Prioriteetide paberile kirjutamine toimib, kui suudate need pärastlõunal maha lüüa. Kodus või tööl tehtavate sissetulevate ülesannete tulva tõttu kanduvad paljud üle järgmisele päevale (või nädalale või kuule). See Exceli tabel jälgib tähtaegade lähenemist ja nihutab vastavalt ülesannete prioriteete. 20 minuti pärast pakuvad alltoodud sammud tõhusamat viisi oma prioriteetide haldamiseks.
1
Looge vahekaart “Kodu” või “Kontor”. Avage uus Exceli tabel. Paremklõpsake allosas vahekaarti “Sheet1” ja klõpsake nuppu Nimeta ümber. Sisestage “Kodu” või “Kontor”.
2
Nimetage leht2 ümber malliks “Mall” ja leht3 “Punktid”, korrates 1. sammu.
3
Looge tähtsustabel. Vahekaardil Punktid täitke veerud A, B ja C:
4
Määrake nimi “Tähtsus”. Valige lahter A2 kuni C7. Klõpsake nuppu Insert Name DefineDefine nimi kui “Tähtsus” ja klõpsake nuppu OK.
5
Looge pingutustabel. Korrake samme 3, 4 ja 5, et luua jõupingutustabel veergudes E, F ja G. Valige lahtrid E2 kuni G6 ja andke neile nimi “Effort”.
6
Looge kiireloomulisuse tabel. Kiireloomulisuse tabeli loomiseks veergudes I, J ja K korrake samme 3, 4 ja 5. Nimetage need “Kiireloomulisus”.
7
Sisestage pealkirjad vahekaardile Avaleht. Klõpsake vahekaarti Avaleht ja sisestage 1. reale pealkirjad: A – prioriteedi A valem, 1 kõige olulisema ülesande jaoks, kuid see võib olla üle 100 B – Ülesanne Ülesande nimi. C – Tähtsus A, B, C, D, E , või F tabelist.D – Pingutus A 1-5, Pingutustabelist.E – Kiireloomulisus Valem, mis põhineb Tähtpäeval.F – Tähtaeg, millal ülesanne peaks olema lõpetatud. Tähtajad ei ole rasked ja kiired. Ramp Up ütleb teile, kui vara võiksite ülesandega alustada, ja laiendus näitab, mitu päeva see võib libiseda. Juukselõikamisel võib tõusta 5 ja pikendada 4 – pole mõtet teha juukselõikust 2 nädalat varem ja inimesed võivad märgata, kui see hilineb rohkem kui 5 päeva.G – Tõstmise päevad enne tähtaega kuupäev, millal võiks ülesande alustada.H – pikendamine Tähtpäeva automaatne pikendamineI – jäänud päevade valem. Päevade arv enne tähtaega; negatiivne, kui Tähtaeg on möödas.J – Lõpetamise kuupäev, ülesanne on tegelikult lõpetatud.K – Kommentaar Ülesande üksikasjad.
8
Sisestage oma ülesannete loend. Märkus. Prioriteet, Kiireloomulisus ja Jäänud päevad jäetakse tühjaks. Need täidetakse valemitega. Siin on näide kodustest ülesannetest.
9
Sisestage päevade jäänud, kiireloomulisuse ja prioriteedi valemid. Allolevad valemid kehtivad rea 2.I jaoks (päevad jäänud) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)E (kiireloomulisus) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4, KUI(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))A (prioriteet) =VLOOKUP(C2,Olulisus,2,VÄÄR) + VLOOKUP(D2,Effort,2,FALSE) + VLOOKUP (E2,Kiirelisus,2,VÄÄR)
10
Muutke lahtri I2 vorminguks täisarv, paremklõpsates lahtril, valides vormingu ja muutes selle numbriks 0 kümnendkohaga.
11
Kopeerige prioriteedi, kiireloomulisuse ja jäänud päevade valemid iga veeru ülejäänud lahtritesse. Valige lahter E2 ja tippige CTRL-C. Valige lahtrid E3 kuni E10 ja klõpsake CTRL-V. Korrake lahtri I2 kopeerimiseks lahtritesse I3 kuni I10. Lõpuks korrake lahtri A2 kopeerimiseks lahtritesse A3 kuni A10. Ignoreeri määramata ülesannete puhul saadavaid paarituid väärtusi.
12
Sorteeri read prioriteedi järgi. Valige lahtritest A1 kuni K nii palju ridu, kui teil on andmeid. Seejärel klõpsake nuppu Andmete sortimine.
13
Salvestage oma prioriteetide arvutustabel, sealhulgas versioonide loomise kuupäev.
14
Märkige ülesanded lõpetatuks. Ülesannete täitmisel märkige veergu Valmis kuupäev. Pea meeles CTRL-; (juhtklahv ja semikoolon) sisestab kohe praeguse kuupäeva.
15
Vaadake, kuidas prioriteedid muutuvad iga päev. Siin on mitme päeva prioriteedid. 13. juulil on kõik ülesanded enne tõusuperioodi, seega on neid palju. 20. juulil kuvatakse nelja ülesande jaoks kõrgemad prioriteedid (väiksemad numbrid), sealhulgas Mow Lawn, mille tähtaeg on jõudnud. 21. kuupäeval on prioriteet kõrgem, kuna meil on pikendusperiood, ja 23. juulil on see veelgi kõrgem, kuna see on pärast pikendusperioodi. Arvete maksmine läbib ka eskalatsiooni 23. ja 25. kuupäeval.