Kui teil on väikeettevõte või teil on väikeettevõte, võib USA immigratsiooni- ja tolliametilt (ICE) teate saamine, et teie immigratsioonivorme kontrollitakse, olla stressirohke kogemus, kuid see ei pea olema. Kuigi rikkumised võivad kaasa tuua karmid trahvid, tulenevad need karistused teadlikult kõigi töötajate nõutud dokumentide säilitamata jätmisest. Parim viis end immigratsiooniauditi ajal kaitsta on olla ennetav ja kehtestada föderaalseaduse järgimise põhimõtted. Tõendid selliste poliitikate kohta koos range arvestuse pidamisega võivad kaotada süüdistuse, et te tahtlikult eirasite juriidilisi nõudeid.
1
Kehtestada I-9 loomise ja säilitamise eeskirjad. Standardsete I-9-de käsitlemise ja nende reeglite järjepidev järgimine vähendab nõutavate dokumentide kaotamise ohtu. Teie ettevõte peab säilitama I-9 iga töötaja kohta, kes on tööle võetud pärast 6. novembrit 1986. Kui lõpetate töötaja, peate säilitama tema I-9 on toimikus kolmeks aastaks alates rendikuupäevast või aasta pärast lõpetamist, olenevalt sellest, kumb on pikem. Iga uus palgatud töötaja peab täitma oma I-9 ülemise osa rentimise kuupäeval. Jaotis 2 tuleks täita ja asjakohaseid dokumente kontrollida kolme päeva jooksul alates töötaja töölevõtmise kuupäevast. Töötaja tööloa kontrollimiseks esitatud dokumentide valguskoopia tegemine ei ole konkreetselt nõutav. Kui aga otsustate need dokumendid kopeerida, tuleks seda teha iga töötaja puhul järjepidevalt. Hoidke kaks eraldi faili, üks praeguste töötajate jaoks ja teine töö lõpetanud töötajate jaoks. See muudab vanade I-9-de puhastamise protsessi tõhusamaks. Teie I-9 faile tuleks hoida teistest personalifailidest eraldi, et te ei peaks kulutama aega nende sortimisele, kui teete iga-aastast enesekontrolli või kui hankige ICE-lt ülevaatuse teatis.
2
Andke kirjalik käsiraamat. USA kodakondsus- ja immigratsiooniteenistus (USCIS) avaldab I-9 käsiraamatu, mis selgitab vorme ja föderaalseaduse järgimist. Tööandja I-9 käsiraamatu saate alla laadida aadressilt http://www.uscis.gov/i-9- central.Lisaks USCIS-i pakutavale käsiraamatule peaks teil olema kirjalik dokumentatsioon oma ettevõtte konkreetsete põhimõtete ja protseduuride kohta, sealhulgas sisserändenõuete täitmise eest vastutavate administraatorite nimed ja kontaktteave. Kontrollige oma käsiraamatus olevat teavet ja värskendage seda regulaarselt.
3
Määrake I-9 täitmiseks konkreetsed administraatorid. Kui lubate ainult teatud administraatoritel täita I-9, kes on saanud täieliku väljaõppe, saate seda protsessi juhtida ja vigu vältida. Veenduge, et teie administraatorid on USCIS-i käsiraamatu ja vormi I-9 üle vaadanud. Nad peaksid suutma ära tunda levinumad vead, mida töötajad vormide täitmisel teevad, et teie I-9-d oleksid esimesel korral õiged, selle asemel, et oodata auditit, et tuvastada ebatäpsused või mittetäielikud vormid. Kui teil on vähe töötajaid, võite määrata üks juht vastutab I-9 eest, isegi kui teil on mitu juhti, kellel on õigus palgata uusi töötajaid. I-9 eest vastutav administraator peaks ajutiste töölubadega töötajate palkamisel meeldetuletusi looma, et nende vormid saaksid ajakohastada, kui need volitused muutuvad või aeguvad.
4
Korraldage koolitusi igal aastal. Regulaarselt planeeritud koolitused ja täienduskursused administraatoritele pakuvad olulist kaitset juhuks, kui auditi käigus avastatakse lahknevusi. Ideaalis peaksite planeerima koolitusi pärast iga-aastase enesekontrolli läbimist, et saaksite teavitada vastavaid administraatoreid leitud vigadest. .Tagage, et I-9 eest vastutavad administraatorid mõistaksid ka föderaalseaduse diskrimineerimisvastaseid sätteid. Kõik eeskirjad peaksid olema järjepidevad ja te ei tohiks nõuda töötajalt täiendavaid või teistsuguseid dokumente lihtsalt sellepärast, et tal on võõrapäraselt kõlav nimi.
5
Kaaluge lepingu sõlmimist välisaudiitorfirmaga. Kolmanda osapoole teenus, kellel on kogemusi I-9 auditeerimisel, võib leida vigu, millest keegi teie töötajatest puudust tunneks.Kolmanda osapoole audiitori kasutamine võib aidata kindlaks teha, et tegite föderaalse immigratsiooniseaduse järgimiseks heas usus jõupingutusi.Mõned ettevõtted pakuvad advokaate nii auditi kaitsmiseks kui ka audiitorteenuste osutamiseks. Otsige veebist või rääkige teiste väikeettevõtete omanikega, et leida teenus, mis vastab teie ettevõtte vajadustele ja eelarvele kõige paremini.ICE sisaldab iga-aastast enesekontrolli osana oma parimatest tavadest. Kui ICE ülevaatus avastab vigu, annavad tõendid regulaarsete enesekontrollide kohta kaitse, et suhtute tõsiselt immigratsiooninõuete täitmisesse. Kui te ei kasuta välist audiitorfirmat, peaks teil olema töötaja, kes ei ole tavaliselt töölevõtmisega seotud või mina -9 protsessi auditeerida oma I-9s.
6
Koostage kõigi töötajate nimekiri. Teil peab olema I-9 kõigi praeguste ja viimase kolme aasta jooksul töölt lahkunud töötajate jaoks. Võib-olla soovite luua oma töötajate nimekirjaga arvutustabeli, et saaksite iga I-9 töötamise ajal jälgida. audit. Tehke rida iga töötaja jaoks, kes vajab I-9, ja seejärel looge veerud täieliku ja täpse I-9, parandamist vajava I-9 või puuduva I-9 jaoks. See võimaldab teil kogu personali ühe pilguga üle vaadata.
7
Koguge I-9 kõigile töötajatele. Tõmmake välja kõik olemasolevad vormid ja võrrelge neid oma töötajate loendiga, et veenduda, et teil pole puuduvaid I-9-sid. Peate ka mitteaktiivsete töötajate jaoks – kõik, kes on ametisse pandud – I-9-sid ajakohasena hoidma. välja, kuid on kõlblik tööle ennistada, või need, kes on praegu puhkusel. Töölt lahkunud töötajate puhul kontrollige, kas peate nad tööle jätma. Kui töötaja võeti tööle rohkem kui kolm aastat tagasi või ta lõpetati üle aasta tagasi, võite selle töötaja I-9 hävitada. Märkige üles kõik I-9-d, mille te oma registritest kustutate, koos töötaja nime ja kuupäevaga -9 puhastati. Seejärel purustage I-9.
8
Hinda iga I-9. Kontrollige hoolikalt iga vormi iga jaotist, kasutades USCIS-i avaldatud käsiraamatus I-9 sätestatud juhiseid. Töötaja peab täitma oma I-9 jaotise 1, märkides nime, aadressi, neiupõlvenime ja sünnikuupäeva. Seejärel peab töötaja esitama oma sotsiaalkindlustuse numbri ja allkirjastama või kuupäevastama vormi. Kui vorm ei ole õigesti täidetud, peaksite viivitamatult töötajaga rääkima vea või puuduse parandamisest. Vaadake üle vormil olev teave töötaja esitatud dokumendid. Kui need dokumendid on aegunud või neid tuleb uuendada, paluge töötajal esitada kehtivad dokumendid.Veenduge, et kontrollitud dokumendid on vormil õigesti loetletud ja kontrollitud dokumentide koopiad on lisatud töötaja I-9-le. Tehke märge. oma nimekirjas või arvutustabelis, et töötaja dokumente on vaja uuesti kontrollida. Kui saate ja vaatate üle kehtivad dokumendid, värskendage oma arvutustabelit dokumentide uuesti kinnitamise kuupäevaga. Kuigi dokumentidest ei ole koopiate tegemine nõutav, peavad koopiate tegemisel olema need loetavad ja need tuleb koos vormiga I-9 säilitada, et millega nad on seotud.
9
Parandage kõik vead. Selle asemel, et lasta töötajal lihtsalt uus vorm täita, peate järgima USCIS-i kehtestatud spetsiifilisi protsesse vigase I-9 parandamiseks. Mõnda vormi võib olla vaja värskendada – näiteks kui töötaja on abiellunud ja muutnud või tema perekonnanime. Enamasti saate algsel vormil oleva teabe lihtsalt parandada. Tõmmake ebatäpne teave maha ja lisage oma parandus. Seejärel initsialiseerige parandus ja kirjutage paranduse kuupäev. Märkige oma paranduse nimekirja ja selle tegemise kuupäev. Kui viga ei saa kergesti parandada, näiteks lihtsalt kriipsutades läbi vale teabe ja kirjutades õige teabe sellest kõrgemal peaksite laskma töötajal täita uue I-9. Kinnitage vana, vale I-9 uue, õige külge. Ärge hävitage ega visake ära vana I-9 ja ärge ajatage uut tagasi.
10
Töötage töötajatega puuduvate I-9-de täitmiseks. Kui praegune töötaja ei ole I-9 täitnud, paluge tal täita vormi ülaosa ja esitada asjakohased dokumendid. Kui töötajal ei ole I-9 ja loote selle puuduse katmiseks , ärge ajage seda tagasi. Pigem peaksite kasutama kuupäeva, millal töötaja tõendavad dokumendid üle vaadatakse.Pange parandusmeetmena tähele uue I-9 loomist oma töötajate nimekirjas ja lisage uue I-9 valmimise kuupäev.Kui I-9 on puudu -9 koondatud töötaja puhul tehke märge puudumise kohta ja hoidke seda märge oma I-9 juures sama kaua, kui vajate selle töötaja I-9 hoidmiseks.
11
Saate oma ülevaatuse teate (NOI). ICE kontrolliprotsess algab siis, kui teile edastatakse NOI, mis sunnib teid esitama oma I-9 vormid auditeerimiseks.Teie teatises on näidatud, kuidas kontroll toimub. Mõnel juhul võib teie tegevuskohta tulla kontrolli teostama ICE ametnik. Teistel juhtudel peate lihtsalt oma vormid saatma vastavasse ICE kontorisse. Võite saada pigem kohtukutse või orderi, milles nõutakse vormide nõudmist, mitte märguannet. Kuigi teil on NOI-ga nõutud dokumentide esitamiseks aega kolm päeva, peate viivitamatult esitama kohtukutse või määrusega nõutud dokumendid.
12
Kaaluge advokaadiga konsulteerimist. Kui olete mures, et teie esitatud I-9-d ei läbi kontrolli, võtke võimalikult kiiresti ühendust kogenud advokaadiga, et oma võimalusi arutada. Otsige advokaati, kellel on ICE ja USCIS-iga töötamise kogemus ning kes mõistab 9 seaduslikud nõuded ja menetlused.
13
Koguge oma I-9. Teil on alates NOI kättetoimetamise kuupäevast aega vaid kolm tööpäeva, et esitada oma I-9 audiitorile. ICE võib nõuda täiendavaid tõendavaid dokumente, nagu teie palgalehe koopia, teie praeguste töötajate nimekiri või äridokumendid. nagu teie tegevuslitsentsi omanikud või põhikiri.Pärast seda, kui ICE on teie dokumendid kätte saanud, analüüsib audiitor nende täielikkust ja täpsust.Kui teete iga-aastaseid eneseauditeid, võiksite kaaluda nende auditite tulemuste esitamist ICE-le koos oma I-9s. See hõlmab kõiki märkmeid puuduvate või parandatud I-9-de kohta ja enesekontrolli käigus loodud arvutustabeleid. Need aruanded näitavad, et olete teinud heas usus jõupingutusi seaduste järgimiseks. Kui salvestate oma I-9-sid elektrooniliselt, peate tagama ametnikule juurdepääsu oma vormidele ning nende vaatamiseks vajalikule tarkvarale või riistvarale.
14
Saate oma teate kontrolli tulemuste kohta. Kui audit on lõppenud, saate ICE-lt teatise, milles selgitatakse, mida audiitor leidis ja milliseid meetmeid järgneb. Kui audiitor ei leia teie vormidega probleeme, saate vastavuskirja, mis kinnitab, et järgite föderaalset immigratsiooni. audiitor võib leida lahknevusi, mis tekitavad kahtlusi, et konkreetsel töötajal ei pruugi olla tööluba. Sel juhul on teil ja töötajal võimalus esitada täiendavaid dokumente, mis tõendavad, et töötaja on volitatud töötama. Kui audiitor tuvastab kontrollimisel olulisi rikkumisi, võite saada trahvikavatsuse. See teade on ette nähtud paberitöö lahknevuste jaoks, mille puhul audiitoril on täiendavaid tõendeid või põhjust arvata, et vead olid teadlikud ja tahtlikud. Pidage meeles, et ebatäpse või puuduliku paberitöö eest, mis ei vasta föderaalsele immigratsiooniseadusele, võidakse määrata trahve isegi siis, kui kõik teie töötajad on volitatud töötama USA-s.
15
Tehke vajalikud parandused. Kui audiitor leiab tehnilisi või menetluslikke vigu, on teil tavaliselt aega kümme päeva, et need vormid parandada. Kui vorme kümne päeva jooksul ei parandata, loetakse vead sisulisteks rikkumisteks ja teile saadetakse trahvikavatsuse teade. .Näiteks võib teil olla töötaja, kes on USA kodanik ja kellel on USA-s tööluba, kuid juhiluba, mille ta andis tuvastamiseks, on nüüd aegunud. Seda I-9 tuleks värskendada pärast seda, kui on kontrollitud, et isik on oma litsentsi uuendanud, lisades uue aegumiskuupäeva.
16
Taotlege ärakuulamist. Kui ICE saadab teile trahvikavatsuse (NIF), on teil võimalus pidada läbirääkimisi kokkuleppe üle või taotleda ärakuulamist. Teil on 30 päeva pärast NIF-i kättesaamist, et taotleda ärakuulamist. Lugege oma NIF-i, et saada teavet vastuse esitamise menetlusnõuete ja tähtaegade kohta. Isegi kui taotlete ärakuulamist, saate jätkata kokkuleppe läbirääkimisi. Pidage meeles, et trahve hinnatakse tavaliselt ainult rikkumiste teadmise eest. Saate end immigratsiooniauditi ajal kaitsta, tõestades, et tegite föderaalseaduse järgimiseks heas usus jõupingutusi, isegi kui mõned vead libisesid läbi.
17
Vaidle oma väidet. Oma ärakuulamisel on teil võimalus end kaitsta audiitori väidete eest. Eneseauditite dokumentatsioon ning teie kirjalikud eeskirjad ja protseduurid on tõendiks heauskse kaitse kohta. Võite väita, et tegite heas usus jõupingutusi seaduste järgimiseks, eeldusel, et eneseauditid ja kirjalikud eeskirjad loodi ja toimiti enne, kui saite ICE-lt kontrollimisteate. Teile määratud trahvide leevendamiseks võib väita ka muid tegureid. Kohtunik võtab arvesse ettevõtte suurust, seda, kas tegutsete hooajaliselt, ja töötajate voolavuse määra.