Kaizen sai alguse Jaapanist. Ligikaudselt tõlgituna tähendab see sõna “head muutust”. Kontseptuaalselt on see isikliku või ametialase pideva täiustamise praktika. Kaizenit kasutatakse juhtimises ja tööstuses laialdaselt moesõnana, mis suunab meeskondi püsiva kasvu ja täiustamise strateegiate väljatöötamise ja elluviimise suunas. Olenemata kontekstist, on kaizeni põhifookuses jäätmete ehk “muda” kõrvaldamine ja antud protsessi või tegevuse selgitamine, et saada parimaid võimalikke tulemusi.
1
Astuge väikeste sammudega edasi. Kaizeni filosoofia kõige põhilisem eeldus on aja jooksul järkjärguliste täiustuste juurutamine. See nõuab pidevat koostööprotsessi, mille käigus täiustatakse järk-järgult tootlikkust, tõhusust ja/või kvaliteeti. See tähendab, et peate protsessi austama ja sellele pikaajaliselt pühenduma. Kaizen toimib kõige paremini siis, kui see on omaks võetud elustiili või kultuurina.
2
Keskenduge konkreetsetele, teostatavatele protsessidele. Teid võib rabada suur pilt ja üldiste muudatuste ulatus, mida soovite teha. Kaizen muudab suure pildi terviku hallatavaks, jagades selle mõõdetavateks, sihipärasteks täiustusteks. See suurendab teie eduvõimalusi nii lühikeses kui ka pikas perspektiivis, samuti teie võimet mõõta oma edusamme. Näiteks võite oma müügistrateegia täieliku ümbervaatamise asemel keskenduda täiustamisele. üks asi korraga konkreetse meetodi abil, näiteks müügi suurendamine konkreetsele demograafilisele rühmale rakenduste ümbersihtimise või eripakkumiste kaudu. Muutused võivad tunduda riskantsed ja tekitada vastupanu. See lähenemine võib olla eriti kasulik kollektiivsetes seadetes, kuna see võimaldab kõigil muudatustega “parandada”, kuna need ei ole murettekitavad ega drastilised. See filosoofia nõuab ka inimestelt protsesside lihvimist, selle asemel, et tulemustel peatuda. Kuigi see on ülim Eesmärk on tulemusi parandada, jõuate selleni tõenäolisemalt, kui keskendute protsessi parandamisele.
3
Likvideerida jäätmed ja ülejääk. Kaizeni sõnul on üks parimaid viise antud protsessi täiustamiseks välja mõelda, milliseid samme saate sellega seotud raisatud aja või ressursside vähendamiseks teha. Näiteks kui proovite parandada oma isiklikku ajahaldust, võite tuvastada asjad, millele kulutate kõige rohkem aega, ja hinnata, kui palju väärtust iga tegevus teie elule ja/või karjäärile lisab. Kui leiate, et meilide haldamine võtab nende pakutava väärtusega võrreldes liiga palju aega, võite astuda samme, et veeta postkastis vähem aega.
4
Tegutsema. Kaizeni põhimõtteid järgides peaksite oma vaimset energiat pühendama sellele, et mõelda, kuidas midagi teha, mitte vabanduste otsimisele, miks seda ei saa teha. Põhimõtted kutsuvad teid tegema seda, mida saate praegu teha, ja leidma uusi lahendusi asjadele, mida on traditsiooniliselt peetud võimatuks muuta. Kui võtate midagi ette positiivsete muudatuste tegemiseks, palub kaizen inimestel piiranguid eirata. tavapärasest või status quo mõtlemisest. Selle asemel peaksite igale probleemile või eesmärgile lähenema oma tingimustel.
5
Kasutage oma vaimseid ressursse. Kaizeni filosoofia järgi peaks teie kõige olulisem ressurss heade muutuste loomiseks olema pigem tarkus kui raha. Strateegiana keskendub see kollektiivse tarkuse ärakasutamisele ja suure eelarve kasutuselevõtule asjade parandamiseks. Lihtsaim viis seda teha on koguda oma eakaaslased või töökaaslased kokku, et leida lahendusi konkreetsetele probleemidele, mida saaks kohe rakendada. Näiteks kui Kui proovite oma ettevõttesisest suhtlust parandada, võiksite töötada koos, et välja pakkuda sisemised loendiserverid, filtrid, sildistamissüsteemid ja/või protokollid, mis lahendaksid paljud teie probleemid ilma uue tarkvara ostmise või konsultandi palkamiseta. Pikas perspektiivis võib teil tekkida vajadus teha rahalisi investeeringuid, kuid kaizen pakub teile võimalust juba olemasolevaid ressursse kõige paremini kasutada.
6
Valige isiklik valdkond, mida parandada. See võib olla kõike alates halvast harjumusest, millega soovite tegeleda, kuni hea käitumiseni, mida soovite arendada, oskusest, mida soovite arendada, kuni milleni, mida soovite saavutada. Kui teil on eesmärk meeles, võite selle saavutamiseks hakata kaizenit rakendama. Näiteks võite soovida parandada oma vormi, loobuda suitsetamisest, rikastada oma seltsielu või veeta oma vaba aega sisukamalt või produktiivsemalt.
7
Tehke kindlaks väikesed konkreetsed ülesanded, mis aitavad teie eesmärki saavutada. Jällegi soovite läheneda oma eesmärgile üks samm korraga, seega alustage oma esimese sammu kavandamisest. Ärge püüdke korraga tegeleda kõigega, mida soovite muuta; keskenduge oma eesmärgi jagamisele sihipärasteks, mõõdetavateks toiminguteks, mida saate parandada.
8
Seadke oma tegevused prioriteediks. Kui olete loetlenud kõik võimalikud toimingud, mida võiksite teha, on aeg otsustada, millises järjekorras neid teha. See, kuidas otsustate ülesannete tähtsuse järjekorda seada, on teie otsustada. Kui tunnete end ülekoormatuna, alustage toimingust, mida on kõige lihtsam rakendada, ja jätkake sealt. Kui tunnete end motiveerituna, alustage toimingust, mis muudab kõige rohkem.
9
Looge iga ülesande jaoks ajaskaala. Tahad, et iga samm oleks tegevus, millest kujuneb järk-järgult harjumus. Seega peaksite planeerimise ajal määrama iga sammu või toimingu jaoks ajakava, mis sisaldab teie järkjärgulisi täiustusi. Näiteks kui proovite suitsetamisest loobuda, koostage plaan, kui palju te igal nädalal oma sigarettide tarbimist vähendate. .Kui soovite oma vormi parandada, alustage väikesest, minnes lifti asemel iga päev oma kontorisse trepist üles. Kui olete selle rutiini teinud, võite hakata kaks korda nädalas 20 minutit treenima ja järk-järgult suurendada treeningute kestust, sagedust ja/või intensiivsust.
10
Jälgige oma edusamme. Kui soovite oma edusamme aja jooksul üle vaadata, peate looma selle salvestamise süsteemi. Kuna kaizen on igapäevane praktika, on kalender hea tööriist oma edusammude salvestamiseks ja kontrollimiseks. Kirjutage lihtsalt üles, mida te oma eesmärgi nimel iga päev teete. Muud valikud hõlmavad diagramme või kontrollnimekirju, et saaksite näha, kas järgite oma plaani. Edenemise jälgimine võimaldab teil ka vajadusel muudatusi teha. Pidage meeles, et kaizen on pidev protsess, nii et peate jätkama planeerimist, tegutsemist ja kohanemist. Kui te ei saa soovitud tulemusi, on aeg meetodit muuta.
11
Lisage samme, kuni saavutate oma eesmärgi. Kui olete ühe protsessi optimeerinud või ühe praktika edukalt oma ellu integreerinud, on aeg liikuda järgmise sammu juurde, mis aitab tervikut parandada.
12
Määrake parendusvaldkonnad. Võib-olla soovite keskenduda klientide või töötajate rahulolule, kvaliteedile, tõhususele või tootlikkusele konkreetsetes osakondades, toodetes või teenustes. Tehke nimekiri kõigist valdkondadest, milles soovite positiivseid muutusi näha, ja valige seejärel alustamiseks üks. Kui te ei tea, kust alustada, leidke viis, kuidas oma eesmärke tähtsuse järjekorda seada. Näiteks võiksite alustada valdkondadest, mis teie kliente kõige rohkem mõjutavad, või valdkonnaga, millel on kõige rohkem võimalusi koheseks täiustamiseks.
13
Hinnake hetkeseisu protsesse. Kaizeni põhimõtete rakendamise keskendumiseks peate võtma aega olemasolevate tööprotsesside dokumenteerimiseks ja hindamiseks. See peaks hõlmama praegu kaasatud sammude, nende jaoks kuluva aja ja ressursside ning protsessi üldiste tulemuste registreerimist. Näiteks kui hindate projekteerimisprotsessi, peate dokumenteerima protsessi iga etapi ja ka iga etapi personal, aeg, seadmed ja kulud. Samuti peavad teil olema arvud selle kohta, kui palju praegusest protsessist toodetakse ja kui palju kasumit teenitakse. Paljud ettevõtted teevad seda väärtuse voo kaardistamise abil, mis kaardistab protsessi iga etapi ja hindab väärtust ja/ või selle etapi käigus tekkivaid jäätmeid. Kui teate, kui hästi iga samm toimib, on lihtsam teha kindlaks kohad, mida täiustada. Mida rohkem teavet, sisendit ja andmeid protsessi praeguse toimimise ja selle tulemuste kohta on, seda parema positsiooniga saate seda paremaks muuta.
14
Sea nägemus tuleviku olekuks. Kui proovite konkreetses valdkonnas muudatusi teha, on hea, kui teil on idee, kuhu soovite jõuda. Nii saate tuvastada lüngad teie asukoha ja selle vahel, kus soovite olla. Just nendes lünkades peaksite kaizeni põhimõtteid rakendama. Näiteks kui proovite klienditeenindust parandada, võite märgata, et teie praegune keskmine vastamisaeg veebipäringule on 72 tundi, samas kui teie tulevane olukord nõuab reageerimisaeg alla 24 tunni.
15
Mõelge võimalikele lahendustele. Kui olete sihtprotsessi jaoks teabe ja visiooni välja pannud, on aeg puudutada kõiki selle protsessiga seotud isikuid, et mõelda välja võimalikud meetmed, mida saaksite selle täiustamiseks ette võtta. Kui teie ajurünnakusse kaasatakse palju erineva vaatenurgaga inimesi, suureneb teie võimalus luua jõuline lahenduste hulk.
16
Parenduste loomiseks kavandage sihipäraseid ja mõõdetavaid tegevusi. Jaotage oma parendusplaanid väikesteks muudatusteks või sammudeks. Otsustage iga järkjärgulise muudatuse rakendamiseks mõistlik ajakava. Näiteks kui proovite parandada konkreetse toote kvaliteeti, võite alustada selle põhimaterjalide töötlemise tõhustamisest, seejärel hakata tootmisseadmeid lihvima ja seejärel lihvima. kvaliteedikontrolli protseduuride parandamine.
17
Rakendage meetodit “5S”. Ühte traditsioonilist kaizeni tegevuskava töökoha protsesside optimeerimiseks nimetatakse “5S-meetodiks” – jaapani keeles “seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke”. Toimingud on järgmised: sorteeri, sirgendage, särage, standardiseerige ja säilitage. See tähendab, et sorteerige välja see, mis pole vajalik, korraldage ülejäänu, hoidke protsess puhtana ja jäätmevabana, standardiseerige selle toimimine ning jätkake seatud standardite säilitamist ja täiustamist. Näiteks kui kasutate seda tootmisprotsessis, võite alustada sellest, et eemaldate oma töökohalt mittevajalikud seadmed, veenduge, et ülejäänud seadmed on töötajate jaoks loogiliselt paigutatud, ja veenduge, et töökohas on hoolduspoliitika. koht, kus hoida oma äsja korraldatud ruum puhtana ja töökorras. Seejärel saate oma täiustustega määrata uue tootmisprotokolli, mida hindate pidevalt võimalike muudatuste osas, et muuta see tõhusamaks.
18
Muutke planeerimisprotsess võimalikult kaasavaks. Kaizeni planeerimise ja otsuste tegemisega peaksid tegelema kõik protsessiga seotud inimesed, olenemata oma auastmest. See tagab, et inimesed, kes tunnevad protsessi kõige paremini, on valmis pakkuma võimalikke parandusi. See tähendab ka seda, et kõik on järkjärguliste muudatuste rakendamisel juba “pardal”.
19
Rakenda tegevuskava ja jälgi tulemusi. Hoidke protsessi õigel teel, tagades, et kõigil on ajakohastatud tööplaan või vajalike tegevuste loend ja iga etapi ajakava. Protsessi toimimise kontrollimiseks mõõtke täiustusi. Näiteks kui kasutate kaizenit tootmisprotsessi tõhusamaks muutmiseks, peaksite registreerima, kui palju aega hoitakse kokku ja mitu ühikut tunnis rohkem toodetakse. Nii saate kontrollida, kas rakendatavad muudatused viivad tegelikult oodatud paranemiseni. Kaizen nõuab protsessi pidevat hindamist. Kui olete esimese täiustusringi teinud, on aeg tagasi vaadata, et teha muudatusi või vaadata, milliseid muid toiminguid saaks parandada.