Kuidas saate aega vabastada, kui olete Microsoft Outlookis organiseeritud. See nõuab distsipliini, kuid enamasti programmi ja tööriistadega ettevõtmist.
1
Esimene asi, mida tuleb teha, on uute e-kirjade teavitus välja lülitada. Selleks tõmmake menüü Fail alla, valige Tööriistad ja seejärel valige Valikud. Avaneb valikute aken. Klõpsake vahekaardil Eelistused nuppu “E-posti valikud”. Avanevas valikute aknas klõpsake nuppu “E-posti täpsemad valikud”. Avanevas valikute aknas vaadake jaotist “Kui minu postkasti saabuvad uued üksused”. Tühista kõigi valikute valik.
2
Muutke kalender Outlooki vaikevaateks. See annab teile ülevaate päevaks kavandatud töödest. Kalendri vaikevaateks määramiseks tõmmake alla menüü Fail, valige Tööriistad ja seejärel valige Valikud. Valige aknas Valikud vahekaart “Muu” ja seejärel klõpsake nuppu “Täpsemad suvandid”. Vaadake aknas “Täpsemad suvandid” jaotist “Üldised seaded” ja klõpsake nuppu Sirvi. Avaneb valitud kaust. Aknas “Select Folder” valige “Kalender” ja klõpsake kolm korda OK.
3
Ülesannete lisamiseks vaikeaknasse tõmmake menüü Fail alla ja valige Vaade, seejärel valige Tegumipadi.
4
Ainult täna tähtaegsete ülesannete vaatamiseks tõmmake menüü Fail alla ja valige Vaade, seejärel valige “Tegumiploki vaade”, seejärel valige “Tänased ülesanded”.
5
Planeerige oma meilide vaatamiseks iga päev kindel aeg. Määrake oma meilidega töötama 2–3 korda päevas ja ärge vaadake neid muul ajal. Meilid segavad tähelepanu ja takistavad teil päris tööd tegemast.
6
E-kirju lugedes tühjendage alati oma postkast. Meiliseansi lõppu ei tohiks kunagi midagi alles jääda. Postkasti tühjendamiseks peate otsustama, mida iga meiliga teha. Teil on neli valikut: kustutada, edasi lükata, delegeerida või teha.
7
Kui olete meiliga tegelenud, kustutage see.
8
Meili saatmise edasilükkamiseks looge ülesanne, lohistades meili Outlooki vasakus alanurgas olevale ülesandenupule. Ülesanne luuakse automaatselt; valige alguskuupäev ja kellaaeg ning tähtaeg ja kellaaeg ning salvestage see.
9
Meili delegeerimiseks looge ülesanne ja määrake see teisele isikule või edastage meil teisele isikule.
10
Viimane valik on teha mis tahes ülesanne, mida meil nõuab. Kui teete seda, kustutage see oma postkastist või teisaldage see isiklikku kausta, kus hoiate vanu käsitletud e-kirju.
11
Aja sulgemiseks kalendris lohistage e-kiri Outlooki vasakus alanurgas olevale kalendrinupule. Avaneb koosolekuteade. Sisestage kellaaeg ja kuupäev, mille soovite blokeerida, seejärel salvestage see. Koosolekuteatisele lisatakse meili koopia. Kustutage e-kiri postkastist või teisaldage isiklikku kausta.