Kas tead kedagi tööl, kes suudab kõik talle pandud ülesanded lõpule viia ja jääb veel aega oma hobidega tegelemiseks, pere ja sõpradega lõunasöögi nautimiseks, nädalavahetusel telkimas käimiseks ja isegi kontoris suurema vastutuse võtmiseks? Sa teed, kas pole? Kui arvate, et teie kolleegil on Hermione’s Time Turner, siis eksite. Sellist asja nagu Time Turners või ajamasin pole olemas (veel mitte). See kutt või tüdruk sai õige ajaplaneerimise tõttu teha mida iganes. See artikkel näitab teile, kuidas seda tehakse.
1
Aktsepteerige tõde: üks päev tähendab 24 tundi. See kehtib teie ja kõigi teiste kohta, kellega võite koos töötada. Isegi teie ülemus.
2
Minge iga päev tööle vähemalt pool tundi varem kui tavaliselt. Võtke paberileht ja istuge vaiksesse kohta. Hinga sügavalt sisse ja mõtle kõigele, mida teha tuleb.
3
Valmistage ette ülesannete nimekiri. Kõigepealt joonistage tabel kolme veeruga – ülesanded, tähtaeg ja prioriteet. Muutke ülesannete veerg suurimaks.
4
Kirjutage üles lõpetatavad ülesanded, nii nagu need teile ette tulevad. Lisage vastav tähtaeg.
5
Seadistage ülesanded prioriteediks ja märgistage need 1, 2, 3 või A, B, C (kõrge, keskmine, madal prioriteet): ülesanded, mis tuleb täita ühe või kahe päeva jooksul, on kõrge prioriteediga ülesanded. Nendele ülesannetele tuleks eraldada rohkem aega ja nendega tuleks esmalt tegeleda. Ülesanded, mis tuleb lõpetada 7-10 päeva jooksul, on keskmise prioriteediga. Ülesanded, mille lõpetamiseks on aega kaks või enam nädalat, oleksid madala prioriteediga.
6
Kui olete kõik ülaltoodud sammud täitnud, peate nüüd tööle asuma ja pärast lõpetamist esemeid kontrollima.
7
Kõik ülesanded, mida te sellel päeval ei lõpeta, kantakse edasi järgmisele päevale ja nii edasi. Ülesannete nimekirjast kinnipidamine võib tunduda pisut raske, kui te pole sellega harjunud, kuid peate sellest ühe päeva kinni ja see muutub lihtsamaks.
8
Hankige väike märkmik. Istuge kuskile vaiksesse kohta ja mõelge kõigele, mida peate lõpetama.
9
Kirjutage üles kõik, mida peate lõpetama. Märgistage need “Olulised” või “Kiireloomulised” järgmiste kriteeriumide alusel. Olulised on need ülesanded, mis tuleb oma eesmärkide saavutamiseks täita. Kiireloomulised on ülesanded, mis nõuavad kohest tähelepanu.
10
Otsustage, kui oluline tegevus on, ja hinnake seda skaalal 1-10; 10 on kõige olulisem. Ärge mõelge sellele, kui kiireloomuline tegevus on.
11
Joonistage maatriks, nagu pildil näidatud, ja märgistage kvadrandid.
12
Kirjutage oma ülesanded kvadrantidesse vastavalt allolevale kirjeldusele. Olulised tegevused – need viitavad tegevustele, mis mõjutavad teie eesmärke ja ei ole kiireloomulised, st teil on piisavalt aega nende lõpetamiseks. Näiteks igakuise aruande koostamine oma töötulemuste kohta. Kriitilised tegevused – need viitavad ülesannetele, mis on nii olulised kui ka kiireloomulised. Nt: koosoleku protokolli koostamine või igapäevase sooritusaruande koostamine. Häirivad tegurid- Need on ülesanded, mis ei ole olulised ega kiireloomulised ning mida tuleks võimalusel vältida. Nt: filmi vaatamine, sõpradega vestlemine jne. Katkestused – need tegevused on kiireloomulised, kuid mitte olulised ja kõige levinum segajate allikas on teie kolleegid. Nt: kiire 5-minutiline kohtumine ülemusega, kolleeg küsib mõne dokumendi kohta selgitusi vms. Võimalusel võiks need tegevused ümber ajastada siis, kui see sulle sobib.
13
Märkige üksused ära, kui need valmis teete. Ärge pange midagi hilisemaks kõrvale. Kui saate nüüd midagi teha; tee seda.
14
Kui olete kõigi kriitiliste ja oluliste ülesannetega lõpetanud; nautige segavaid tegureid – kuulake muusikat, lugege raamatut või veetke oma kolleegidega veejahuti juures aega.