Tähtajad on kõikidele ettevõtetele olulised. Väikeettevõtted ja neid juhivad ettevõtjad teavad aga väljakutseid, mis on seotud oma töötajatele toimivate tähtaegade seadmisega. Selle põhjuseks on asjaolu, et ettevõtjana peate määrama mitmesuguseid tähtaegu, et teie ettevõte toimiks ja kliendid oleksid rahul. Kuid tehes oma tähtajad selgeks, teatades oma tähtaegadest õigesti ja tegutsedes professionaalina, saate määrata tähtajad, mis sobivad teie organisatsiooni ja töötajate jaoks.
1
Harige end konkurentide kohta. Lõppkokkuvõttes peaksid kõik määratud tähtajad olema tehtud asjakohaste teadmistega turu ja konkurentide tegevuse kohta. Ilma sellise teabeta võib teie tähtaeg olla ebaoluline, ebavajalik või ebareaalne. Osalege kaubanduskonverentsidel. Kaubanduskonverentsid, nagu Ameerika frantsiisivõtjate ja edasimüüjate assotsiatsiooni iga-aastane kohtumine, on suurepärased kohad, kus suhelda teiste väikeettevõtete omanikega, kes on teie omaga sarnases olukorras. Koguge turu-uuringute teavet. Seda saate teha, sõlmides lepingu turundusettevõttega, uurides ise Internetis või tehes kõik endast oleneva, et kohtuda oma konkurentidega üks-ühele keskkonnas.
2
Kaasake ettevõtte mõõdikud. Igal teie määratud tähtajal peaksid olema selle täitmisega seotud üksikasjad. Ilma kindlate mõõdikute ja kindla kuupäevata on teil ja teie töötajatel raskusi selle täitmisega. Looge kindel tähtaeg. Näiteks kui palute oma töötajatel teie laoseisu kohta aru anda, andke neile konkreetne kuupäev, millal need tuleb teha. Esitage numbrid, et teie ja teie töötajad saaksid mõõta nende edusamme eesmärkide ja tähtaja saavutamisel. Näiteks kui ütlete oma töötajatele, et nad peavad igal aastal müüki kasvatama, andke neile teatud arv, milleni nad peavad jõudma, näiteks 200 000 dollarit.
3
Looge realistlikud ja saavutatavad tähtajad. Võib-olla on tähtaegade määramisel kõige olulisem tagada, et need oleksid saavutatavad. Jõuamatute tähtaegade seadmine valmistab teile ja teie töötajatele lihtsalt meelehärmi ja loob stressirohke töökeskkonna. Mõõtke tähtajaks kuluvat aega keskmisest ajast, mis teie töötajatel kulub sarnase töö tegemiseks.Kui tähtaja määramisega palute töötajatel et töötada tavapärasest rohkem või kiiremini, veenduge, et kasv ei oleks dramaatiline. Näiteks paluge töötajatel töötada 10% kiiremini, mitte 50% kiiremini.
4
Kaasake huvitatud osapooled. Kaasake otsustusprotsessi alati inimesed, kes teavad või kavatsevad olla kaasatud antud eesmärgi saavutamisse. Ilma lõpetamist vajava projektiga seotud teadmisteta ei saa te realistlikku tähtaega määrata. Rääkige töötajatega, kelle ülesandeks on aidata tähtaega täita. Töötajad võivad paremini mõista ainulaadseid tegureid, nagu hooajaga seotud müük või muud probleemid, mis mõjutavad teie suutlikkust tähtaegadest kinni pidada. Korraldage koosolekul ajurünnak. Näiteks küsige juhtkonnalt ja töötajatelt ideid eesmärgi saavutamiseks. Proovige öelda: “Soovin määrata tähtaja Johnsoni tehingu lõpuleviimiseks. Kas kellelgi on häid ideid selle õigeaegseks tegemiseks? Konsulteerige oma organisatsiooni kõrgemate liikmetega. Teie partneritel või juhtidel võib olla väärt arvamusi selle tähtaja kohta, mille soovite määrata. Nagu ütles Steve Jobs: “Individuaalselt ei tehta suurt tööd.”
5
Pidage koosolek. Pärast tähtaja määramist peaksite korraldama koosoleku, et teavitada kõiki asjakohaseid töötajaid projekti eesmärkidest. Koosoleku korraldamisega veendute, et kõik on uue tähtajaga kursis. Saada kõigile meilisõnum. Näiteks saatke kõigile meilisõnum “Palun osalege 6. jaanuaril kell 9.30 koosolekul, et arutada West Lake’i projekti üksikasju, eesmärke ja tähtaegu.” Korraldage videokonverents, et töötajad, kes ei saa füüsiliselt kohal olla, saaksid aruteluga liituda. . Kasutage oma videokonverentsi hõlbustamiseks Skype’i või muud sarnast programmi.Pidage kord nädalas või kaks korda nädalas järelkoosolekuid, et arutada töötajate edusamme tähtajaks.Veenduge, et kõik asjaomased osapooled osaleksid koosolekul või et neid teavitataks arutelust koosolekul.
6
Täpsustage selgelt tähtaeg. Koosoleku ajal ja pärast seda peate selgelt selgitama määratud tähtaja üksikasju. Ilma korraliku selgituseta ei ole teie töötajatel kindlat nägemust sellest, mida nad peavad tegema. Ärge kunagi eeldage, et teie töötajad teavad, mida te räägite. Selgitage olulisi mõisteid. Näiteks kui rakendate uut protsessi või kasutate tähtajast kinnipidamiseks uut andmebaasi, korraldage töötuba, kus õpetatakse töötajatele uut protsessi tundma. Kaasake igale koosolekule küsimuste ja vastuste seanss seoses tähtajaga. Selgitage oma töötajatele tähtaja tähtsus organisatsiooni jaoks. Näiteks kui proovite lõpule viia projekti, et näidata edusamme enne ühinemist, laenutaotlust või midagi sarnast, peaksid mõned töötajad teadma.
7
Postita tähtajad ja mõõdikud. Veenduge, et teie ja teie töötajad näeksid iga päev tähtaja üksikasju. Ilma tähtaega meelde tuletamata ja tugevdamata võite teie ja teie töötajad muutuda ebasoodsaks ega pruugi sellest kinni pidada.Riputage tähtaja teabega flaier kesksesse asukohta, näiteks puhkeruumi.Kaasake kuupäev ja asjakohased konkreetsed numbrid, nagu esinemisnumbrid või kasvueesmärgid, mis tahes tähtaega puudutavas teabevahetuses.Saatke töötajatele kord nädalas või kaks korda nädalas e-kirju.Tähendage sõbralikult meeldetuletusi tähtaegade kohta. Kaaluge selle raamimist võistlusena. Näiteks kui postitate kontorisse flaieri, lisage sõna “Võida väljakutse! West Lake’i projekt peaks valmima 4. mail”. Vältige tähtaja parameetrite avalikustamist, et need tunduksid närivad või rõhuvad. Näiteks ärge saatke iga päev e-kirjaga meeldetuletusi ega tülitage töötajaid eelseisva tähtaja pärast sagedamini kui üks või kaks korda nädalas.
8
Ole positiivne. Üks edukate väikeettevõtjate tunnuseid on positiivne väljavaade. Olles positiivne, ei inspireeri te mitte ainult iseennast, vaid aitate luua positiivset äristiili, kus inimestel on suhtumine “saab teha”. Rääkige positiivses meeskonnas ja kasutage fraase nagu “me suudame”. või “me teeme seda.” Kiidake oma töötajaid alati, kui nad teie eesmärgi poole edenevad. Näiteks öelge: “Hea töö, Joel. See aitab meil tõesti seda tähtaega saavutada. Vältige tähtaja esitamist kui midagi, mida on raske saavutada. Selle asemel esitage see jõupingutusena, mis näitab teie töötajate ja organisatsiooni võimeid. Vältige liiga positiivset suhtumist ja muutke alati tervislikku positiivset suhtumist ärilise tegelikkuse ja realistlike ootustega.
9
Julgustage oma töötajaid. Oma töötajaid julgustades motiveerite neid tähtaegadest kinni pidama. Lisaks loote positiivse töökultuuri ja aitate luua keskkonda, mida töötajad naudivad ja hindavad. Öelge oma töötajatele, et teate, et nad saavad sellega hakkama. Näiteks öelge: “John, ma tean, et see tähtaeg võib olla lähedal, kuid ma olen teie võimetes väga kindel. Pakkuge preemiaid või hüvitist karmide tähtaegade täitmise või ületamise eest. Pakkuge näiteks lisapuhkusepäeva või rahalist hüvitist löömise eest. tähtaeg.Ärge kunagi halvustage ega solvage oma töötajaid. Lisaks ärge kunagi öelge oma töötajatele, et nende töö sõltub karmi tähtaja kehtestamisest.
10
Võtke vastutus. Väikeettevõtjana vastutate oma ettevõtte kõigi aspektide eest. Lõppkokkuvõttes peaksite nägema ettevõtte edu või ebaõnnestumist enda omana. Ilma intellektuaalset omandit võtmata ei saa te tegutseda tõelise professionaalina. Võtke omaks idee, et “vastutus peatub siin”. Ettevõtte omanikuna olete see, kes vastutab lõplikult ja vastutab. – mis tahes ebaõnnestumise korral teie organisatsioonis.Ärge süüdistage oma töötajaid ega teisi tähtaega möödalaskmises. Lõppkokkuvõttes ei pidanud teie organisatsioon tähtajast kinni, kuna tähtaeg oli problemaatiline või juhtkond ebaõnnestus. Olge käegakatsutav. Veenduge, et olete aktiivne juht . Tehke seda projekti käigus sageli oma töötajatega vesteldes või nendega töötades. Lõpuks saavad nad teada, et olete hooliv ja vastutustundlik juht.
11
Kehtestage tähtaegade mittejärgimise tagajärjed. Tagajärgede kehtestamisega loote endale või oma töötajatele tähtaja lõpetamiseks uue motivatsiooni. Tagajärgedest tuleb töötajatele alati teada anda, kui neile tähtaeg esitatakse. Tagajärjed peaksid keskenduma individuaalsele kasvule või paranemisele, mitte karistama. Näiteks töötajad, kes eiravad tähtaega, peaksid kulutama rohkem aega koolitusele või neil peaks olema kõrgem väljaõpe. Võtke karistusmeetmeid alles pärast seda, kui töötajad näitavad üles ebakompetentsuse tendentsi. Kaaluge töölepingu lõpetamist alles pärast seda, kui töötaja ei suuda mitut tähtaega täita ja olete töötajaga rääkinud ja teda juhendanud.
12
Mõelge varasematele ebaõnnestumistele. Kui teie või teie töötajad on varem tähtaegadest mööda läinud, peaksite mõtlema, miks. Pärast mõningast järelemõtlemist märkate kahtlemata suundumusi või püsivaid probleeme, mis mõjutavad negatiivselt teie organisatsiooni suutlikkust tähtaegadest kinni pidada. Mõelge, mida saaksite teha oma töö parandamiseks juhina. Kaaluge konverentsidel ja konverentsidel osalemist ja enda paremaks juhiks saamist. Kohtuge pärast tähtaja möödumist asjakohaste töötajate või juhtidega. Küsige neilt, miks nad tähtajast mööda läksid või miks nad arvavad, et organisatsioon ei suutnud tähtajast kinni pidada. Hinnake, kas tähtajast mööda läinud töötaja oli vastutustundetu. Näiteks kui John postitab tööl olles Facebooki palju postitusi, kahjustab see tema tootlikkust. Mõelge, kas esinesid ainulaadsed või ettenägematud asjaolud, mis takistasid teie organisatsioonil tähtaegadest kinni pidada. Näiteks muudab masina rikkiminek tõenäoliselt võimatuks teatud kuupäevaks tootmiskvoodi täitmise. Pakkuge oma töötajatele võimalusi anonüümse tagasiside andmiseks. Teie töötajad võivad anda teile ülevaate hilinenud tähtajast, kui nad ei karda kättemaksu.
13
Hinda ümber tähtajad projekti keskel. Mingil hetkel võib osutuda vajalikuks seatud tähtajad ümber hinnata. Lõppkokkuvõttes pole põhjust pidada kinni tähtajast, millel pole enam mõtet. Küsige oma tähtaja teostatavuses pärast projektiga seotud tagasilööke. Näiteks mõelge sellele, kas tähtaeg on kehtiv pärast seda, kui tarnija on teile teatanud, et ta ei saa teile teatud tooteid õigeks ajaks hankida. Vajadusel lükake tähtaegu edasi või määrake need tagasi. Kui teie või teie töötajad usuvad, et tähtaeg on muutunud vastuvõetamatuks, kaaluge selle edasilükkamist. Lükka tähtaegu tagasi ainult kontrollitavatel põhjustel. Lükka tähtaeg edasi või tühistage see, kui see on muutunud ebaoluliseks. Näiteks kui teil on projekti lõpuleviimiseks lühike tähtaeg, et saaksite alustada teise projektiga, kaaluge tähtaja tühistamist, kui järgmise projekti ajakava on pikendatud.