Access on relatsioonilise andmebaasi haldur, mis võimaldab importida oma süsteemi ühte või mitut Exceli andmebaasi, et saaksite ühisvälju nende vahel või nende vahel sobitada. Kuna üks Accessi fail võib sisaldada mitut Exceli tabelit, on programm ka suurepärane viis suure teabe koondamiseks või analüüsimiseks. Esmalt peate siiski importima Exceli arvutustabeli Accessi. Selleks on vaja vaid mõnda peamist sammu.
1
Avage arvutis mõlemad programmid. Peate ostma ja alla laadima Microsoft Office’i paketi, mis sisaldab nii Excelit kui ka Accessi. Saate seda teha veebis Microsofti saidi kaudu. Kui programmid on alla laaditud, klõpsake Windowsis “Start” ja valige “All Programs”.Klõpsake “Microsoft Office” ja seejärel valige “Access” (või “Excel”). rippmenüüst. Teil võib olla juba loodud Exceli tabel, mille keegi teine teile saatis või mille olete mujalt alla laadinud. Kui teie arvutis on Office, saate selle avada.
2
Puhastage oma Exceli arvutustabel enne selle Accessi importimist. See muudab selle lihtsamaks, kui teete enne Exceli arvutustabeli importimist Accessi mõned lihtsad toimingud. Peamine on see, et teie andmed peavad imporditud arvutustabelite vahel olema järjepidevad. Hea mõte on veenduda, et Exceli arvutustabeli esimene rida sisaldab teie veerupäiseid (või väljade nimesid) ning et need on väga selged ja kergesti mõistetavad. Näiteks inimeste perekonnanimesid sisaldava veeru puhul võiksite nimetada veeru päise/välja nimeks “perekonnanimi”. Olge selge ja täpne, sest see hõlbustab ühe Exceli lehe veerupäiste sobitamist teisega. Juurdepääs võimaldab linkida ühiseid välju kahe või paljude arvutustabelite vahel. Oletame, et teil on Exceli leht, mis sisaldab palgaarvestust. See sisaldab inimeste ees- ja perekonnanimesid, aadresse ja palkasid. Oletame argumendi huvides, et soovite selle lehe Accessis sobitada teise Exceli lehega, mis sisaldab teavet kampaania rahastamise panuste kohta. Sellel teisel lehel on inimeste nimed, aadressid ja annetused. Access võimaldab teil eri veerupäiseid omavahel sobitada. Saate linkida nimede päised, et näha, millised samanimelised inimesed kuvatakse näiteks mõlemas andmebaasis.Skannige Exceli lehti ja veenduge, et igat tüüpi andmeid käsitletakse ühtemoodi, ja puhastage need enne Accessi importimist. See peab olema see, mida Access nimetab “relatiivseks”. Näiteks kui palgaarvestuse hüpoteetiline arvutustabel sisaldas ühes veerus eesnime, perekonnanime ja keskmist initsiaali, kuid teine arvutustabel sisaldas eraldi veergudes ainult ees- ja perekonnanime, registreerib Access selle kui vastet. Peavad olema sobivad veerupäised/väljad.
3
Jagage teave Excelis veerus. Selle probleemi lahendamiseks soovite võib-olla jagada teabe Exceli veerus, et see ei registreeritaks Accessis ekslikult kui “vaste puudumine”. Näiteks võite soovida jagada eesnimi selle osaks. oma veergu, keskmine initsiaal oma veergu ja perekonnanimi oma veergu. Kui see on juba teises arvutustabelis samamoodi tehtud, siis kui lingite Accessis näiteks perekonnanime perekonnanimega, peaks see genereerima vasteid, kui nimed on samad. Veeru jagamiseks Excelis tõstke esile veerg, mis sisaldab teavet tahad selles jaguneda. Klõpsake Exceli programmi tööriistaribal “andmed”. Klõpsake “tekst veergudesse”. Üldiselt valite valiku “piiratud”. Klõpsake nuppu Edasi.
4
Jätkake viisardi kasutamist ühendatud veergude tükeldamiseks. Nüüd olete valmis ühes veerus liidetud teabe mitmeks veeruks jagamise protsessi lõpule viima. Valige, kuidas veerus olevad andmed on piiritletud. See tähendab, et iga tulbas olev info on millegi poolt eraldatud. Levinumad valikud hõlmavad tühikut, koma või semikoolonit. Sageli eraldatakse teave lihtsalt tühikuga. Nagu järgmises näites: oletame, et nimi “John A. Doe” kuvatakse ühes veerus. Eesnimi John eraldatakse keskmisest initsiaalist A tühikuga. Perekonnanimi Doe eraldatakse keskmisest initsiaalist A tühikuga. Seega valige piiritletud viisardis tühik. Klõpsake järgmisel. Klõpsake nuppu Lõpeta. Programm peaks jagama Johni, A. ja Doe kolmeks veergu. Seejärel saate anda uutele veergudele uued päisenimed, mis näitavad neis sisalduvat teavet (perenimi, eesnimi jne). Enne tükeldamist on hea mõte luua mitu tühja veergu andmetest paremal, kuna see surub andmed uutesse tühjadesse veergudesse (teavet juba sisaldavate veergude asemel).
5
Avage arvutis Accessi programm. Minge menüüsse Start, valige Microsoft Office ja klõpsake Microsoft Access. Exceli lehe importimiseks peate avama uue tühja Accessi andmebaasi. Accessi programmis uue andmebaasi loomiseks valige “tühi töölaua andmebaas”. Soovi korral andke sellele uus nimi. Klõpsake “loo”.
6
Importige Accessi Exceli arvutustabel. Järgmine samm on tõmmata Exceli tabel (või rohkem kui üks) Accessi andmebaasi. Kui olete Accessi andmebaasihalduris, klõpsake tööriistaribal valikul “Välised andmed”. Valige “Excel”. Mõnes Accessi versioonis leiate selle funktsiooni, klõpsates tööriistaribal “fail” ja “Hangi välisandmed”. Kui see ütleb “faili nimi”, klõpsake “sirvi”. See võimaldab teil leida oma arvutist oma Exceli lehe.Jäta märkituks ruut „Impordi lähteandmed praeguses andmebaasis uude tabelisse”. Seda kontrollitakse vaikimisi. Kui leiate oma arvutist Exceli tabeli, mida soovite importida, klõpsake sellel. Klõpsake “OK”. See viib teid Exceli Accessi importimise viisardisse.
7
Läbige Accessis kuvatava viisardi juhised. Arvutustabeli importimise lõpuleviimiseks peate täitma viisardi toimingud. Valige Exceli tabelist tööleht, mida soovite importida. Mõnikord on see lihtne, sest Exceli arvutustabel on vaid üks leht. Kuid mõnikord loovad inimesed ühes Exceli tabelis mitu lehte, mida näete, klõpsates arvutustabeli allosas asuvatel vahekaartidel. Kui see nii on, peate Accessi viisardile ütlema, millise arvutustabeli te valite. Klõpsake nuppu Edasi. Järgmisel lehel on kast, mis küsib, kas Exceli lehe esimesel real on veerupäised. See tähendab arvutustabeli rida, mis identifitseerib igas veerus olevad andmed (nt perekonnanimi, aadress, palk jne). Hea mõte on kõigepealt puhastada oma Exceli leht, et veenduda, et esimesel real on selgelt määratletud veerupäised. Seejärel kontrollige lihtsalt jah, kas esimene rida sisaldab veerupäiseid. See on kõige lihtsam lähenemine. Klõpsake nuppu Järgmine. Kui teie esimene rida ei sisalda veerupäiseid, küsitakse järgmisel lehel, kas soovite Accessis nn väljad ümber nimetada (need on veerupäised). Kui te pole juba enne importimist igale väljale midagi selget ja hõlpsasti äratuntavat nime andnud (soovitatav), siis saate seda teha siin.
8
Lõpetage importimisprotsess. Importimisprotsessist on jäänud vaid mõned sammud. Viisardi järgmisel lehel küsitakse, kas soovite tuvastada primaarvõtme. Te ei pea seda tegema, kuid saate seda teha. Primaarvõti tähendab, et arvutiprogramm määrab igale teabereale kordumatu numbri. Sellest võib hiljem andmete sortimisel abi olla. Klõpsake edasi. Viisardi viimasel kuval on tühik, mis annab vaikenime. Saate muuta imporditava Exceli lehe nime (kui olete importimise lõpetanud, muutub see Accessis “tabeliks” lehe vasakus servas). Klõpsake “sulge”. Näete oma tabelit ekraani vasakus servas. See imporditakse nüüd Accessi. Kui soovite linkida rohkem kui ühe andmekomplekti, korrake seda protsessi teise või mitme Exceli arvutustabeliga. Nüüd olete valmis Accessi lehtedel olevaid andmeid sobitama.