluline, et kasutaksite neid kahte funktsiooni õigesti. Pimekoopiat ei tohiks kasutada privaatse teabe salajaseks edastamiseks või inimeste lõksu püüdmiseks. Näiteks ei tohiks te saata oma töökaaslasele e-kirja nende tehtud vea kohta ja oma juhendajale “pimekoopiat”.
10
Tunnistage, millal võib telefonikõne olla parem. Lugematute e-kirjade edasi-tagasi saatmise asemel võib olla kiirem telefonitoru haarata. Abiks võib olla kolme meili reegli kasutamine. Kui probleem ei ole kolme meili jooksul lahendatud, võtke telefon ja helistage inimesele. Mõnikord on telefon tõhusam kui mitme meili vahetamine. Pidage meeles, et see reegel pole kivisse raiutud. Peaksite kasutama oma äranägemist, kui otsustate, et on aeg telefon kätte võtta.
11
Tea, millal alustada uut vestlust. Kui teil on vaja sama adressaadiga arutada teist teemat, peaksite alustama uut meili. See muudab vestluste jälgimise lihtsamaks ja hoiab teid laisk väljanägemise eest. Näiteks kui olete kellelegi eelseisva koosoleku kohta meili saatnud, peate alustama uut vestlust, kui soovite arutada käimasoleva projekti tulemusi.