Juhiste komplekt peaks aitama lugejal ülesannet kiiresti, tõhusalt ja edukalt täita. Oluline on esitada kõik üksikasjad. Väljajätmised või vead võivad lugejat häirida. Järgmiste juhiste abil saate koostada juhised.
1
Tunne oma publikut. Esimene asi, mida juhiste kirjutamisel teha, on oma publikut tunda. Kellele sa kirjutad? Kas need inimesed on eksperdid või algajad? Publiku tundmine aitab teil valida sõnu, üksikasjalikkuse taset ja viisi, kuidas juhiseid üles ehitate. Näiteks kui selgitaksite professionaalsele kokale, kuidas kooki küpsetada, ei peaks te selgitama, kuidas kooki kokku voltida. koostisained, miks on oluline munad toatemperatuurile tõsta või mis on universaalse ja isekerkiva jahu erinevus. Kui selgitasite seda kellelegi, kes ei tea, kuidas süüa teha, võivad need määratlused ja selgitused teha vahet heal ja kehval koogil. Olge ettevaatlik ja ärge kohtlege publikut asjatundjana. See tagab, et teie juhised on alati selged ja neid saab järgida.
2
Tehke kindlaks kõik vajalikud tööriistad. Enne alustamist soovite kindlasti selgelt öelda, mida on vaja juhiste edukaks täitmiseks. See võib olla koostisosade loend või tööriistade rühm.
3
Täitke ülesanne. Üks suurepärane viis selgete juhiste saamiseks on protsess ise läbi teha. Nii saate konkreetsed sammud üles kirjutada. Kui proovite midagi mälu järgi teha, ei pruugi kõik meelde jääda. Seejärel laske see ülesanne täita kellelgi teisel. Küsige neilt tagasisidet segadusttekitavate või ebaselgete sammude kohta. Olge ettevaatlik, et mitte midagi välja jätta. Kui jätate olulised sammud vahele, muudate lugejal ülesande täitmise võimatuks. Samuti veenduge, et te ei kirjutaks samme valesti. Näiteks kui ütlete: “Sega koostisained mikseriga. Asetage 350 kraadisesse ahju,” võib lugeja arvata, et paned segamisnõu ahju. .
4
Hoidke see lihtne. Tõhus juhendamine on lihtne. Ärge kasutage pikki, kaasatud lõike. Selle asemel kasutage lühikesi selgeid lauseid, täppe ja visuaalseid abivahendeid.
5
Kasutage aktiivseid sõnu. Juhised peaksid olema täis aktiivseid kirjeldavaid sõnu. Alustage oma samme tegevusverbidega. See annab lugejale selge tegevuse, mida teha. Iga samm tuleks lugeda käsuna ja kasutada käskivat meeleolu. Määratlemisel või selgitamisel kasutage võimalikult palju kirjeldavat keelt. Näiteks öelge “Lisa kaks muna” asemel “Koogisegusse tuleks lisada kaks muna”.
6
Lisage ainult vajalik teave. Lisateabe lisamisel veenduge, et lisate ainult vajaliku. Küsige endalt: “Kas lugeja peab teadma seda määratlust, et juhiseid mõista?” või “Kas lugeja vajab seda nõuannet selle ülesande edukaks täitmiseks?” Hoiduge tarbetu teabe lisamisest. Tarbetud määratlused, näpunäited, sammud või teave võivad teie lugejad segadusse ajada, muutes juhiste järgimise keeruliseks.
7
Pöörduge lugeja poole. Juhiseid kirjutades tuleks pöörduda lugeja poole. Tehke seda sõna “sina” abil. See aitab lugejal isiklikult sammud läbi viia.
8
Ole täpne. Juhiste kirjutamisel olge võimalikult täpne. Kirjeldage täpselt, mida nad teevad. See hõlmab seda, millises suunas nad mutrivõtit keeravad, mitu jalga nad kõnnivad või milline peaks koogi konsistents pärast valmimist välja nägema. Andke kõik mõõdud täpselt. Kui kellelgi on vaja 5/8-tollist tahvlit maha lõigata, öelge seda. Näiteks kui küpsetate kooki, ärge oodake 4. toiminguni, et öelda: “Enne koostisosade segamist sõeluge jahu ja tooge munad toatemperatuurile.”
9
Kasutage järjestuse ja aja üleminekuid. Üleminekud aitavad astmeid omavahel ühendada. Samuti aitavad need ideid seostada. Juhistes kasutate järjestuse ja aja üleminekuid. See aitab lugejal mõista samm-sammult juhiseid. Mõned levinumad üleminekud on: esimene, järgmine, siis, lõpuks, pärast, enne.
10
Kaasa sissejuhatus. Enne kui hakkate juhiseid üksikasjalikult kirjeldama, peate andma lugejale lühikese sissejuhatuse. See sissejuhatus selgitab, mida lugeja peaks suutma pärast juhiseid teha. Samuti annab see ülevaate protseduurist. See peaks olema kirjutatud selges ja lihtsas keeles.Märkige juhiste eesmärk, kes peaks juhiseid lugema ja millises olukorras võib protseduuri vaja minna.Võite rääkida sellest, mida protseduur ei tee.Taustateavet saate esitada ka sissejuhatus. Sissejuhatuses võib mainida hoiatusi või olulist teavet, mida on vaja enne, kui lugeja protsessi alustab. Kuid pidage meeles, et enamik inimesi jätab sissejuhatuse vahele, seega ärge pange sissejuhatusse midagi olulist, mida te mujale ei pane. Näiteks “Need juhised annavad teavet šokolaadikoogi küpsetamise kohta. Esimeses jaotises selgitatakse, kuidas Kombineerige märjad ja kuivad koostisosad ning teises osas selgitatakse, kuidas õigesti küpsetada.” #Pane toimingud järjestikku. Juhised peavad olema kindlas järjekorras. Ülesanded peaksid loogiliselt üksteise järel järgnema. 1. samm tuleb lõpule viia, enne kui saate 2. sammu juurde liikuda. Organisatsioon on juhiste kirjutamisel keskse tähtsusega. Kui pole vahet, millises järjekorras midagi tehakse, alustage kõige olulisemast.
11
Korraldage oma sammud eeldusteks. Juhised koosnevad järjestikustest omavahel seotud ülesannetest. Enne juhiste kirjutamise alustamist peate otsustama, millised sammud on eeltingimuseks. See tähendab, et peate otsustama, mida peate üldise ülesande täitmiseks kõigepealt tegema. Näiteks kui küpsetate kooki, peate enne koogi valmimist kuumutama ahju, segama koostisained ja valmistama glasuuri. .
12
Jagage juhised eraldi ülesanneteks. Enamik juhiseid sisaldab mitut ülesannet, mis tuleb protseduuri lõpetamiseks täita. Juhendi jagamine iga ülesande jaoks eraldi osadeks aitab juhendit lugeda selgelt ja lugeja jaoks võimalikult lihtsalt. Näiteks kui töötate autoga, peate enne mootori juurde asumist tegema erinevaid asju. Peate asetama auto tungraua peale, eemaldama muud autoosad või eemaldama katted. Kõik need ülesanded nõuavad oma juhiste komplekti. Peaksite iga ülesande jaotama eraldi osaks, millel on oma kordumatu juhiste komplekt. Need osad, nagu ka sammud, on järjestikuses järjekorras. Mootori katet ei saa eemaldada enne auto tungrauaga tõstmist või seda blokeeriva osa eemaldamist. Osad tuleks loetleda nende täitmise järjekorras. Proovige hoida iga ülesanne umbes 10 sammu. Kui läbite 10 sammu, leidke teine ülesanne või osa, millesse protseduur katkestada. See aitab inimestel tagasi minna ja oma edusamme jälgida. Nad saavad teada, kui nad on osa edukalt läbinud. Lisaks saavad nad vea korral tagasi pöörduda ja selle parandada, ilma et peaksid kogu juhiseid uuesti tegema.
13
Märgistage iga ülesanne selgelt. Et aidata lugejal juhiseid mõista, märgistage kõik juhiste jaotised selgelt. Ülesande pealkiri peaks kokku võtma, mida see konkreetne ülesanne või osa hõlmab. Lugeja peaks enne alustamist mõistma ülesannet, mida ta õpib tegema.
14
Asetage üks samm ühte lausesse. Sammude laused peaksid olema lühikesed ja sisaldama ainult ühte sammu lause kohta. See tagab, et jagate ülesande eraldi toiminguteks, selle asemel, et teha iga samm mitme toiminguga. Kui etapil on seotud toiming, mis tuleb koos lõpetada, selgitage neid samas lauses nende järjestuses. Näiteks “Enne koogi pannile valamist katke pann küpsetusspreiga” või “Katke pann küpsetusspreiga. Seejärel valage kook pannile.”
15
Pakkuge jälgitavaid samme. Üks oluline juhiste võti on aidata teie lugejal oma edusamme jälgida. Esitage alamtoimingud, mis võimaldavad neil näha, et nad on midagi õigesti teinud. See võib välja näha selline: “Kui teil on ___________, näete _________.” Näiteks “Kui kook on valmis, torgake keskele hambaork. Kui hambaork tuleb puhtana välja, on kook valmis.”
16
Kaasake kõik alternatiivsed sammud. Mõne sammu puhul võib sama asja tegemiseks olla mitu võimalust. Selgitage kindlasti selle sammu erinevaid viise. Kui on tingimusi, mis teatud olukorras muudavad ühe sammu paremaks, arutage seda kindlasti. Kui üks samm on lihtsam, odavam või tõhusam, siis selgitage kindlasti, et .
17
Vajadusel kasutage alamsamme. Mõne protseduuri puhul peate võib-olla selle alametappidega edasi jagama. Alamastmeid tuleks kasutada ainult siis, kui need on liiga väikesed, et neid enda sammuks pidada. Alamsammud aitavad jaotada etapi eraldi osadeks või sündmuste jadadeks. Lisage alametappidele täiendavat teavet. See teave annab teile toimingu kohta lisateavet, näiteks milline võib midagi välja näha enne ja pärast või miks see samm on oluline.
18
Pange hoiatused ja tingimused algusesse. Kui lugejal on asju, mida peab teadma, tegema või mõistma enne ülesandega alustamist, öelge talle see kindlasti toimingu alguses.
19
Probleeme ette näha. Mõelge kohtadele, kus teie lugejatel võib probleeme tekkida. Seejärel pakkuge tõrkeotsingu nõuandeid. Võite tuua ka näiteid asjadest, mis võivad valesti minna, kui nad on toimingu valesti sooritanud. See samm on äärmiselt oluline. Kui olete juhised ise täitnud, teate juba, kus võib probleeme tekkida. Sellepärast on oluline juhiseid kirjutades protsess läbi teha.
20
Lõpetage juhised. See on väga oluline. Mõned juhised ei ole täielikud, kui lüüakse viimane nael või kook ahjust välja tuleb. Mõelge, mida inimene veel tegema peab. Kui suudate mõelda “mis nüüd?” teil on veel muid samme lisada.
21
Vormindage juhised. Juhiseid kirjutades vormindage need kindlasti selgelt. See aitab lugejal mõista, kuidas juhiseid lugeda ja mitte segadusse sattuda.Kasutage juhiste iga diskreetse osa märgistamiseks pealkirju.Kasutage toimingute järjestuses loetlemisel numbreid.Kasutage täppe alternatiivide, lisateabe või muu loendi all olevaks loetlemiseks. sammud. Eraldage sammud visuaalselt. Erinevuste näitamiseks asetage sammude vahele tühik.
22
Valige tõhus pealkiri. Juhendi pealkiri peaks andma täpse ülevaate sellest, mida juhised selgitavad. Näiteks “Juhised munavaba šokolaadikoogi küpsetamiseks” on palju täpsem kui “Šokolaadikook”.
23
Vajadusel kasutage visuaale ja diagramme. Mõned juhised nõuavad diagramme, pilte, diagramme või muid visuaalseid abivahendeid. Vajadusel täiendage juhiseid nende visuaalidega. Visuaalid peaksid kordama proosas olevaid ideid, mitte esitama uut teavet. Visuaalid on lisamaterjal. Veenduge, et visuaal oleks proosa lähedal. See peaks asuma astme kohal, all või kõrval.