Tähestikuline esitamine on peamine viis dokumentide korraldamiseks, mis võimaldab teil kiiresti salvestada, pääseda juurde ja hallata oma isiklikke ja ärifaile. Rakendades oma elus tähestikulist esitamist, tagate, et kõik dokumendid on kaitstud ja hõlpsasti kättesaadavad. Mõistliku failisüsteemi säilitamiseks on inglise keeles tähestikulises vormingus esitamise reegleid palju. Õnneks on uute dokumentidega alustamine lihtne ja ümberkorraldamise korral pole seda siiski keeruline teha!
1
Otsustage, millist tähestikulist süsteemi te kasutate. Isegi midagi nii lihtsat näiliselt nagu tähestikuline esitamine pakub mitut valikut. On oluline, et valiksite ühe süsteemi ja kasutaksite seda järjepidevalt.Tähehaaval esitamisel arvestatakse iga sõna iga tähte ilmumise järjekorras, jättes tähelepanuta sõnade vahel tühikuid. Sõnahaaval esitamisel järjestatakse üksused esimese tähe alusel. iga sõna järjestikust.Ühiku kaupa esitamisel võetakse arvesse iga sõna, lühendit ja initsiaali, järjestades üksused nende järgi. Üldiselt on soovitatav kasutada ühikute kaupa süsteemi.
2
Rühmitage üksused. Kui teil on kõik failid vajaminevad üksused olemas, otsustage, kuidas soovite failid rühmitada. Saate valida sõnastiku vormingu, milles kõik failid paigutatakse ühte tähestikulisse järjekorda, olenemata faili tüübist või selles sisalduvatest üksustest. Võite kasutada ka entsüklopeediavormingut, kus üksused on rühmitatud tüübi või teema järgi ja seejärel järjestatakse kõik rühmad tähestikulises järjekorras. Kui teil on esitada palju erinevat tüüpi üksusi (retseptid, maksukviitungid, kirjad jne), siis abi võib olla entsüklopeediavormingu kasutamisest. Rühmitage üksused esmalt tüübi järgi, seejärel järjestage üksused igas rühmas tähestikulises järjekorras. Hoidke rühmad eraldatud eraldajate või värvikoodide abil.
3
Indekseerige oma failid. Indekseerimine on viis pealkirja iga osa õigesse ühikusse paigutamiseks. Üksuste indekseerimiseks enne nende esitamist peate jagama iga üksuse nime elemendid ja looma uue tähestikulise nimetuse, mis võib erineda standardnimest. Näiteks:Oletame, et teil on indekseerimiseks ja failimiseks järgmised üksused: artikkel aardvarkide kohta pealkirjaga “Aardvarkide öine toitmine”, tuntud aardvarkide eksperdi Jane A. Doe elulugu ja Detroidi loomaaia aardvarki näituse reklaambrošüür. Jane A. Doe elulugu indekseeritaks kui “Doe, Jane A.”, kuna perekonnanimed on esitamisel esikohal. See esitatakse tähega “D”. Artikkel “Aardvarksi öine toitmine” võiks indekseerida nii nagu on, kui valite sõnastiku stiilis rühmituse. Selle võib seda rühmitust kasutades sisestada tähe “N” alla (“Öine” jaoks). Teise võimalusena võite indekseerida “Aardvarksi öine toitmine” “Aardvarks, Nocturnal Feeding of.” See oleks mõttekas, kui kasutaksite entsüklopeedia-stiilis rühmitamist, mitte ainult aardvarksiga seotud üksuste esitamist. Seejärel salvestataks üksus jaotisesse “A. Reklaambrošüür võiks indekseerida kui “Aardvarks, eksponaadid (Detroidi loomaaed).” See oleks mõttekas, kui eeldate, et aardvarki eksponaatide kohta on mitu materjali, näiteks võib teil olla mõni muu üksus, mida indekseerida kui “Aardvarks, eksponaadid (Toledo loomaaed).” Teise võimalusena võib reklaambrošüüri indekseerida kui “Detroiti loomaaed ( Aardvarki näitus).” See võib olla mõttekas, kui eeldate, et teil on mitu Detroidi loomaaiaga seotud üksust või kui soovite kasutada entsüklopeedia-stiilis rühmitamist üksuste esitamiseks geograafilise asukoha järgi.
4
Järjesta failid nende indekseeritud nime järgi tähestikulises järjekorras. Tähestikulises vormingus esitamise üldreegel on üksuste järjestamine A-st (esimene) Z-ni (viimane). Kasutage järjest spetsiifilisemat teavet, et eristada ja tellida eraldi kaupu. Näiteks: teie eelmises etapis indekseeritud failide järjekord võib olla (olenevalt kasutatavast süsteemist): “Doe, Jane A.”, “Detroidi loomaaed (Aardvarki näitus)” ja “Öine toitmine Aardvarksist” VÕI “Aardvarksist, eksponaatidest (Detroiti loomaaed),” “Aardvarks, öine toitmine” ja “Doe, Jane A. Fail “Wallaby” jaoks tuleb pärast faili “Emu. Fail “Kangaroo” jääks vahele ja fail “Aardvark” oleks enne “Karu” ja üks “Emu” jaoks. See annaks teile järgmise failijärjestus: “Aardvark”, “Karu”, “Emu”, “Känguru”, “Wallaby”.Kui lisate seejärel faili “Anteater” jaoks, tuleb see pärast kõiki “Aardvarki” faile. mõlemad algavad tähega “A”, peate järjekorra määramiseks vaatama iga sõna teist tähte (vastavalt “N” ja “A,”) ja seejärel korraldama failid selle alusel. uus järjekord oleks: “Aardvark”, “Sipelgateater”, “Karu”, “Emu”, “Känguru”, “Wallaby”.
5
Märgistage oma failikaustad. Üksuste leidmise hõlbustamiseks märgistage iga failikausta selles sisalduva(te) üksuse (üksuste) õige indekseeritud nimega. See hõlbustab ka uute failide õiges järjestuses tutvustamist. Asetage üksused neile määratud kausta. Samuti võib olla kasulik oma faile kasutatavuse parandamiseks värvida. Näiteks kui kasutate entsüklopeedia-stiilis rühmitamist, andke igale rühmale eraldi värv ja märgistage iga rühma iga üksus/fail vastava värviga.
6
Dokumenteerige indekseerimis- ja failisüsteem. Olge oma indekseerimis- ja failisüsteemiga kooskõlas, olenemata sellest, milline see on. Veenduge, et kõik, kellel on juurdepääs failidele, oleksid süsteemist teadlikud. Näiteks saate luua ja jagada dokumendi, mis kirjeldab teie failisüsteemi reegleid. See aitab kõigil failisüsteemi tõhusalt kasutada.
7
Esitage uued üksused korralikult. Paigutage failid kappi indekseeritud nimede ja tähestikulise järjestuse alusel, vastavalt kasutatavale süsteemile. Nihutage praeguseid faile vastavalt vajadusele, et paigutada uued failid õigesse kohta.
8
Esitage üksused nende olulise tähtaja jooksul. Mõnikord on mõttekas esitada üksused võtmesõnade põhjal, olenemata pealkirjas või nimes olevate sõnade ilmumise järjekorrast. See tagab, et faili saab indekseerida ja leida, kasutades kõige loogilisemat terminit. Näiteks “First Bank of Chicago” võib indekseerida ja esitada kui “Chicago, First Bank of”. “Chicago” on selle kirje võtmetermin, mitte “First” või “Bank,”. eriti kui teil võib olla muid sarnase nimega üksusi, nagu “First Bank of Tulsa” või “Chicago Bank and Trust”.
9
Järjesta nimed perekonnanime järgi. Tüüpilised esitamisstandardid soovitavad isikuid indekseerida kõigepealt perekonnanime järgi, kuna perekonnanime peetakse oluliseks terminiks. Seega “Jane A. Doe” indekseeritakse ja esitatakse kujul “Doe, Jane A. Pane pealkirjad (Dr., proua, major jne) lõpus. “Näiteks dr. Jane A. Doe indekseeritaks ja esitataks järgmiselt: “Doe, Jane A., Dr.” Üldiselt tellitakse nimed nii, nagu need on kirjutatud, tähthaaval. Näiteks “MacDonald” tuleb enne “McDonald”. Samamoodi loetakse osaks “D”, “L”, “Le”, “de” jne. nimega, mitte eraldi üksustega. Näiteks tellige failid “Heinlein”, “Le Guin” “L’Engle” ja “Wolfe” selles järjekorras (ja MITTE “L’Engle”, “Le Guin”, “Heinlein” ,†“Wolfe”. Levinud erand nendest nimede reeglitest on see, kui üksikisiku nimi on osa ettevõtte või organisatsiooni nimest. Sellistel juhtudel käsitlege isiku nime üksustena ärinime sees. Näiteks “Jane A. Doe Pest Control” esitataks jaotises “J”, ja EI indekseerita kui “Doe, Jane A. Pest Control”.
10
Ignoreeri artikleid, sidesõnu ja eessõnu. Artiklid (nagu “a,†“an,†ja “theâ€), sidesõnad (nt “and,†“aga,†ja “or—) ja eessõnad (nagu kui “for,†“of,†ja “in— jäetakse tavaliselt indekseerimisel ja tähestikulises esitamisel vahele, kuna neid ei peeta olulisteks terminiteks. See kehtib isegi siis, kui need moodustavad üksuse nime alguse Näiteks: “Emu söötmise tavade uurimine” esitatakse “Emu” (tähenduslik sõna selle üksuse pealkirjas) jaoks “E”, mitte “an.†jaoks” €”Doe ja Smithi kahjuritõrje” esitatakse pärast “Doe, Jane A”. Mõlemad indekseeritud nimed algavad sõnaga “Doe”, nii et liigute mõlemas järgmise olulise termini juurde (“Smith”. Vastavalt € ja “Jane,â€), et määrata faili järjekord. Ignoreerige sõna “ja”, kuna see pole oluline.
11
Käsitlege lühendeid nii, nagu oleks need välja kirjutatud. Üksuste indekseerimisel ja esitamisel võite kohata selliseid lühendeid nagu “Mfg.†(“Manufacturing”) või “Inc.” (“Incorporated”). Üldiselt peaksite üksused indekseerima ja failima nii, nagu need lühendid oleksid välja kirjutatud, mitte lihtsalt tähestringidena. Näiteks “Jane A. Doe Mining Company” esitatakse pärast “Jane A. Doe Mfg.”.
12
Failinumbrid tavaliselt. Üksusi tähestikulises järjekorras esitades võite nende pealkirjades kohata numbreid. Üldiselt failinumbrid tavaliselt, mitte nii, nagu need oleks välja kirjutatud. Numbrid sisestatakse ka tähtede ette. Näiteks “3M Company” esitatakse enne “100 suurepärast äriideed” (kuna “3” on enne “100”).”Suurepärased äriideed” ja “Suurepärane äri”. Juhid” esitatakse pärast „100 suurepärast äriideed”, kuna numbrid on paigutatud enne tähti. Juba välja kirjutatud numbreid käsitletakse pigem sõnadena, mitte numbritena. Näiteks failiüksusi „100 suurepärast äriideed” € “Suurepärased äriideed” ja “Kakssada suurepärast äriideed” selles järjekorras. Kui see sobib teie esitamise eesmärgil, võite siiski teha erandi ja esitada numbrid alati nii, nagu need oleksid välja kirjutatud.
13
Tegelege mis tahes erimärkidega. Arvesse tuleb võtta kõiki mittetähestikulisi või mittenumbrilisi märke, mida kohtate üksuste indekseerimisel ja esitamisel. See, mida nende tähemärkidega teha, sõltub aga nende tüübist: Kirjavahemärke (nt apostroofid, punktid ja komad) üksuste indekseerimisel ja esitamisel üldiselt eiratakse. Näiteks faili “Washingtoni parim kohv” ja “Washingtoni osariigi mess” selles järjekorras. Diakriitikat käsitletakse vastava tähena ilma diakriitilise märgita. Näiteks fail “Éclair†kui “Eclair— ja “Ãœber†kui “Uber.†Erandiks on see, kui esitate diakriitikat kasutava keele tähestiku järgi. millisel juhul peaksite järgima selle keele tavalist tähestiku järjekorda.
14
Vajadusel kasutage üldreeglit “mitte midagi enne midagi. Tavaliselt ignoreeritakse tähestikulises esitamisel tühikuid (sh kirjavahemärke ja muid elemente, mis vahele jäetakse). Kui teil on aga üksusi, mis algavad samamoodi, kasutage tühikut või esitamise järjekorra määramiseks reegel “mitte midagi enne”. Näiteks faili “North East Bank”, “North East Manufacturing” ja “Northeast Bank”, selles järjekorras. Samamoodi “Doe, Jane A .” esitataks enne “Doe, Jane A., Dr.”
15
Vajadusel eristage faile üksikasjalikuma teabe järgi. Harvematel juhtudel ei piisa failide järjekorra määramiseks tähestikulisest teabest. Sellistel juhtudel peate kaupade indekseerimiseks ja tellimiseks kasutama lisateavet. Märkige see lisateave vastavatele failidele, et saaksite neid eristada. Näiteks: kui teil oli esemeid kahele erinevale isikule nimega Jane A. Doe, saate neid tellida sünnikuupäeva järgi. Fail “Doe, Jane A. (s. 1853)” oleks seega enne faili “Doe, Jane A. (s. 1967). Kui teil on vaja vahet teha, võite tellida esemeid ka geograafia järgi. Kui teil on failid kolme erineva panga kohta kolmes erinevas asukohas ja iga panga nimi on “First United Bank and Trust”, saate need järjestada tähestikulises järjekorras “First United Bank and Trust (Gruusia)”. First United Bank and Trust (Oklahoma)†ja “First United Bank and Trust (Lõuna-Dakota).” Samamoodi, kui teil oleks esemeid kahe erineva karu või karutüübi jaoks, eristaksite neid veelgi, lähtudes liik, geograafiline asukoht jne. Näiteks võivad teil olla failid teemadel “Karu, pruun” ja “Karu, hallikad” (selles järjekorras) või failid “Karud (Euroopa)” ja “Karud (Põhja-Ameerika) †(selles järjekorras).
16
Avalikustada erandid ja erireeglid. Veenduge, et kõik, kes teie faile kasutavad, teaksid kõigist eranditest standardjuhistest, mis on teie failisüsteemis arvesse võetud. See aitab tagada, et kõik saavad failisüsteemi õigesti ja tõhusalt kasutada.