Esitamine on sageli tööl ja kodus vajalik ülesanne. Kui jätate esitamise liiga kaua vahele, võite koguda suure paberivirna, mille sortimiseks kulub tunde või isegi päevi. Postkasti segaduseta hoidmiseks sortige läbi kõik paberid, mida saate iga päev. Seejärel looge teie jaoks sobiv failisüsteem. Kasutage oma süsteemi paberite sortimiseks, et pääseksite olulistele dokumentidele hõlpsasti juurde, kui vaja!
1
Looge keskne postkast, et hoida pabereid seni, kuni saate neid sortida. Keskne sisendkast on koht, kuhu asetate kõik paberid, mis iga päev teie lauale või postkasti kaudu satuvad. See võib aidata teil korras hoida, kuni teil on aega iga eseme sorteerimiseks ja käsitsemiseks. Saate kasutada väikest pappkarpi keskse sisendkastina või hankida selleks otstarbeks spetsiaalne kast, korv või alus. Asetage kast töölaua nurgas, välisukse lähedal laual või mujal nähtaval kohal, et see ei ununeks.
2
Külastage iga päev postkasti ja pange olulised asjad kõrvale. Vaadake kord päevas kõiki oma postkastis olevaid üksusi, et otsida üksusi, mis nõuavad teie kohest tähelepanu. Need võivad hõlmata arveid, mille tähtaeg on peagi, peokutsed või ajatundlikud vormid. Pange need esemed kõrvale, et saaksite nende eest kohe hoolt kanda. Võimalik, et soovite hankida teise karbi, mis on teist värvi kui esimene, kuhu kiireloomulised esemed panna. Näiteks võite saada punase kasti, mis näitab, et tegemist on kiireloomuliste asjadega.
3
Asetage üksused, mida soovite esitada, esitamiskasti. Hoidke kolmandat kasti keskse sisendkasti ja kiirabikasti kõrval. Kasutage seda kogumispunktina üksuste jaoks, mida soovite esitada. See aitab teil neid korras hoida, kuni olete valmis neid esitama. Veenduge, et see kast oleks teistest kastidest erinevat värvi. Vastasel juhul võite kastid segamini ajada.
4
Visake mittevajalikud esemed paberi prügikasti. Kõik rämpspost või muud ebaolulised esemed, mis teie postkasti jõuavad, võivad otse prügikasti minna. Tuvastage need esemed, kui sõelute läbi dokumente ja viige need kohe prügikasti, et hoida teie postkastis segadust.Hoidke prügikast põrandal, et te ei ajaks seda segamini teiste kastidega.Kui mõni mittevajalikud esemed sisaldavad isiklikku teavet, tükeldage need enne äraviskamist.
5
Kui teil on hallata palju ülesandeid, määrake igakuine ja igapäevane fail. Seda tuntakse Tickleri failisüsteemina ja see on suurepärane viis jälgida, mida iga päev tegema pead. Määrake iga kuu jaoks failikaust ja iga kuu päeva jaoks kaust. Seejärel sisestage üksused failidesse. Esitage üksused vastavalt kuupäevadele, mille kallal peate töötama. Näiteks kui teil on vaja arve tasuda 23. septembril, sisestage arve selle kuupäeva kausta.
6
Faili kaustad tähestikulises järjekorras, et olulised dokumendid oleksid käepärast. Tähestikuline esitamine on kasulik üksikute inimeste, ettevõtete või teemade failide otsimiseks. See võib olla ideaalne, kui teil on palju kliente ja soovite igaühe kohta faile hoida või kui soovite lihtsat viisi oma kodufailide haldamiseks. Veenduge, et failisiltidel oleks esikohal isikute perekonnanimi, näiteks , “Jones, Susan†või “Watson, David.â€Äritage ärinime järgi esitamisel selliseid sõnu nagu “The,†“A,†ja “Anâ€. Näiteks kui teil on klient kelle ettevõtte nimi on “Koogijumalanna”, seejärel esitage failis “Cake” “C” ja ignoreerige esitamisel “T” jaotises “The”.
7
Lühiajaliste esitamisvajaduste jaoks valige numbriline esitamissüsteem. Kui teil on lühiajaline projekt, mille kohta soovite kirjeid säilitada, võib kõige paremini toimida numbriline failisüsteem. See on siis, kui määrate igale dokumendile numbri ja esitate selle vastavalt numbrile. Kuid pidage meeles, et peate ka jälgima, milline dokument millisele numbrile vastab, näiteks kasutades arvutustabelit. Näiteks võite määrata kõik 14. märtsil nädala jooksul saadud üksused failikausta sildiga 1, seejärel kõik 21. märtsi nädala üksused failis sildiga 2 ja nii edasi. Teine võimalus on failid kuupäeva järgi sildistada ja kronoloogiliselt korraldada. Näiteks 2. mail 2018 saabunud üksusi saab hoida failis, millel on silt 02.05.2018.
8
Kodeerige failid värvidega, et üksuste leidmine oleks kiire ja lihtne. Määrake igale failikategooriale värv. See aitab teil kiiresti leida failide kategooria. Näiteks kasutage meditsiiniarvete jaoks punast, maksude jaoks sinist ja kindlustuse jaoks rohelist. Numbriliste või tähestikuliste failide värvikoodimiseks määrake numbrilisele või tähestikulisele vahemikule värv , näiteks muuta failid 1-25 või A-G roheliseks, 25-50 või H-M lillaks ja 50-75 või N-R kollaseks.
9
Lisage failikausta asjakohane täiendav teave. Täiendava teabe lisamine faili sisu kirjeldamiseks või mis tahes vajalik toiming aitab samuti teie failisüsteemi tõhusamaks muuta. Selleks võite lisada ühe või mitu järgmistest elementidest: Faili number või nimiFaili pealkiri Faili avamise ja sulgemise kuupäev Osakonna või meeskonna nimi Arvutikirje number Kõrvaldamise kuupäev ja kõrvaldamisviis
10
Asetage faili peale uusim dokument. Kasutage selleks abistamiseks dokumendis märgitud kuupäeva. Kui olete oma paberid esitamiseks valmis ja failisüsteem seadistatud, võite alustada üksuste failidesse paigutamist. Veenduge, et iga faili kõige värskemad dokumendid oleksid alati üleval, et neile oleks lihtne juurde pääseda. Näiteks kui teil on oma majaomaniku kindlustuse fail, siis soovite lisada oma makstud majaomaniku uusimad dokumendid. kindlustus faili ülaosas.
11
Hoidke manuseid dokumentidega, millega need on seotud. Kui teil on asjakohaseid kviitungeid või muid dokumente, mida tuleb hoida koos mõne teise dokumendiga, hoidke neid kindlasti ühes failis. Võite isegi klammerdada või kirjaklambriga manused dokumendi tagaküljele. Näiteks kui teil on elektriarve tasumise kviitung, klammerdage see arve taha juhuks, kui peate sellele viitama.
12
Asetage suured dokumendid eraldi ümbrikutesse. Saate need ümbrikud viilida nende failide taha, millega need on seotud. Lisage kindlasti ümbriku esiküljele sisu kirjeldus. See aitab kõrvaldada segadused teie failides ja parandada failisüsteemi tõhusust. Näiteks kui teil on käsil oleva projekti kavandid, võite need panna suurde ümbrikusse.
13
Esitage originaaldokument ja hävitage kõik koopiad. Duplikaatide esitamata jätmine aitab vältida segadust, kui otsite failidest mõnda üksust. Kui leiate duplikaate, visake need ära ja esitage ainult originaaldokument. Kui te pole kindel, milline dokument on originaal, peate võib-olla esitama mõlemad üksused, et veenduda originaali olemasolus. Kuid proovige seda mitte liiga sageli teha, vastasel juhul kogunevad teie failid kiiresti!