Haldusassistendid on sageli liim, mis kontorit koos hoiab. Tänapäeval ulatub haldusassistendi roll kaugemale traditsioonilisest sekretäri rollist, milleks on memode tippimine ja telefonidele vastamine. Alates ülemuse ajakava haldamisest kuni sündmuste planeerimiseni ja lõpetades kliendisuhetega, on administraatoriassistentidel võtmeroll teie ettevõtte tegevuse hoidmisel. Kui teie tööülesannete tõttu peate hindama administraatoriassistendi ametit, peaksite esmalt määratlema, mida sellelt rollilt ootate, ja otsustama eesmärgid.
1
Määrake peamised kohustused ja vastutusalad. Kõigepealt tuleb kindlaks teha, millised on haldusassistendi ülesanded. Te ei saa inimest hinnata enne, kui teate, mille alusel teda hindate. Näiteks on mõned standardsed kohustused telefonile vastamine, inimeste tervitamine, seadmete haldamine, sõnumite ja kirjade edastamine, kirjade ja väljaannete korrektuur, failide ja dokumentide korraldamine, sündmuste koordineerimine. , ja kontoritarvete hooldamine.Teised kohustused võiksid olla valdkonna kõnepruugi õppimine, kontorigraafiku hea haldamine ja vajaduse korral asjaajamisteks valmisolek.
2
Loetlege muud omadused. Hindamiskriteeriumid ei pea olema ülesandepõhised. Näiteks võite loetleda ka omadused, mida sellelt inimeselt ootate, nagu professionaalne, organiseeritud, kättesaadav ja positiivne suhtumine. Mõned omadused, mis võivad administraatoriassistentidele omased olla, hõlmavad täpsust, professionaalset klientide tervitamist, tugevat suhtlejat, diplomaatilisust, juhtimisvõimet. aega hästi, kohanemisvõimeline ja diskreetne.
3
Kirjutage ootused. Kirjutage iga kohustuse, vastutuse või kvaliteedi alla, mis peaks saavutama kõrge hinde. Võite ka välja kirjutada, mis võiks selle tunnuse vastu arvestada. Näiteks võite jaotise “professionaalne” alla kirjutada “kleidid vabaajarõivastesse”, “tervitab kliente viisakalt ja viivitamatult”, “hoiab korraliku ala klientide sisenemiseks”, samas kui asjad arvesse ei läheks muu hulgas “mitte riietuda ärilihtsalt”, “käimine klientidega ebaviisakas” või “lahkumine sissepääsualalt segamini”.
4
Kasutage standardset hindamismeetodit. Näiteks võib teil olla 1–10 hindamissüsteem, kus 10 on suurepärane ja alla 4 pole vastuvõetav. Jäta iga tunnuse alla koht, kuhu arvustaja saab hinde põhjenduse kirjutada.
5
Arutage neid ootusi oma haldusassistendiga. Ei saa eeldada, et teie töötaja arvab, mida te soovite. Kui palkate töötaja, peaks teil olema ametijuhend, milles need ootused on kirjas. Saate lisada hindamisvormi, et teie haldusassistent teaks täpselt, mis teid ees ootab. Lisaks arutage, kuidas teie määratud rubriigi täitmine mõjutab tema kohta ettevõttes. Võib-olla annate preemiaid töötajatele, kellel läheb hästi, või kasutate rubriiki, et otsustada, kes edasi saab. Omakorda võib-olla pannakse halva tulemuse saanud töötajad katseajale, kuni nende töö paraneb, ja kui nad saavad kolmel järjestikusel hinnangul halba hinnangut, vallandatakse.
6
Loo realistlikud eesmärgid. Kontoriassistendi jaoks võivad realistlikud eesmärgid olla uue tarkvarasüsteemi õppimine või uute ülesannete (nt ajakava) lisamine. See võib tähendada ka uue oskuse omandamist, näiteks põhilise veebihoolduse õppimist. Abiks võib olla, kui istute oma administraatoriassistendiga maha, et arutada, milliseid eesmärke ta silmas peab, kuna inimene võib juba tegeleda teatud ametialaste huvidega. .
7
Seadke realistlikud ajagraafikud. Jagage suured ülesanded väiksemateks eesmärkideks. Näiteks kui soovite, et teie administraatoriassistent õpiks põhilist veebihooldust, võiksite aastaks seada väiksemad eesmärgid, nagu näiteks kursuse läbimine (12 nädalat), oskuste harjutamine (12 nädalat), veebitehnoloogia põhisüsteemi õppimine (12 nädalat). ) ja alustage veebisaidi hooldust.
8
Teatage eesmärgid. Kui te ei istunud oma töötajaga eesmärkide üle otsustamiseks maha, peaksite edastama, mida sellelt inimeselt ootate. Kirjalik dokument on hea, sest see annab püsiva ülevaate sellest, mida soovite näha, kuid peaksite ka eesmärgid koos inimesega üle vaatama.
9
Hinda tulemuslikkuse ülevaatusel. Järgmisel tulemuslikkuse ülevaatel lisage eelmise aasta eesmärgid. Hinnake, kas inimene täitis eesmärgid või ebaõnnestus ja kas see oli tingitud sellest, et ta ei suutnud täita piisavalt. Teisisõnu, ärge karistage inimest, kui ta ei suutnud eesmärke täita väliste asjaolude tõttu, näiteks ei olnud antud ajaperioodil tundi saadaval.
10
Otsustage, kuidas uusi oskusi kõige paremini kasutada. Kui haldusassistent on teatud eesmärgid saavutanud, on aeg otsustada, kuidas neid kõige paremini kasutada. Kasutage tulemuslikkuse hindamist, et suunata järgmiseks aastaks uusi eesmärke, tuginedes sellele, mida inimene eelmisel aastal õppis.
11
Valige ajakava. Võib-olla soovite oma haldusassistendi igal aastal üle vaadata. Siiski võite otsustada, et kvartaliülevaade toimib paremini, kuna saate temaga jätkuvalt suhelda. Pikemad perioodid annavad teie töötajatele kauem aega eesmärkide nimel töötada, kuid tihedamate ajavahemike järel läbivaatamine tähendab, et puudutate nendega sagedamini nende tulemuslikkust. Nad saavad omakorda teha muudatusi aastaringselt. Mõnel ettevõttel on igal aastal üks suur toimivusülevaade, millele lisanduvad aastaringselt väiksemad ülevaated.
12
Otsustage, kes üle vaatab. Kui teie haldusassistent töötab rohkem kui ühe inimese heaks, võib-olla soovite, et igaüks täidaks vormi ja annaks tagasisidet. Kui teie haldusassistent töötab teie heaks, peaksite olema ülevaataja.
13
Otsustage vormingu üle. Võib-olla soovite lihtsalt anda tagasisidet kirjalikus vormis. Võib-olla soovite omakorda arutada ülevaatust isiklikul kohtumisel oma administraatori assistendiga. Teine võimalus on korraldada väike kohtumine mitme teise juhendajaga.
14
Muutke see oma igapäevase või iganädalase töö osaks. See tähendab, et te ei saa töötajat kord aastas üle vaadata, kui teil pole märkmeid. Mälule lihtsalt ei saa loota. Kogu aasta jooksul tehke oma haldusassistendi töö kohta vähemalt kord nädalas konkreetsete üksikasjadega märkmeid. Näiteks peaksite kirjutama: “Kolm klienti kiitsid täna X töötajat. Nad ütlesid, et ta teeb nende probleemi lahendamisel head tööd.” “X tegi täna head tööd.” Või võite kirjutada “X oli sel nädalal segane. Ta kaotas kolm olulist faili. Ta on lubanud paremini teha”, mitte “X-il puuduvad organiseerimisoskused”.
15
Täitke hindamisvorm. Kui läbivaatamise aeg kätte jõuab, kasutage hindamisvormi täitmiseks märkmeid. Lisage iga antud skoori põhjendamiseks üksikasjad. Samuti hinnake, kas teie haldusassistent on täitnud nõutavad eesmärgid.
16
Esitage teave haldusassistendile. Kui olete oma töötaja üle vaadanud, esitage teave teie valitud vormingus. Isegi kui kohtute töötajaga, peaksite talle siiski andma kirjaliku tunnistuse, mis käsitleb tulemuslikkust. Isegi kui esitate halva ülevaate, proovige jääda professionaalseks. Näiteks ei tohiks te öelda: “Sa oled emotsionaalne jõmpsikas ja sa pead oma elu üle kontrolli saama.” Selle asemel peaksite ütlema: “Oleme märganud, et teie kodune elu on viimase 3 kuu jooksul mõjutanud teie isiklikku elu. Kuigi mõistame, et teie probleemid kodus on olnud rasked, eeldame, et jääte töö ajal professionaalseks. “Arutage tagajärgi. Näiteks kui isik sai hea ülevaate, pange tähele, et ta saab boonust, samas kui ta sai halva hinnangu, määratakse talle katseaeg.
17
Jõudke vastastikusele kokkuleppele parandamist vajavates valdkondades. Tehke koostööd, et paljastada realistlikud viisid, mida töötaja saab parandada, näiteks anda rohkem aega igapäevaste aruannete tähtaegadest kinnipidamiseks. Te mõlemad peaksite olema valmis kompromissidele. See tähendab, et kui töötaja ei suuda teatud eesmärke reaalselt täita, tuleks eesmärke korrigeerida. Kui aga töötaja ei saa tööd tehtud, kuna ta ei keskendu, peaks töötaja ise välja mõtlema viisi, kuidas kohaneda. Paku töötajale juhendamist, et aidata nõrkustest üle saada. Veenduge, et haldusassistent tunneks end väärtustatuna.
18
Ära vaata isiksust üle. Kui inimese isiksus just tema tööd ei mõjuta, keskenduge ainult sellele tööle, mida inimene teeb. Teisisõnu, olge objektiivne, hinnates, kuidas inimesel läheb, ilma isiksusekonfliktidesse sattumata. Kui inimese isiksus mõjutab tööd, keskenduge tööle, mitte inimesele. Näiteks võite öelda: “X on vähemalt kord nädalas kliendi suhtes ebaviisakas olnud, põhjustades saamata jäänud tulu”, mitte “X on liiga emotsionaalne”.
19
Proovige salajasi helistajaid. Kui soovite testida, kuidas teie administraatoriassistent inimestega suhtleb, kui teid pole läheduses, palkage testijad, kes tulevad sisse ja paluvad abi või helistavad telefoni teel. Andke neile stsenaarium ja vorm, et hinnata teie assistendi toimimist.