Motivatsioonikirja nõrk ja poolik lõpp võib panna tööandja mõtlema, kas sa tõesti sobid sellele tööle. Teisest küljest võib hästi kirjutatud positiivne lõpumärkus viia otse intervjuuni. Viimane lõik peaks sisaldama tänusõna, tugevat lõpulauset ja teavet järgmiste sammude kohta. Lugege edasi, et õppida, kuidas kirjutada suurepärast kaaskirja lõppu.
1
Muutke natuke isiklikumaks. Mõelge põhjalikult, miks te seda tööd soovite. Millise tõese väite saate selle kohta, miks arvate, et see on teie jaoks õige koht ja miks peaks ettevõte teid palkama? Autentsus on võtmetähtsusega, kui soovime aidata oma kaaskirjal kõigi teiste seast eristuda. Pole vaja minna liiga isiklikuks ega emotsionaalseks, kuid südamlik joon selle kohta, miks sa sellele tööle sobid, on asjakohane. Kui ütlete midagi sellist, nagu “Võimalus teie kontoriga liituda oleks suurepärane võimalus”, ei kahjusta see teie võimalusi.
2
Kaaluge eelmiste lõikude esiletõstmise või kahe lisamist. Milline teave teie kaaskirjas kvalifitseerub teid selle töö jaoks kõige enam? Viimane lõik on teie viimane võimalus kuulutada, kui täiuslikud on teie oskused ettevõtte jaoks, kuhu kandideerite. Kuid ärge korrake sama teavet. Olge veidi täpsem kogemuste või kvalifikatsioonide osas, mis muudavad teid selle rolli jaoks sobivaks. Võite viidata ettevõtte missioonile. See on hea strateegia, sest see näitab, et mõistate, mida ettevõte teeb ja et soovite olla osa organisatsioonist. Ettevõtte silmapaistvale mainele viitamine ei kahjusta ka teie muudatusi. Mõned inimesed võtavad ka riski ja lisavad oma kaaskirja lõppu veidi elegantsi. Kui kavatsete nalja teha või kasutada värvikat keelt, on teil võimalus potentsiaalse tööandja välja lülitada. Kuid teisest küljest võib naljakas olemine olla lihtsalt pilet. Ükskõik mida, veenduge, et teie kaaskirja lõpp ühtiks teie kaaskirja üldise tooniga.
3
Näidake oma entusiasmi ja enesekindlust. Järeldus on teie võimalus korrata oma põnevust töö üle ja oma võimet seda tööd hästi teha. Näiteks võite kirjutada: “Olen väga põnevil võimalusest anda teie ettevõttesse kohene ja väärtuslik panus.â€
4
Korrake, kuidas panustate ettevõttesse. Tuletage tööandjale meelde, kuidas teie oskused ettevõttesse üle lähevad ja kasutusele võetakse. Mida ettevõttesse kaasa tood? Keskenduge sellele, kuidas ettevõte teid palkades paraneb, mitte sellele, kuidas saate sellest kasu. Näiteks võite kirjutada: “Minu professionaalsed turundusoskused koos minu kirega teie toodete vastu võimaldavad mul aidata ärisegmenti kasvatada. â€
5
Märkige kõik korpused. Teie avaldus võib nõuda CV, näidiste kirjutamise või muude materjalide saatmist koos kaaskirjaga. Märkige, et lisate need ümbrikusse või lisate saadetavale meilile. “Minu CV on lisatud” või “Ma lisan oma CV” on mõlemad head viisid selle esitamiseks. Kui lisate soovituskirjad, mis saadetakse teie viidete alusel eraldi, võite kirjutada: “Soovituskirjad dr Patricia Smithilt ja Dr Joseph Johnson saabub eraldi katte all.â€
6
Küsi intervjuud. Enamik taotlejaid ei ütle selgesõnaliselt, et nad sooviksid tööintervjuu. Kuid mõned eksperdid arvavad, et saate suurema tõenäosusega intervjuu, kui seda küsite. Näiteks võite kirjutada: “Palun helistage mulle numbril (teie telefoninumber), et kokku leppida intervjuu teile esimesel võimalusel.â€
7
Kirjeldage järgmist sammu. Sõltuvalt teie ettevõtte kontaktandmetest kirjutage, et võtate järgmisel nädalal telefonikõne või e-kirjaga ühendust, et tagada teie taotluse kättesaamine. Öelge tööandjale, et saate sel ajal vastata ka eelküsimustele. Kaasake seda tüüpi tegevus, mida algatusvõime näitamiseks ette võtate. See aitab ka teie taotlusega edasi liikuda. Näiteks kirjutage: “Järgmisel nädalal helistan oma avaldusele telefonikõnega.” On väga oluline, et järgiksite kaaskirjas antud lubadust. kui ütlete, et kavatsete oma taotlust jälgida, tehke seda. Samuti on oluline märkida, et ettevõte ei taotle telefonikõnede päringuid. Kui see on nii, saatke selle asemel e-kiri.
8
Aitäh tööandjale. Tänan lugejat alati tema aja ja tähelepanu eest. See näitab, et olete viisakas ja austate tema aega, mis on kiires töökeskkonnas väga väärtuslik.
9
Valige lõpusõna või termin. Kui kirjutate ärikirja, on teie lõpusõna või termini valikud piiratud, kuid peaksite siiski hoolikalt valima. Veenduge, et sulgemine oleks kooskõlas teie kirja tooniga ja sobiks selle ettevõtte tüübiga, kuhu kandideerite.” Lugupidamisega” ja “Lugupidamisega” on vanad standardid, mida sobib kasutada iga tööandja jaoks. “Parimate soovidega” või “Parimate soovidega” kasutatakse tänapäeval sageli äriolukordades ja mõlemad on kindlad panused. “Soojalt” või “Tänuga” on vähem levinud, kuid kui teate inimest, kes on oma kirja lugedes võite valida ühe neist valikutest. Ärge kasutage neid, kui kirjutate kellelegi, kellega te pole kunagi kohtunud. Suuretähtedega kirjutage ainult fraasi esimene sõna ja lõpetage fraas komaga.
10
Sisestage ja allkirjastage oma nimi. Jätke neli rida tühjaks ja tippige seejärel oma nimi. Kui see on asjakohane, lisage ka oma pealkiri. Lisage oma allkiri sisestatud nime kohale. Allkirjastage hea kvaliteediga sinise või musta tindiga pliiatsiga. Kui saadate elektroonilist kaaskirja, on siiski hea lisada oma kirjalik allkiri. Digiallkirja saate luua, allkirjastades paberi, skannides selle arvutisse ja luues digitaalse pildifaili. Kleepige see pilt oma kirja allkirjaalale.
11
Lisage oma telefoninumber ja e-posti aadress. Lisage oma nime alla uuesti oma telefoninumber ja e-posti aadress. Kuigi olete lisanud oma kontaktandmed kaaskirja päisesse, peaksite seda teavet kordama, et tööandja leiaks selle hõlpsalt üles. Kui olete kirjutanud rohkem kui ühe lehekülje, on eriti oluline lisada kontaktnumber või e-posti aadress. Seejärel on teie number otse teie nime kõrval ja see on hõlpsasti leitav.
12
Märkige allkirjaploki all olevad korpused. Ametliku ärikirja jaoks peate lugejale ütlema, et kirjal on lisad. Peaksite need mainima kirja põhiosas, kuid märkige ka, kirjutades allkirjaploki alla “Kaasas” või “Encl.”. Tavaliselt kirjeldatakse igat korpust standardsetes ärikirjades: “Kambrid (2) : Jätka, kirjutamise näidis.â€
13
Lugege oma kiri läbi. Oluline on tagada, et teie kaaskirjas poleks vigu. Kui teie kaaskirjas on õigekirja- ja/või grammatilisi vigu, ei saa te väljendada, et pöörate tähelepanu detailidele ja professionaalsust. Kammige kiri hoolikalt vigade suhtes läbi. Paluge kellelgi teisel ka teie kiri läbi lugeda. See inimene võib tabada vea, mida te ei näinud.
14
Teisendage oma fail PDF-iks. Paljud töötaotlused nõuavad kirjade saatmist e-posti või töötaotluste veebisaidi kaudu. Hea mõte on teisendada tekstitöötlusdokument PDF-iks. Nii manustate kogu vorminduse ja teie dokument ei näe avamisel vale välja.
15
Saatke oma kaaskiri nõutud viisil. Tööandja täpsustab, kuidas ta soovib materjale saada. See võib olla paberkandjal posti teel, töötaotluse veebisaidi või e-posti teel. Olenemata kättetoimetamisviisist järgige kindlasti tööandja juhiseid. Kui saadate tööavalduse meili teel, võite lisada oma kaaskirja e-kirja sisusse või lisada selle manusena. Kui lisate selle eraldi dokumendina, kirjutage e-kirja sisusse lühike kaaskiri, et ennast lühidalt selgitada.