Raamatupidamissüsteemi muutmine või täiendamine on suurepärane viis finantsteabe automatiseerimiseks ja tõhusama infrastruktuuri loomiseks, eriti kui liigute pearaamatu stiililt tarkvarapõhisele raamatupidamissüsteemile. Raamatupidamistarkvara või -süsteemide edukat juurutamist peaks juhtima projektijuht, kes suudab pühendada aega teie raamatupidamissüsteemi valikule, et tagada teile valikuvõimalus koos ulatusliku koolituse ja tehnilise toega. Õppige raamatupidamissüsteemi juurutama.
1
Valige oma uus raamatupidamissüsteem hoolikalt. Võite palgata välise raamatupidaja, kes vaatab üle oma finantsprotseduurid ja soovitab muudatusi, mis võiksid ettevõtet aidata. Vaadake iga muudatuse eelised üle oma raamatupidamis- või raamatupidamisosakonnaga, sest nemad peavad sellega igapäevaselt töötama. Enne üleminekut veenduge, et teil on juhtkonna ja raamatupidamisosakonna toetus. Ettevõtteüleseid muudatusi on raske teha ilma teisi koolitavate inimeste heakskiiduta.
2
Määrake juurutusprotsessi juhtima projektijuht. Sellel inimesel peaks olema laialdased kogemused kogu ettevõtte projektidega. Raamatupidamis- ja raamatupidamisosakondade tundmine võimaldab neil mõista vajaminevat eelarvet, ressursse ja tuge.
3
Looge eelarve ja ajakava. Arvestussüsteemide muutmine eeldab investeeringuid juhti, töötaja aega, koolitusmaterjale ja palju muud. Koostage oma projektijuhi ja raamatupidamisosakonnaga realistlik ajakava.
4
Kavandage uus raamatupidamissüsteem. Kui olete valinud, millist raamatupidamissüsteemi te kasutate, peate selle oma vajadustele vastavaks kohandamiseks võtma aega. Vajalike funktsioonide valimiseks pidage nõu selle ettevõtte disaineritega, kust te selle ostate.
5
Koostage koolitusprogramm. Uurige oma praegust infrastruktuuri ja koostage iga raamatupidamistarkvaraga töötava osakonna jaoks erinev koolitusplaan. Kui raamatupidamisprogramm ei anna teile koolitusjuhendit, konsulteerige tehnilist kirjutamist käsitleva ettevõttega, et pakkuda teile täpset juhendit.
6
Ehitage pilootarvestussüsteem. Teie töötajad saavad seda süsteemi katsetada, kuid teil peaks siiski olema võimalik soovitada muudatusi edukamate protseduuride jaoks. Mõned ettevõtted loovad väikesed moodulid ja töötajad saadavad tagasisidet protsessi alguses.
7
Koolitage oma töötajaid süsteemi kasutamise kohta. Kui palju inimesi on vaja koolitada, võiksite seda teha eraldi lainetena. Kasutage nende koolitamiseks pilootsüsteemi.
8
Tehke muudatused ja aktsepteerige raamatupidamissüsteemi. Kui tarkvara või finantsettevõte on süsteemi seadistanud, võite alustada oma lõpliku rakendamise ajakava. Migreerige andmed oma vanast raamatupidamissüsteemist uude süsteemi. Seadistage protseduurid ajalooliste andmete migratsiooniprobleemide puhuks. See on teie juurutamise äärmiselt oluline osa ja raamatupidamissüsteemi pakkuja peaks olema valmis, et tagada süsteemi täielik toimimine.
9
Alustage üleminekut. Alustage finantsosakondadest ja alustage kogu ettevõtte jaoks. Varuge oma töötajate tööpäeva jooksul lisaaega uue süsteemi õppimiseks.
10
Seadistage tugiprotseduurid. Võtke ühendust ettevõttega, kust ostsite raamatupidamistarkvara, ja looge täienduskoolitusi kõigile, kes vajavad rohkem abi.Paljud ettevõtted pakuvad pideva toe saamiseks veebiseminare või rühmaseansse. Arvestage seda väärtuslikku funktsiooni, kui valite oma uue raamatupidamissüsteemi.