Microsoft Project on projektijuhtimise tarkvararakendus, mis on kaubamärgiga Microsoft Office’i komplekti all. Rakendus võimaldab kasutajatel juhtida kõiki projekti haldamise aspekte, sealhulgas eelarve koostamist, ajakava koostamist ja ressursside haldamist. Sel põhjusel kasutatakse tarkvara laialdaselt ehitus- ja masinatööstuses. Projektijuhtimise protsessi üks olulisemaid, kuid sageli tähelepanuta jäetud osi on ressursside õige jaotamine. Kui projekti ajakava on loodud, tuleb seda tavaliselt muuta, et vältida teatud ressursi (nt alltöövõtja) ülemäärast eraldamist, mis põhjustab ajakava venimise. Teades, kuidas Microsoft Projectis ressursse eraldada, aitab teil hoida oma projekti algusest lõpuni kontrolli all.
1
Arvestage ülesannete kestuse hindamisel ressursside saadavust. See samm on ülioluline, kuid sageli tähelepanuta jäetud. Ressurssidega tuleb arvestada ajakava koostamise ajal, mitte ainult tagantjärele. Pöörake erilist tähelepanu samaaegsetele ülesannetele (need, mis toimuvad samal ajal), mis kasutavad samu ressursse. Näiteks võite õigustatult eeldada, et nii hoone sise- kui ka välisseinad võivad olla raamitud samal ajal. Kui teil on projektis siiski ainult üks puusepp, pole see võimalik. Alustage ülesande kestuse prognoosimist, hinnates ülesande täitmiseks vajalike töötundide koguarvu. Keskendudes pigem inimtöötundidele kui tööpäevade koguarvule, võtate arvesse, kui palju ressursse vaja läheb.
2
Looge ja korraldage kõik oma ressursid. Parim viis oma ressursside korrastamiseks on ressursileht. Sellele lehele juurdepääsemiseks klõpsake menüül “Vaade” ja valige “Ressursileht”. Veenduge, et kõigil teie ressurssidel oleks selged nimed ja määraksite vähemalt ressursi tüübi. Töö” ressursid on kõige kasulikumad ja neid tuleks kasutada inimeste kategoriseerimiseks, kes kulutavad ülesannetega tegelemisele. Väikese projekti puhul , võib seda tüüpi ressurss viidata igale meeskonnaliikmele nimepidi. Suurema projekti puhul võib see ressurss määrata erinevaid alltöövõtjaid. �Materjaliressursid peaksid viitama materjalidele, mis töö käigus ära kuluvad, nagu saematerjal, naelad ja bensiin .�Cost” ressursse tuleks kasutada selleks, et jälgida ressursse, millele on lisatud selge kulumäär. Kuluressurssina võiks jälgida kraana või põlluhaagise rentimise päevamäära.
3
Määrake iga tööülesanne ressursile. Pärast Gantti diagrammi vaates ajakava loomist peate määrama, milline ressurss(id) on iga ülesandega seotud. Selleks leidke vasakpoolselt paneelilt ülesande rida ja klõpsake veerus “Ressurs” lahtrit. Ilmub rippmenüü, kus loetletakse kõik teie loodud ressursid. Valige sobiv ressurss; Näiteks ülesandele nimega “Traatvalgustid” võib määrata ressursi “Elektrik”.
4
Kontrollige ressursside jaotust ressursside graafiku vaates. Pärast ajakava koostamist ja ressursside määramist saate kontrollida ülejaotamist. Selleks klõpsake nuppu “Vaade” ja valige “Ressursigraafik”. Teil on lubatud valida iga ressurss ja vaadata selle jaotust kogu projekti jooksul. Iga tööpäeva näidatakse piki horisontaaltelge ja ressursikasutust väljendatakse protsendina piki vertikaaltelge. Iga punkt, kus ressurss ületab 100 protsendi, tähendab ülejaotamist (see tähendab, et ressurss ei suuda täita kõiki määratud ülesandeid sellele etteantud aja jooksul). Ülejaotus on tähistatud punasega. Selle probleemi lahendamiseks suurendage ülesannete kestust, määrake ülesannetele rohkem ressursse või nihutage samaaegseid ülesandeid, et luua vähem kattumist. Iga hetk, kus ressurssi kasutatakse väga vähe, võib viidata ebatõhusale alajaotamisele. Kaaluge ülesannete kestuse lühendamist või vähemate ressursside kasutamist.