Kas raamatupidamis- või andmesisestusvea tõttu maksavad tööandjad vahel kogemata töötajatele üle. Kui see juhtub, on töötajal seadusest tulenev kohustus maksta tagasi talle enammakstud summa – nii nagu tööandja oleks kohustatud vahe tasa tegema, kui töötaja töötasu oleks lühike. Tavaliselt suhtuvad töötajad teavitamise korral olukorraga rahule, kuid kui töötaja otsustab olla keeruline ja keeldub enammakset tagastamast, peate võib-olla kasutama probleemi lahendamiseks muid vahendeid.
1
Arvutage enammakse. Niipea kui märkate võimalikku enammakset, peate üle vaatama töötaja palgaarvestuse ja sellega seotud dokumendid, et teha kindlaks, kui palju töötajale oleks tulnud maksta ning mis vahe on selle vahel, mida töötajale oleks tulnud maksta ja mida töötajale maksti. Proovige leida probleemi allikas, et saaksite selle parandada ja vältida selle kordumist. See aitab teil ka kindlaks teha, kas see oli ühekordne või on juhtunud mitme palgaga. Kui selgub, et töötajale on mitme palgatšeki jooksul enam makstud, peate määrama vea ilmnemise kuupäeva, et saaksite määrata enammakse suurus.
2
Saatke töötajale kirjalik teade. Kui teate täpset summat, mille töötajale enam maksti, saatke töötajale kiri, milles öeldakse, et talle maksti kogemata rohkem, ja esitage arvutus summa kohta, mille töötaja teile võlgneb. Kirjutage lühike ärivormingus kiri, milles teatage, et teie andmetel on töötaja oli ülemakstud. Loetlege konkreetne summa ja enammakset sisaldavate töötasude kuupäevad. Seadistage kuupäev ja kellaaeg, millal soovite kohtuda, et arutada töötaja võimalusi enammakstud summa tagastamiseks. võib-olla soovite lisada tõendi enammakse kohta või saate selle teabe töötajale tema nõudmisel edastada.Allkirjastage teatis ja märkige kuupäev, seejärel tehke sellest koopia töötaja personalitoimiku jaoks.
3
Arutage probleemi töötajaga isiklikult. Kui olete töötajale kirjalikult teatanud, leppige kokku temaga kohtumine, et selgitada välja, milliseid meetmeid saab teha juhusliku enammakstud summa tagasisaamiseks. Enne koosoleku toimumist vaadake üle oma osariigi seadused, mis käsitlevad töötasu mahaarvamist töötaja palgast. Tavaliselt lubatakse seda teha, kuid mitte ilma töötaja teadmata ja nõusolekuta.Leppige töötajaga kokku privaatne kohtumine, et rääkida erinevatest võimalustest enammakse tagasimaksmiseks.Kui töötaja väljendab vastumeelsust raha tagasi maksta, tuletage talle meelde, et teil on seaduslik kohustus raha tagastada, nagu teil on kohustus neile maksta, kui nende palk on lühike.
4
Laske töötajal allkirjastada enammakse tegemise kinnitus. Töötajalt allkirjastatud kirjaliku kinnituse saamine kaitseb teid juhul, kui peate ilma tema nõusolekuta töötaja tšekist enammakse katteks raha maha arvama. Kirjalik kinnitus kaitseb teid ka siis, kui töötaja väidab, et võtsite tulevastest palgatšekkidest liiga palju välja. . Veenduge, et lisate enammakstud summa kinnitusvormile. Tehke koopia, et töötaja saaks oma dokumentide jaoks säilitada, ja säilitage originaal töötaja personalitoimikus koos oma esialgse teatisega.
5
Korraldage enammakse mahaarvamine tulevastest palgatšekkidest. Kui töötaja ei saa raha kohe tagasi maksta, võite saada tema nõusoleku võtta järgmisest palgast raha välja, et katta enammakstud summa. Föderaalseadus lubab teil kogu summa pangast välja võtta. töötaja järgmine palk, isegi kui see summa väheneks miinimumpalgaks või töötundideks, mida töötaja peab maksma. Mõned osariigid piiravad aga summat, mille saate igalt palgatšekilt välja võtta. Olenevalt töötajale enammakstud summast võib see tähendada, et peate vahe korvamiseks võtma mitmest palgatšekist väiksema summa. Samuti võib teil olla võimalik töötajaga kokku leppida, et igalt palgatšekilt teatud summa välja võtta. kuni enammakse tagastamiseni ilma töötajale rahalisi raskusi tekitamata.Kui sõlmite töötajaga kokkuleppe, siis veenduge, et saate selle kirjalikult. Allkirjastage see ja laske töötajal allkirjastada, seejärel tehke töötaja jaoks koopia ja säilitage originaal. Pidage meeles, et te ei saa seaduslikult nõuda töötajalt võlgnetava summalt intressi, olenemata sellest, kui kaua teil kulub ülejäägi sissenõudmiseks.
6
Kaaluge muid võimalusi. Kui töötaja keeldub raha tagasi maksmast või tekitab raskusi, peate võib-olla töötaja üles ütlema või isegi kohtusse kaevama, et saada tagasi kogemata enammakstud raha. Töötaja lõpetamisel raha tagasi ei saa, küll aga ähvardab oht. ülesütlemine võib julgustada töötajat olema veidi koostööaldis – eriti kui tuletate talle meelde, et see on ülesütlemine põhjustel, mis võib tähendada, et tal ei ole õigust töötushüvitistele. Kui töötaja keeldub summat tagastamast, ülemakstud, peetakse seda tehniliselt varguseks. Raha tagasinõudmiseks võite esitada hagi tsiviilkohtusse, kuid olenevalt enammakstud summast ei pruugi see olla seda väärt, arvestades ajainvesteeringut, advokaaditasusid ja kohtukulusid.Mõned osariigid ei luba äriüksustel hagi esitada. hagi väiksemate hagide kohtus. Kui aga teie osariik seda teeb ja enammakstud summa jääb alla väiksemate nõuete künnise, võib see olla kiirem viis oma raha eest kohtumääruse saamiseks. Pidage meeles, et isegi kui saate kohtumääruse, peate ikkagi jõustama. kohtuotsus. Üks levinumaid rahaotsuste jõustamise meetodeid on palkade garneerimine.
7
Säilitage täpset arvestust. Juhuslikud enammaksed on tõenäolisemad, kui töötajad saavad puhkuse või haiguslehe raha. Nii töötajad kui ka tööandjad saavad aidata neid enammakseid vältida, kontrollides perioodiliselt töötundide kogunemist. Kui taotlete puhkust, kontrollige enne taotluse rahuldamist kõiki kirjeid, et veenduda, et töötajal on taotluse katmiseks piisavalt aega. kontrollige enne taotluse oma palgaarvestusosakonnale töötlemiseks edastamist. Kui saadetakse vale tasustatud tundide arv ja seda tuleb seejärel muuta, võib see põhjustada enammaksmise. Töötajana kontrollige regulaarselt oma palganumbrit, et veenduda, kas teie kogunenud aega arvestatakse õigesti. Kui näete viga või arvate, et olete kogunud rohkem (või vähem) aega, kui on loetletud, andke sellest oma juhile või personalitöötajale teada.
8
Teavitage muudatustest koheselt personali. Kui töötaja viiakse üle teise osakonda või vahetusse, võib see muudatus kaasa tuua üle- või alamakse. Sel põhjusel tuleks palgaarvestusandmeid ajakohastada, et muudatus kajastuks esimesel kohaldataval palgatšekil.Kui seda veel pole, looge tõhus sidesüsteem muudatuste edastamiseks. Palgaarvestuse muudatuste töötlemise eest peaks vastutama üks inimene. , nii et teine töötaja ei võtaks tehtud muudatust kogemata tagasi ega sisestaks muudatust mitu korda. Kaasake kinnitusprotsess, et teie palgaarvestusosakond teavitaks muudatuste tegemisest nii muudatust taotlenud juhti kui ka kaasatud töötajat. kuupäevast, mil need jõustuvad.
9
Kontrollige regulaarselt palgaarvestust. Regulaarsed auditid võivad paljastada probleeme, mis jäid tähelepanuta, näiteks töösuhte lõpetanud töötaja, kes sai lisapalka, või ajakaardi lahknevused, mis võivad põhjustada võimalikke maksevigu. Seadke sisse rutiinne auditisüsteem ja määrake auditeerimise ülesanne töötajale, kes seda ei tee. haldage regulaarselt palgaarvestust.Kui auditi käigus avastatakse viga, parandage probleem kohe ja tehke kindlaks, kui palju üle- või alamakseid tehti, et saaksite olukorra parandada.Töötajaid tuleks teavitada auditi käigus avastatud vigadest, isegi kui viga ei mõjuta saadud või saadavat rahasummat.