Perekonna- ja tervisepuhkuse seadus (FMLA) annab abikõlblikele töötajatele perekondlikel või meditsiinilistel põhjustel igal aastal kuni 12 nädalat palgata puhkust. Üldiselt peate järgima FMLA-d, kui teil on vähemalt 50 töötajat, kes on eelmisel aastal töötanud vähemalt 20 nädalat. Seadust jõustab föderaalne tööministeerium (DOL), mis pakub eeskirju ja standardeid, mis aitavad teil seaduse nõuetest kinni pidada.
1
Lisage oma töötaja käsiraamatusse FMLA teave. Teie töötajate käsiraamat peaks pakkuma põhiteavet selle kohta, mida FMLA hõlmab, kuidas puhkust taotleda ja kuidas FMLA taotlused mõjutavad muid hüvitisi, mida teie töötajatele võidakse pakkuda. Kui olete FMLA-ga hõlmatud, saavad teie töötajad hüvitisi, kui nad on töötanud ettevõttes. vähemalt 1250 tundi 12 kuu jooksul. FMLA puhkuse põhjused on lapse sünd, tõsine terviseseisund, mis muudab töötaja töövõimetuks või vajadus hoolitseda tõsise tervisehäirega lähima pereliikme eest . Selle nõude täitmiseks võite kasutada DOL-i FMLA teabelehte. See teabeleht on allalaadimiseks saadaval aadressil http://www.dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs28.htm.DOL-is on ka töötajate juhend, mis selgitab FMLA-d ja vastab mõnele korduma kippuvale küsimusele abikõlblikkuse, õiguste, ja kasu. Juhendi saate alla laadida aadressilt http://www.dol.gov/whd/fmla/employeeguide.pdf. Teie või töötaja võite valida, kas asendate FMLA puhkuse asemel kogunenud tasustatud puhkuse. Kui soovite sellist asendust teha, tuleks see nõue lisada teie töötaja käsiraamatusse.
2
Koolitage juhte ja juhendajaid puhkusetaotluste käsitlemiseks. Kuna töötajad ei pea FMLA alusel puhkust taotlema, peavad teie järelevalvetöötajad teadma, mida FMLA hõlmab ja kuidas neid taotlusi ära tunda. Vaadake vormid ja nõutavad teatised üksikasjalikult üle, et juhid ja juhendajad teaksid, kuidas teavitada. FMLA nõutud ja selle teate esitamise tähtajad. Teie juhid ja juhendajad peaksid teadma, kuidas arvutada 12-kuulist puhkuseaastat FMLA jaoks. Tööandjana saate valida ühe neljast meetodist, kuid valitud meetodit peate rakendama järjepidevalt – mõnele töötajale ei saa valida ühte ja teistele teist meetodit. Üldjuhul võite mõõta 12-kuulist perioodi. kasutades kalendriaastat, fikseeritud 12-kuulist “puhkuseaasta” perioodi, 12-kuulist perioodi, mõõdetuna alates kuupäevast, mil töötaja esimene FMLA-puhkuse periood algab, või perioodi, mis mõõdetakse alates esimesest kuupäevast, mil töötaja kasutab FMLA-puhkust.
3
Kuvage töökohal vajalikud plakatid. DOL-il on plakatid, mis annavad põhiteavet töötajate FMLA-st tulenevate õiguste kohta, mida tuleb kuvada kõigil kaetud töökohtadel. Plakatil selgitatakse FMLA sätteid ja öeldakse töötajatele, kuidas esitada DOL-ile kaebus, kui nende tööandja seadust rikub. Peate pange plakat välja kohas, kus töötajad ja taotlejad saavad seda hõlpsasti näha ja lugeda, ning see peab jääma üles ka siis, kui teil ei ole praegu ühtegi töötajat, kellel on õigus saada FMLA puhkust. Plakati koopia saate alla laadida ja printida aadressilt http://www.dol.gov/whd/regs/compliance/posters/fmla.htm.Kui teie töötajad ei valda inglise keelt, peate esitama plakati keeles, milles nad kirjaoskavad.
4
Pidage täpset ja täielikku palgaarvestust. FMLA kohaselt peavad teie palgaarvestuse andmed vastama samadele standarditele, mis on sätestatud õiglaste tööstandardite seaduses (FLSA). Palgaarvestus peavad sisaldama identifitseerivat teavet, palgamäära, hüvitise tingimusi, töötunde, muid hüvitisi ja igaühele makstud koguhüvitist. töötaja.Kui töötaja naaseb FMLA puhkuselt, tuleb ta taastada kas samale töökohale või tööle, mis on töötasu, hüvitiste ja muude töötingimuste osas praktiliselt identne. Täielikke dokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat. .
5
Looge FMLA-failid, kui taotletakse puhkust. Kui töötajad kasutavad FMLA-st tulenevaid õigusi, hoidke dokumente ühes kohas.Teie toimik peaks sisaldama FMLA-puhkuse kuupäevi ja kellaaegu, samuti kõiki muid töötajate hüvitisi või kasutatud puhkusetunde.Igal töötajal on õigus saada ainult 12-nädalast puhkust. 12-kuulise perioodi kohta. Vastutate iga töötaja kohta täpse arvestuse pidamise eest, et teaksite, kui palju puhkust tal on taotluse esitamisel. Kaasake kõik töötaja kirjalikud taotlused, samuti kõigi töötajale tema kohta saadetud teadete koopiad. puhkust. Teil on lubatud nõuda arstlikku tõendit töötaja seisundi kohta. Kui taotlete meditsiinilist tõendit, peate andma töötajale selle esitamiseks 15 päeva. Kui vajate teatud perioodi olekuvärskendusi või tõendit töötaja sobivuse kohta tööle naasmiseks, lisage nende aruannete koopiad koos oma muude FMLA paberitega. Kõik meditsiinilise läbivaatusega seotud dokumendid töötaja või töötaja pereliikmete tõendeid või haiguslugu tuleks hoida konfidentsiaalsete dokumentidena eraldi muudest FMLA dokumentidest.
6
Dokumenteerige kõik FMLA vaidlused. Kui keeldute töötaja FMLA taotlusest, veenduge, et keeldumise põhjused oleks dokumenteeritud ja kõik täiendavad paberitööd säiliksid. Töötajad võivad DOL-ile esitada erahagi või kaebuse, kui nad ei ole teie vastusega FMLA taotlustele rahul. Vajate seda dokumentatsiooni oma tegevuse kaitsmiseks, eriti kui keeldusite töötaja puhkusest. Pidage meeles, et FMLA nõuab, et kõik töötajatele saadetud teated oleksid kirjalikud ja edastataks teatud aja jooksul. Kui töötaja ei nõustu teie tegevusega seoses tema puhkusetaotlusega, peate tõendama, et esitasite FMLA kehtestatud tähtaegade jooksul nõuetekohased teated.
#Uuendage personalifaile hüvitiste üksikasjadega. Iga töötaja toimik peaks sisaldama üksikasju tööandja antud hüvitiste kohta, mida ta on kogunud. Kui töötaja saab hüvitisi, näiteks kindlustust, tuleb neid säilitada, kuni töötaja on FMLA puhkusel. Võite nõuda, et töötaja jätkaks oma osa kindlustusmaksete maksmist ja töötaja vastutab selle eest korralduste tegemise eest. Selle FMLA nõude täitmiseks säilitage kõigi preemiate maksete kohta arvestus. Kui töötaja ei maksa puhkuse ajal kokkulepitud kindlustusmakseid, on teil ja kindlustusandjal õigus kindlustuskaitse katkestada. Kui töötaja ei naase pärast FMLA-puhkuse võtmist tööle, võib teil olla võimalik teie makstud kindlustusmaksed tagasi saada. puhkuse ajal.
7
Kaaluge töötajatelt kirjaliku teatise nõudmist. Kuigi FMLA seda ei nõua, võimaldab kirjaliku teate nõudmine teil kõik taotlused täpselt dokumenteerida ja säilitada täielikud andmed. Kui töötaja puhkusevajadus on mõistlikult etteaimatav, võite nõuda 30-päevast kirjalikku etteteatamist FMLA taotlusest. Kui vajadus ei ole etteaimatav, näiteks hädaolukorras, peab töötaja teile siiski võimalikult kiiresti teatama. Töötaja teatis peab sisaldama piisavalt teavet, et saaksite aru, et tema puhkus on FMLA-ga kaetud.
8
Hinnake töötajate puhkusetaotlusi viivitamatult. Kui töötaja taotleb puhkust, mis võib olla seotud FMLA-ga, on teil pärast taotluse saamist aega vastata vaid mõni päev. Kuna töötajad ei vastuta FMLA kasutamise kavatsuse märkimise eest, peavad kõik, kes töötaja puhkusetaotlusi regulaarselt vastu võtavad, teadma, kuidas Vaadake kiiresti üle töötaja taotlus ja tehke kindlaks, kas FMLA kehtib. Sõltuvalt teie ettevõtte suurusest võiksite kaaluda ühe juhi või juhendaja määramist, kes tegeleks kõigi FMLA taotlustega.
9
Vajadusel saatke määramisteated. Töötajaid, kes ei teata, et nad taotlevad puhkust FMLA alusel, tuleb teavitada, kui otsustate selle selliseks määrata. Töötajaid tuleb eelnevalt teavitada, kui nende taotletud puhkust arvestatakse FMLA aja sisse. Isegi kui saate hiljem teada, et töötaja võttis varem FMLA alusel kvalifitseeritud puhkuse, ei saa te tagasi minna ja seda tagasiulatuvalt FMLA puhkuseks määrata. Iga põhjuse kohta on 12-kuulise ajavahemiku jooksul vaja ainult ühte sellist teadet.
10
Esitage täielik kirjeldus töötajate õiguste ja kohustuste kohta FMLA alusel. Viie tööpäeva jooksul pärast töötaja taotluse esitamist peate saatma talle abikõlblikkuse teatise, milles kirjeldatakse töötaja ootusi ja kohustusi ning nende kohustuste täitmata jätmise tagajärgi. Üldjuhul peab see teatis näitama, kas töötajal on õigus saada FMLA. puhkus ja kui see ei ole kõlblik, lisage vähemalt üks põhjus. Näiteks kui palkate töötaja jaanuaris ja ta taotleb sama aasta augustis puhkust oma ema eest hoolitsemiseks, saadaksite talle abikõlblikkuse teatise, mis kinnitab, et ta ei ole abikõlblik. FMLA, sest ta ei olnud teie heaks 12 kuud töötanud. DOL-il on eelprinditud vorm, mille saate täita ja kasutada selle teatise nõude täitmiseks. Vormi saate alla laadida aadressilt http://www.dol.gov/whd/forms/wh-381.pdf. Õiguste ja kohustuste teatis peab sisaldama töötajal FMLA alusel saadaoleva puhkuse suurust, kui palju tema või tema taotletud puhkust arvestatakse FMLA õigusest ja mis tahes nõuetest, mis on seotud töötaja terviseseisundi tõendamisega, ravikindlustusmaksete tasumisega või tasustatud või kogunenud puhkuse asendamisega.