Tänapäeva kiires ärimaailmas on tõenäoline, et teil on igal ajahetkel rohkem kui üks asi, mille kallal tööd teha. Pideva edu saavutamiseks peate teadma, kuidas hallata mitut projekti korraga. See algab prioriteetide määramisest kõigele, mille kallal töötate, üksikasjalike plaanide kirjutamisest ja projektiteabe kooshoidmisest. Saate esmalt harjutada kardetud projektidega töötamist, ummikus projektide vahel vahetamist ja mõttetute ülesannete vähendamist. Kui juhite teisi inimesi, on hea teada, kuidas nad suhtlevad, ja veenduge, et delegeerite ja lasete inimestel töötada.
1
Seadistage oma projektid prioriteediks, et hoida asju perspektiivis. Mitte kõigel, mille kallal töötate, ei ole selle lõpetamise eest sama kasu ega lõpetamata jätmise tagajärgi. Projektide kallal töötades ja oma loendisse pidevalt uusi lisades kasutage mingit süsteemi, et endale meelde tuletada, mis on kõige olulisem ja mida saate pikaks ajaks edasi lükata. Üks viis tähtsuse järjekorda seadmiseks on võtta teadmiseks, millal asjad on tähtaeg ja veenduge, et töötaksite peamiselt asjade kallal, mille tähtaeg on kõige varem. Peate ikkagi pikemaajaliste projektidega tegelema aja jooksul, selle asemel, et oodata, kuni tähtaeg on käes. Samuti saate prioriteedid seada projekti suuruse või selle teostamise raskuse alusel. Abiks võib olla raskete projektide prioriteedi seadmine, et vältida nende edasilükkamist ja viimasele minutile kiirustamist. Töötage välja värvikoodide süsteem, mis annab teile suhteliste prioriteetide tasemete lühiülevaate. Näiteks olenemata sellest, kuidas otsustate määrata prioriteedid, tehke punaseks kõrgeim, lillaks keskmiseks ja siniseks tasemeks, mida saate hoida.
2
Kirjutage iga projekti jaoks üksikasjalik protsess. Iga projekt hõlmab mitut etappi, etappi või aspekte. Võtke harjumuseks jagada projektid konkreetseteks töölõikudeks. Kirjutage need üles ja tehke plaan, kuidas te protsessi iga etapi läbi töötate. Määrake igale ülesandele ajapiirang ja pidage sellest kinni, kuid hinnake üle, kui kaua see aega võtab, et teil oleks pehmendust. See on selline harjumus, mis võib tunduda, et see on lihtsalt lisaaja kasutamine, kuid kui teil on üksikasjalik juhend, mida tuleb enne alustamist teha, aitab see vältida, et midagi teel unustataks. Ärge kartke üksikasjadega liiale minna, sest mida rohkem asju avardate, seda selgem on see, mida peate tegema. Lisaks tunnete, et saavutate projekti iga väikese osa läbimisel rohkem.
3
Hoidke olulist teavet ühes, selleks määratud kohas. Olulise teabe salvestamine oma erinevate projektide kohta ühes kohas aitab tagada, et te ei kaota seda kunagi. See võib tähendada ühte märkmikku või arvutustabelit või ühte kindlat kausta kõigi projektidokumentide jaoks. Selles ühes kohas võiksid olla jaotised põhiteabe jaoks kõigi projektide ja konkreetse teabe jaoks iga üksiku projekti kohta. Kui ei ole mõtet salvestada teavet eraldi projektidest kesksesse kohta, siis salvestage kindlasti kogu teave iga projekt ühes kohas.Kui töötate meeskonnaga, kes kõik vajavad juurdepääsu dokumentide komplektile, veenduge, et neil oleks vajalikud paroolid või füüsiliste dokumentide koopiad.Kui projekt on lõppenud, kaaluge selle dokumentide prügikasti saatmist (kui seda on mõistlik teha) või kogu projektiga seotud teabe ümberpaigutamine. Võib-olla ei viska te kunagi tehtud tööd minema ega kustutaks, kuid saate seda vähemalt hoiustada eraldi kohas, mis on spetsiaalselt valmis esemete jaoks ette nähtud.
4
Valige midagi, mida kardate, ja asuge selle kallale hommikul esimese asjana. Asjade vältimine, mida kardate teha, ei muuda nende tegemist kunagi lihtsamaks. Sundige end raskete asjadega tegelema päeva alguses, kui olete veidi värske. Kui te seda kauem edasi lükkate, lõpetate harva millegi hirmutamise. Kui kardetud ülesanne on täidetud, tunnete, et koorem on maha võetud ja see kannustab teid ülejäänud päevaks.Kardetud ülesanded ei pruugi alati olla kõige tähtsamad asjad, kuid see on prioriteetsuse reegli erand. kardate midagi, mis on samuti aeganõudev ülesanne, kaaluge seda. Võib-olla saate ühel päeval hommikul olulise osa protsessist lahendada ja järgmise päeva hommikul lõpetada.
5
Tehke kursi parandusi, kui tabate seina. Teil on aegu, mil töötate millegi olulise kallal, kuid põrkate lihtsalt vastu seina ja lõpetate edusammude tegemise. Seina jõllitamine ja enda üles löömine ei aita, seega minge sujuvalt üle muule tööle. Peate võib-olla kiiresti tagasi tulema, kuid pausi võtmine aitab teil produktiivsust hoida. Teisele toimingule väljalülitamine ei pruugi alati olla võimalik, eriti kui teil on kitsas ajapuudus. Mõelge oma olukorrale ja tegutsege vastavalt. Võib-olla pole teil aega täielikult mõnele teisele projektile üle minna, kuid võite võtta viis minutit hingetõmbepausi ja keskenduda uuesti. Kui teil on aega mõnele muule projektile välja lülitada, pöörake sellele kogu oma tähelepanu. Pole mõtet projekte muuta, kui teie mõistus on kinni esimeses.
6
Kõrvaldage töö mittevajalikud aspektid. Teil võib projektidega töötades olla harjumusi, kuid te mõistate, et need asjad ei aita otseselt kaasa tehtud tööle. Ärge tehke endale lisatööd. Hinnake oma protsesse ja otsige asju, mille tegemise saate lõpetada. See vabastab aega oluliste asjade jaoks ja muudab teie jõupingutused sujuvamaks. Näiteks võib-olla koostate uute projektide jaoks alati temaatilise teadetetahvli, mis on tegelikult vaid taktika alustamise edasilükkamiseks. Või mõtlete meeskonnaliikmetele välja naljakaid koodnimesid, kuid te ei kasuta neid projekti käigus kunagi. Te ei taha hakata välja lõikama asju, mis on väärt praktikat, vaid püüdke olla aus selle suhtes, mis asjad aitavad ja millised asjad ära tee.
7
Sea piirangud ja ütle ei. Teil on lävi, kui palju saate reaalselt hallata. Oluline on teada seda piiri ja püsida magusas kohas. Kui teil on maksimaalne võimekus ja avaneb uus võimalus, õppige ütlema ei. Võib-olla on parem jätta millestki ilma ja teha ära see, mis teil juba on, kui võtta ette mõni muu projekt ja need kõik läbi kukkuda. Selleks, et teada saada, kus täpselt teie piir on, võib kuluda katse-eksituse meetodil. Kui sul ei õnnestu see esimesel korral õigesti, siis ära anna alla. Peate kuidagi oma piiri leidma, isegi kui see tähendab korra või kaks palli maha laskmist. Võib-olla ei saa äsja pakutud projektist loobuda. Kui see nii on, kaaluge hoolikalt. Võite silla põletada, kui lasete lahti millestki, mille kallal olete juba pühendunud.
8
Määrake ülesanded ja ärge tehke mikrohaldust. Kui teil on meeskond, kellega koos töötate või mida te juhendate, on alati kõige parem delegeerida nii palju tööd kui võimalik. Võib-olla kipute tahtma kontrolli omada, kuid teil on inimesi, kes aitavad seda põhjusega. Andke inimestele ülesandeid projekti alguses ja laske neil teha seda, mis neile on määratud. Ärge võtke kontrolli osaliselt tagasi. Kui teil on head töötajad, saab rühm inimesi teha rohkem kui teie üksi. Kui kipute tegema kogu töö, kuid delegeerimine on võimalik, kaaluge mõne töö edasiandmist. Kui teie käsutuses on töötajaid, ärge laske nende abil raisku minna. Kui olete vastutav, on teie kohustus ikkagi tagada, et kõik saaks tehtud. Määrake aeg, mil kontrollite edenemist, ja jätke seejärel oma meeskond rahule, välja arvatud nendel konkreetsetel aegadel.
9
Õppige oma meeskonnaliikmete suhtlusstiile ja töötage nendega. Võib-olla vastutate inimeste eest, kes töötavad teistmoodi. Et olla tõhus, peate sellega leppima. Teades, kuidas iga teie meeskonna liige kõige paremini suhtleb, aitab teil rohkem ära teha. Ilma liiale minemata pöörake igale inimesele pisut tähelepanu, et saaksite neist parimat võimalikku tööd teha. See võib kehtida konkreetselt suhtlusvormide, nagu telefon ja e-post, kohta. Mõned meeskonnaliikmed võivad eelistada helistamist, kui annate neile tagasisidet. Teised hindavad e-posti tõhusust. See kehtib ka selle kohta, kellele meeldib nalja teha, kes eelistab olla tõsine ja kuidas peate tagasisidet kujundama. Soovite oma meeskonnaga võimalikult hästi läbi saada, et nad tahaksid teiega koostööd teha. Tehke oma inimeste kohta märkmeid, et saaksite nende kohta õpitut kindlasti rakendada. Võite küsida neilt otse nende eelistuste kohta või teha parem, kui see aja jooksul välja mõelda.
10
Jätkake edusammudega suhtlemist. Olenemata sellest, kas olete vastutav või annate kellelegi teisele aru, on edusammude värskendused olulised. Määrake oma vastutavate inimestega ajad, mil nad teid teavitavad. Olge ennetav, kui annate oma ülemusele aru, kui saate asju tehtud. Järjepidevad, kui mitte pidevad värskendused tagavad projekti sujuva liikumise. Abi võib olla projekti eri etappides eduaruannete tähtaegadest. See võib toimuda iga päev lühiprojektide puhul või kord nädalas käimasolevate projektide puhul. See on eriti oluline, kui projekti üks osa tugineb sellele eelnevale osale. Kui Tom ootab, et Leslie lõpetaks oma osa, enne kui ta saab oma kallal töötada, peab ta teadma, kui kaugel ta on. Oluline on alguses seada ootused edenemise värskenduste käsitlemise kohta. Sa ei taha projektiga poole peale jääda ja inimesi edukontrolliga üllatada.