E-post on levinud suhtlusvorm ja teadmine, kuidas end e-posti teel kellelegi tutvustada, võib aidata teie karjääri ja võrgustike loomisel. Lühikese ja selge sissejuhatava meili kirjutamine suurendab tõenäosust, et teie adressaat võtab selle lugemiseks ja teiega suhtlemiseks aega. Vältige mõningaid levinumaid vigu, et eristuda teistest.
1
Tee oma teemarida selgeks. Teie adressaadil peaks olema hea ettekujutus meili sisust, enne kui ta selle isegi avab. Hoidke see ka lühike; pikk teema võib olla tülikas. Sissejuhatava meili jaoks on tavaliselt täiesti vastuvõetav kirjutada “Sissejuhatus – teie nimi”. Mobiilseadmed näitavad tavaliselt ainult umbes 25–30 tähemärki teemast, seega jätke see lühike.
2
Avage ettevõtte tervitus. Ärge alustage sõnadega “Tere” või “Tere”. Saate selliseid tervitusi kasutada, kui olete inimest tundma õppinud. Alustage proovitud ja tõelise äritervitusega. Vältige adressaadi eesnime kasutamist tervitusavalduses.”Kallis proua/härra/proua.” – Kui te pole üldse kindel naise perekonnaseisus, kellele te meilite saadate, peaksite alati kasutama vaikimisi “Ms.” kuna see on vähem edev.”Kellele see võib puudutada” – seda tuleks kasutada ainult siis, kui te pole kindel, kes sõnumi vastu võtab.
3
Tutvusta end. Esimene lause peaks end adressaadile tutvustama. See võimaldab neil seostada nime ülejäänud meilisõnumiga.”Minu nimi on…”Soovitage oma pealkiri, kui see on asjakohane. Kui teil on mitu pealkirja, ärge loetlege neid kõiki, vaid ainult kõige olulisemat või asjakohasemat.
4
Selgitage, kuidas saite adressaadi meiliaadressi. Andke adressaadile teada, kuidas te tema kontaktandmed teada saite. See aitab näidata, et läbisite nendeni jõudmiseks õiged kanalid.”Teie kontorijuht suunas mind sellele meiliaadressile””Leidsin selle meiliaadressi teie veebisaidilt””Nii-ja-nii ütlesin, et peaksin teiega ühendust võtma ”
5
Rääkige viimasest kohtumisest (kui see on asjakohane). Inimese mäluga sörkimine võib kaasa tuua suurema kaasatuse.”Rääkisime eelmisel nädalal konverentsil põgusalt””Rääkisime eile telefonis””Nägin teie ettekannet teemal…”
6
Jagage ühist huvi. See aitab teil adressaadiga suhelda ja hoiab teie ettevõtte meilid liiga külmadena. Vastastikuste huvide kindlaksmääramiseks peate võib-olla adressaadi kohta veidi uurima. Võimalikud uurimisvaldkonnad on Facebook, Twitter ja LinkedIn. Andke kindlasti inimesele teada, kust te selle vastastikuse huvi leidsite, vastasel juhul jääte jälitajaks. Võimalusel proovige hoida vastastikust huvi ettevõtlusega seotud, näiteks midagi oma valdkonnas või ametialane kirg, mida te mõlemad jagate.
7
Esitage põhjus, miks kontakteerusite. Ärge oodake liiga kaua, et jõuda asjani. Keegi ei loe mitmest lõigust koosnevat e-kirja ammu enne, kui midagi sarnast asja ilmub. Selgitage selgelt ja arusaadavalt, mida soovite ja miks te selle inimesega sellega ühendust võtate. Kui küsite nõu või esitate mõne muu taotluse, veenduge, et see oleks hallatav, eriti kui see on teie esimene kontakt.”Olen huvitatud rohkem teada saama…””Tahaksin teiega kunagi kohtuda, et arutada…””Tahaksin teie arvamust…”
8
Keskenduge oma meilile ühele teemale. Kui lasete oma meilil lookleda, võib adressaat kaotada huvi või unustada, miks te meili üldse saatsite.
9
Tänan saajat aja eest. Kellelegi ei meeldi kõik oma meilid läbi vaadata, seega tänage kindlasti adressaati, et ta võttis aega teie kirjade lugemiseks. See lihtne viisakus parandab oluliselt teie adressaatide meeleolu ja suurendab tõenäosust, et saate vastuse.”Ma tänan, et võtsite selle meili lugemiseks aega.””Täname, et leidsite selle lugemiseks ajakavast aega.
10
Esitage üleskutse tegevusele. Paluge adressaadil teile tagasi kirjutada, helistada, mõelda teie ettepanekule või midagi muud, et ta kihlatuks. Küsimuse esitamine on veel üks suurepärane viis kaasatuse suurendamiseks.”Helista mulle, kui teil on vaba aega””Saame varsti lõunal kokku””Mis te arvate…?””Ootan teie vastust.”
11
Lõpetage meil. Professionaalse e-kirja lõpetamisel veenduge, et teie lõpp on tänulik, kuid lühike. Lihtne lõputervitus hoiab teie meili professionaalsena, väljendades samal ajal siiski oma tänu.” ” “Rahu”, “Tänan teid tähelepanu eest.”
12
Kaasake oma allkiri. Kui te pole e-posti teenust konfigureerinud nii, et see sisaldaks oma allkirja, lõpetage kindlasti oma nimi, ametinimetus ja kontaktteave. Ärge koormake seda osa viie telefoninumbri, kahe e-posti aadressi ja kolme veebisaidiga üle. Olge see lihtne, et adressaat teaks, kuidas teiega uuesti ühendust võtta. Vältige oma allkirja tsitaatide lisamist.Joe Smith joe.smith@mail.com(555)555-1234 www.joesmithswebsite.com
13
Lugege e-kiri üle. Enne nupu „Saada” klõpsamist võtke aega, et paar korda oma meilisõnum läbi lugeda, et parandada kõik teel leitud vead. Kuna see meil on tõenäoliselt teie esimene kontakt adressaadiga, peate jätma endast parima võimaliku mulje. Õigekirjavead ja grammatilised vead muudavad teie meili kiiresti vähem professionaalseks.