Paberdokumendid võivad olla üle jõu käivad ja võib olla raske aru saada, millised neist võib olla vaja alles jätta ja millised ära visata. Pabereid sorteerides, ründeplaani koostades ja ühtset süsteemi kasutades saate selle vanade paberdokumentide mäestiku vallutada lühema ajaga, kui arvata oskasite!
1
Sorteerige ja logige oma failid. Peate kindlaks määrama, millist teavet te käsitlete, et saaksite faile järjestada. Võtke pliiats ja paber kätte ning failidega tutvumise ajal logige iga faili teema ja kirjutage teave üles. Näiteks võite oma paberile logida toidukaupade kviitungid ja määrata nende kirjete teemaks “Elu kulud” või “Kulutused”.Kui mõni fail sisaldab vastuolulist teavet, suurt hulka dokumente või on eriti täis, jätke iga faili teema kõrvale lühike memo.
2
Töötage välja meistrikategooriad, mis sobivad teie logi teemadega. Nüüd, kui teil on failides sisalduvate teemade loend, peate need koondama suurtesse rühmadesse. Proovige koguda failiteemasid võimalikult vähestesse põhikategooriatesse. Soovite välja mõelda laiad kategooriad, kuni kõik teie ained sobivad vastavasse meistrikategooriasse. Kunagi ei tea, millised failid tulevikus teie teeki jõuavad, ja soovite, et teie süsteem oleks piisavalt paindlik. Mõned näited peamistest kategooriatest on järgmised: MoneyHousehold HealthWork/BusinessEducation
3
Kodeerige oma värvid. Olete nüüd üsna heas vormis, kui olete oma failid sorteeritud ja süsteem kategoriseeritud, kuid saate kiiresti oma failide juurde hüpata, kui lisate värvikoodi. See võimaldab failide osas veelgi suuremat paindlikkust, kuna saate faile kategooriate kaupa rühmitada, kuid saate siiski rakendada tähestiku järjestust. Võite kaaluda oma failide kodeerimist: roheline rahanduse jaoks; punane isiklike dokumentide jaoks; sinine meditsiiniliste dokumentide jaoks
4
Tühjendage oma failid. Vaadake oma faililogi. Kõik kohad, kus olete märganud segadust, täiust või lahknevusi, väärivad teist pilku. Kas on midagi, mis näib olevat ebavajalik? See on punkt, kus peaksite kogu mittevajaliku prügi otse prügikasti viskama. Et aidata otsustada, kas dokumenti tuleks alles jätta või mitte, küsige endalt: “Millal on mul seda dokumenti vaja olnud? Kas ma vajan seda tulevik?” Laekumised põhjustavad segadust ja kui te ei hoia seda toote võimaliku edaspidiseks tagastamiseks, võib need peaaegu kohe minema visata.
5
Valige õige konteiner. See muutub sõltuvalt individuaalsest vajadusest märkimisväärselt, kuid failide kuju vaatamine peaks andma ülevaate sellest, millist konteinerit vajate. Kontorid ja suured isiklikud failikogud võivad vajada arhiivikappi. Väiksemaid arhiive võib mõnikord paigutada väikesesse failikasti. Ostke kindlasti kvaliteetne failikonteiner. Teie rasked jõupingutused organisatsiooni nimel võib leke rikkuda, kui konteiner praguneb või käepide rebeneb lahti.
6
Tea oma ajapiiranguid. Mõned paberdokumendid tunduvad olulised, kuid neid ei pea tegelikult kinni hoidma, samas kui teised paberitööd peavad hoidma kogu oma elu! Iga paari nädala tagant peaksite mõtlema ajatundlikele dokumentidele, nagu pangakontod, ja andma oma failidele korra üle, et näha, kas ajapiirangud on lõppenud.
7
Purusta vanad pangadokumendid. Peaksite hoidma sissemakse- ja sularahaautomaadi kaarti, kuni viite need kokku oma igakuise pangaväljavõttega. Teie igakuiseid arveldus- ja kogumiskonto väljavõtteid saab salvestada kuni maksuhooajani. Pärast maksude tasumist saate esitada mahaarvamiste tõendamiseks vajalikud pangaväljavõtted oma maksuarvestusse. Ülejäänu saab purustada.
8
Puhastage oma failid vanadest krediitkaardiarvetest. Kui olete arve kontrollinud ja maksnud, pole teil seda enam vaja, kui see ei kinnita teie maksudest mahaarvamist. Samuti peaksite hoidma arveid krediidiga tasutud kaupade eest, mis on garantii all, kuni garantii lõppemiseni. Hea mõte on hoida garantii ja vastavad kviitungidokumendid kokku, klammerdades kreeditkviitungi garantii külge.
9
Pidage kinni oma kindlustuspoliisidest. Neid dokumente tuleks säilitada kuni aegumise või väljavahetamiseni ja seejärel hävitada. Suur osa teie isiklikust teabest sisalduvad sellistes dokumentides, seega võiksite kaaluda nende hävitamist.
10
Arutage oma maksudega seotud dokumente igal aastal. Peaksite säilitama kõik maksudega seotud dokumendid selle aasta kohta, mil te need esitate, ühes failis. Kui see fail on liiga suur, võib pabereid paremini mahutada akordionifail. Pärast tagastuse esitamist visake dokument prügikasti.
11
Säilitage oma osariigi või föderaalsed maksudeklaratsioonid pikaajaliselt. Soovitatav on hoida kõiki osariigi ja föderaalseid maksudeklaratsioone vähemalt seitse aastat, kuid kui esitate raamatupidajale, peaksite temalt uurima, kas on mingeid seotud faile, mida võite eemaldada ja mis pole enam vajalikud.
12
Hoidke sünni- ja surmatunnistusi, testamente ja abielutunnistusi. Neid olulisi dokumente tuleks säilitada seni, kuni elate. Nende kaitsmiseks võiksite kaaluda plasthülsi kasutamist, kuna tavaline kulumine võib muuta paberi õrnaks.
13
Hoidke oma elukindlustuspoliisi teavet. Te ei soovi neid dokumente ära visata, kui teil pole tähtajalist eluea poliitikat. Sel juhul võite paberimajanduse pärast tähtaja möödumist välja visata.
14
Koguge või ostke oma materjalid. Õige arhiveerimisseade tagab teie toimikute korrapärase ja turvalise korraldamise. Olenevalt sellest, kui ulatuslikku arhiveerimissüsteemi loote, peate võib-olla lisama sellesse loendisse mõned üksused, kuid teie isikliku kartoteekisüsteemi jaoks on vaja järgmisi elemente. löök
15
Vajadusel märgistage. Kui kirjutate iga kausta pealkirja oma uute kaustade sildile, saavad teie näpunäide ja logi teie parimateks sõpradeks. Kirjutage selgelt ja jätke sildile veidi ruumi värvitäpi jaoks värvikoodi jaoks. Siltide loetavus on võtmetähtsusega, seega kaaluge suurte suurtähtede kasutamist, kuid mida iganes teete, hoidke kirjutamisstiil ühtlane.
16
Soovi korral koostage tähestikuline süsteem. Teie tähestikuline süsteem on isiklike eelistuste küsimus. Mõnele inimesele on kõige lihtsam kõiki faile tähestiku järgi järjestada esimese tähe järgi, mõnel aga põhikategooriad, seejärel alamkaustad ja lõpuks üksikud dokumendid alamkaustades. Rakendage oma failidele järjekindlalt mis tahes süsteemi, mis teile kõige loomulikum on. Mõned inimesed eelistavad üksikute dokumentide alamkategooriatesse korraldamiseks kasutada superpositsiooniseadust. See tähendab, et iga uus dokument, mille alamkausta lisate, arhiveeritakse esimesena, mis asetab vanad dokumendid kausta taha ja uuemad dokumendid kausta ette.
17
Värvige oma failid värvikoodiga. Julged värvid, mida saab kiiresti ja ilmselgelt näha, on teie värvikoodisüsteemi jaoks parimad võimalused. Proovige värve sobitada tavaliselt seotud kategooriatega. Näiteks kui teil on kategooria “Raha”, võiksite selle kausta värvimiseks kasutada rohelist värvi.Iga kausta peaks olema paks punkt iga kausta kirjalikust sildist paremal. Nii saate lühidalt aru, millisesse kategooriasse iga fail kuulub, isegi kui olete oma lauale asetanud mitu. Võib olla kasulik kasutada ka iga kategooria (või ühe olulise kategooria) jaoks erinevat värvi faile.
18
Eemaldage aktiivsed failid. Tõenäoliselt on mõned failid, mida kasutate või viitate sageli. Need “aktiivsed” failid võivad olla teie jaoks pisut mugavamad, kui need on teie laual või mujal hõlpsasti saadaval. Eemaldage aktiivsed failid pärast sildistamise ja värvikoodide lisamist. Nii saate aktiivseid faile sujuvalt töölaua ja failimahuti vahel teisaldada.
19
Sisestage oma failid. Asetage rippuvad failid failikonteinerisse. Need moodustavad teie failisüsteemi peamised jaotused ja hoiavad, et failirühmad ei muutuks liiga kohmakaks või tülikaks. Igasse rippuvasse faili tuleks panna 2–3 tavalist failikausta, kuigi olenevalt kaustade suurusest võib mahutada rohkem või vähem.
20
Asendage oma failide kulumist. Aeg võtab teie failidelt omajagu, rääkimata sellest, et aastate jooksul võivad teie failisüsteemi väsitada mitmesugused asjad. Hoidke mõned lisafailide kaustad ja rippuvad failid käepärast, sest need neelavad aja jooksul suure osa ilmastikumõjudest. Hoidke ka oma failikonteineril silm peal. Teie failimahuti katkine käepide või klamber võib teid säästa tundidepikkusest tööst.
21
Vaadake uuesti oma logi ja süsteemi. Kui teete kõvasti tööd, et kõik õigesse kohta viia, võib olla raske kogu pilti selgelt näha. Mõne päeva või nädala pärast failisüsteemi juurde naasmine võib teie süsteemi tõhusust oluliselt parandada. Sel hetkel peaksite olema kursis kõigi süsteemi nõrkustega ja mõned väikesed muudatused võivad oluliselt muuta.
22
Jagage täielikud failid kaustadega. Kui konkreetne rippuv fail saab liiga täis või muutub liiga paljude dokumentidega hallamatuks, saate sellele lisada väiksema alamkausta, et see ei oleks nii ebakindel, või jagada selle kaheks eraldi rippuvaks failiks. Näiteks kui teil on kategoorias “Finantsid” palju ärikulusid, võite need dokumendid koondada ühte kausta “Ärikulud” ja pesastada need jaotisesse “Finantsid”.
23
Vajadusel lisage segule sakke. Vahekaardid on suurepärane viis oma failisüsteemi edasiseks jaotamiseks kasutusmugavuse huvides. Vahekaardid on suurepärased kategooria markerid, kuid neid saab kasutada ka õhukeste, kuid elutähtsate failikaustade tuvastamiseks. Aktiivsete failide tähistamiseks saate kasutada ka sisestatavaid vahekaarte. Võib-olla soovite need vahekaardid sildistada: Tee kohe, Tee hiljem ja Ootel (koos ootel olevate dokumentidega, mille kohta ootate vastust)