Hea ettepaneku kirjutamine on kriitiline oskus paljudes ametites, alates koolist kuni ärijuhtimise ja geoloogiani. Ettepaneku eesmärk on saada oma plaanile toetust vastavate inimeste teavitamise kaudu. Teie ideed või ettepanekud kiidetakse tõenäolisemalt heaks, kui saate neid selgelt, lühidalt ja kaasahaaravalt edastada. Veenva ja köitva ettepaneku kirjutamine on paljudes valdkondades edu saavutamiseks hädavajalik. Ettepanekuid on mitut tüüpi, näiteks teaduslikud ettepanekud ja raamatuettepanekud, kuid igaüks järgib samu põhijuhiseid.
1
Määratlege oma publik. Enne kirjutamise alustamist peate veenduma, et mõtlete oma vaatajaskonnale ja sellele, mida nad teie teema kohta juba teavad või ei tea. See aitab teil oma ideid keskenduda ja neid kõige tõhusamal viisil esitada. Hea mõte on eeldada, et teie lugejad on hõivatud, lugedes (või isegi libisemas) kiirustades ja neil pole eelsoodumust teie ideedele erilist tähelepanu pöörata. Tõhusus ja veenvus on võtmetähtsusega. Kes teie ettepanekut loeb? Kui palju nad teie teemat tunnevad? Mida peate võib-olla vajama, et määratleda või anda lisateavet? Mida soovite, et teie publik teie ettepanekust saaks? Mida peate oma lugejatele andma, et nad saaksid teha soovitud otsuse? Täiustage oma tooni, et see vastaks publiku ootustele ja soovidele. Mida nad kuulda tahavad? Milline oleks kõige tõhusam viis nendeni jõudmiseks? Kuidas saate aidata neil mõista, mida soovite öelda?
2
Määratlege oma probleem. Teile on selge, milles probleem, aga kas see on selge ka teie lugejale? Samuti, kas teie lugeja usub, et teate tõesti, millest räägite? Saate toetada oma eetost ehk kirjutamispersooni, kasutades kogu ettepanekus oma väidete toetamiseks tõendeid ja selgitusi. Probleemi õigesti seadistades hakkate lugejat veenma, et olete õige inimene selle eest hoolitsema. Selle osa kavandamisel mõelge järgmisele: millises olukorras see probleem kehtib? Mis on selle põhjused? Kas oleme kindlad, et need on tegelikud põhjused, mitte teised? Kuidas me selles kindlad oleme? Kas keegi on kunagi proovinud selle probleemiga tegeleda? Kui jah, siis kas see on töötanud? Miks?Kui ei: miks mitte?
3
Määratlege oma lahendus. See peaks olema otsekohene ja kergesti mõistetav. Kui olete lahendatava probleemi seadnud, kuidas soovite seda lahendada? Tehke see võimalikult kitsas (ja teostatav). Teie ettepanek peab määratlema probleemi ja pakkuma lahendust, mis veenab mittehuvitavaid ja skeptilisi lugejaid seda toetama. Teie publik ei pruugi olla kõige kergemini võitmiseks. Kas teie pakutav lahendus on loogiline ja teostatav? Milline on teie rakendamise ajakava? Mõelge oma lahendusele eesmärkidele. Teie peamine eesmärk on eesmärk, mille peate oma projektiga kindlasti saavutama. Teisesed eesmärgid on muud eesmärgid, mida teie projekt loodetavasti saavutab. Veel üks kasulik viis oma lahenduse üle mõelda on “tulemused” ja “tulemused”. Tulemused on teie eesmärkide mõõdetavad tulemused. Näiteks kui teie ettepanek on äriprojekti kohta ja teie eesmärk on “kasumi suurendamine”, võib tulemuseks olla “kasumi suurendamine 100 000 dollari võrra”. Tarnitavad tooted või teenused, mida tarnite koos oma projektiga. Näiteks teadusprojekti ettepanek võiks “tarnida” vaktsiini või uue ravimi. Ettepanekute lugejad otsivad tulemusi ja tulemusi, sest need on lihtsad viisid projekti “väärtuse” kindlaksmääramiseks.
4
Pidage meeles stiilielemente. Olenevalt teie ettepanekust ja sellest, kes seda loeb, peate oma paberi sobitama teatud stiiliga. Mida nad ootavad? Kas neid huvitab teie probleem? Kuidas kavatsete olla veenev? Veenvates ettepanekutes võib kasutada emotsionaalset üleskutset, kuid need peaksid alati tuginema faktidele kui argumendi aluspõhjale. Näiteks pandakaitseprogrammi algatamise ettepanekus võiks mainida, kui kurb oleks tulevaste põlvede lastele, kui pandat enam kunagi ei näeks, kuid sellega ei tohiks asi piirduda. Et ettepanek oleks veenev, peaks ta oma argumendi toetuma faktidele ja lahendustele.
5
Tehke ülevaade. See ei ole osa lõplikust ettepanekust, kuid aitab teil oma mõtteid korrastada. Enne alustamist veenduge, et teate kõiki asjakohaseid üksikasju. Teie ülevaade peaks koosnema teie probleemist, lahendusest, selle lahendamise viisist, sellest, miks teie lahendus on parim, ja järeldusest. Kui kirjutate juhiettepanekut, peate lisama näiteks eelarveanalüüsi ja organisatsiooni üksikasjad.
6
Alustage kindla sissejuhatusega. See peaks algama konksuga. Ideaalis soovite, et teie lugejad oleksid kohe algusest vaimustuses. Tee oma ettepanek võimalikult eesmärgipäraseks ja kasulikuks. Kasutage oma lugejate tsooni viimiseks taustateavet. Seejärel esitage oma ettepaneku eesmärk. Kui teil on mingeid selgeid fakte, mis heidavad valgust selle kohta, miks on vaja probleemiga kohe tegeleda ja sellega tegeleda, võite alustada sellest. Mis iganes see ka poleks, veenduge, et see, millest alustate, on fakt, mitte arvamus.
7
Öelge probleem. Pärast sissejuhatust jõuate kehasse, oma töö liha. Siin peaksite oma probleemi kirjeldama. Kui teie lugejad sellest asjaolust palju ei tea, täitke need. Mõelge sellele kui oma ettepaneku jaotisele “asjade olukord”. Milles on probleem? Mis probleemi põhjustab? Millised tagajärjed sellel probleemil on? Rõhutage, miks teie probleem vajab lahendamist ja vajab lahendamist kohe. Kuidas mõjutab see teie publikut, kui jäetakse üksi? Kindlasti vastake kõikidele küsimustele ja katta need uuringute ja faktidega. Kasutage julgelt usaldusväärseid allikaid.
8
Paku lahendusi. See on vaieldamatult teie ettepaneku kõige olulisem osa. Lahenduste jaotises saate teada, kuidas probleemi lahendate, miks te seda nii teete ja millised on selle tulemused. Veenva ettepaneku saamise tagamiseks mõelge järgmisele: arutage oma ideede suuremat mõju. Ideed, mis näivad olevat piiratud rakendatavusega, ei tekita lugejates nii suure tõenäosusega entusiasmi kui ideed, millel võib olla laialdane mõju. Näide: “Suurem teadmine tuunikala käitumisest võimaldab meil luua terviklikuma majandamisstrateegia ja tagada tulevastele põlvkondadele tuunikalakonservid.” Otsustada, miks te midagi ette võtate, on sama oluline kui öelda, mida te teete. Eeldage, et teie lugejad on skeptilised ega võta teie ideid täisväärtuslikult vastu. Kui teete ettepaneku teha 2000 loodusliku tuunikala püüdmise ja vabastamise uuring, siis miks? Miks see on parem kui miski muu? Kui see on kallim kui mõni muu variant, siis miks ei võiks te kasutada odavamat varianti? Nende küsimuste ennetamine ja nendega tegelemine näitab, et olete oma ideed igast küljest kaalunud. Lugejad peaksid paberile jätma kindlad, et saate probleemi tõhusalt lahendada. Sõna otseses mõttes peaks kõik, mida kirjutate, käsitlema probleemi või selle lahendamise viisi. Uurige oma ettepanekut põhjalikult. Mida rohkem näiteid ja fakte saate publikule tuua, seda parem – see on palju veenvam. Vältige oma arvamust ja tuginege teiste põhjalikule uurimistööle. Kui teie ettepanek ei tõesta, et teie lahendus töötab, pole see adekvaatne lahendus. Kui teie lahendus ei ole teostatav, parandage see. Mõelge ka oma lahenduse tulemustele. Võimaluse korral testige seda eelnevalt ja vajadusel vaadake lahendust.
9
Kaasake ajakava ja eelarve. Teie ettepanek kujutab endast investeeringut. Lugejate veenmiseks, et olete hea investeering, esitage võimalikult palju üksikasjalikku ja konkreetset teavet oma ajakava ja eelarve kohta. Millal teie ette kujutate projekti algust? Millises tempos see edeneb? Kuidas iga samm teisele tugineb? Kas teatud asju saab teha korraga? Olles võimalikult täpne, annab lugejatele kindlustunde, et olete oma kodutöö ära teinud ja ei raiska nende raha. Veenduge, et teie ettepanek oleks rahaliselt mõistlik. Kui pakute ideed ettevõttele või inimesele, kaaluge nende eelarvet. Kui nad ei saa teie ettepanekut endale lubada, pole see piisav. Kui see sobib nende eelarvega, lisage kindlasti põhjus, miks see on nende aega ja raha väärt.
10
Lõpetage järeldusega. See peaks peegeldama teie sissejuhatust ja lühidalt kokku võtma teie üldise sõnumi. Kui teie ettepaneku täitmata jätmisel on tagajärjed, käsitlege neid. Tehke kokkuvõte oma ettepaneku eelistest ja sõitke koju, et kasu kaalub üles kulud. Jätke oma publik ette mõtlema. Ja nagu alati, tänage neid tähelepanu ja aja eest. Kui teil on lisasisu, mis teie ettepanekuga täpselt ei sobi, võiksite lisada lisa. Kuid teadke, et kui teie paber on liiga mahukas, võib see inimesi eemale peletada. Kui kahtlete, jätke see välja. Kui teie ettepanekule on lisatud kaks või enam lisa, märkige need A-, B- jne tähega. Seda saab kasutada, kui teil on andmelehti, artiklite kordustrükke või kinnituskirju ja meeldivus.
11
Muutke oma tööd. Olge ettepaneku kirjutamisel, redigeerimisel ja kujundamisel täpne. Vajadusel muutke seda selgeks ja kokkuvõtlikuks, paluge teistel seda kritiseerida ja redigeerida ning veenduge, et esitlus oleks atraktiivne ja kaasahaarav ning hästi organiseeritud ja abivalmis. Laske oma töö üle lugeda teistel (või kahel) silmadel. Nad saavad esile tõsta probleeme, mille suhtes teie meel on pimedaks jäänud. Võib esineda probleeme, mida te pole täielikult käsitlenud, või küsimused, mille olete jätnud lahtiseks. Kõrvaldage kõnepruuk ja klišeed! Need muudavad teid laisaks ja võivad segada arusaamist. Ärge kasutage pikka sõna, kui lühike sõna sobib sama hästi. Vältige võimalusel passiivset häält. Passiivne hääl kasutab “olema” tegusõnade vorme ja võib muuta teie tähenduse ebaselgeks. Võrrelge neid kahte lauset: “Zombi purustas akna” ja “Zombi lõhkus akna”. Esimeses ei tea, kes akna lõhkus: kas see oli zombi? Või oli aken zombi juures ja oli lihtsalt katki? Teises teate täpselt, kes murdmise tegi ja miks see oluline on. Kasutage tugevat ja otsest kõnepruuki ning vältige oma ettepaneku segamist tähiste ja täiendavate fraasidega. Näiteks selle asemel, et kasutada fraase nagu “Ma usun, et…” või “see lahendus võib aidata…”, öelge: “Kavandatud plaan vähendab oluliselt vaesuse määra.”
12
Lugege oma tööd korda. Redigeerimine keskendub sellele, et sisu oleks võimalikult selge ja lühike. Korrektuur tagab, et teie sisu on vigadeta. Vaadake oma ettepanek hoolikalt läbi, et tuvastada kõik õigekirja-, grammatika- või kirjavahemärgivead. Kõik teie tehtud vead muudavad teid vähem haritud ja vähem usaldusväärseks, vähendades teie heakskiidu saamise tõenäosust.Veenduge, et teie vorming on kooskõlas juhistega. nõuda.