E-postist on saanud tööjõu peamine suhtlusviis. Meilide saatmise põhjused varieeruvad ärikirjadest isiklike sõnumiteni. Need võivad olla nii lühikesed kui üks sõna ja sama pikad kui romaan, kuid see ei tähenda, et need kõik oleksid sobivad või isegi tõhusad. Kui teil on kontoris juurdepääs sellele suhtlusviisile, peate õppima, kuidas e-posti tööl tõhusalt kasutada.
1
Määrake oma e-kirjade lugemiseks ja neile vastamiseks kindlad kellaajad. Kui te ei suuda oma e-posti kontrollimist kontrollida, võite raisata liiga palju oma tööpäevast selle kontrollimisele. Proovige meilidele kohe vastata.
2
Korraldage oma meilisõnumid alati, kui olete selles. Töömeili tõhus kasutamine hõlmab meilide kustutamist, mida teate, et te neid lugedes ei vaja, ja vajalike kirjade salvestamist määratud kaustadesse. Kui korraldate oma e-kirju regulaarselt, ei aja te postkasti risustama, põhjustades seega ärevust iga kord, kui selle avate.
3
Looge kindlasti oma sõnumitele allkiri, mis sisaldab teie ametinimetust, osakonda ja olulist kontaktteavet. Nii ei pea te seda pidevalt käsitsi lisama, riskides kirjavigade või isegi teabe täieliku unustamisega.
4
Pidage meeles, et e-posti edukaks kasutamiseks tööl peate hoidma meilisõnumid lühikesed ja täpsed. Nagu enamik veebisaidi sisust, peaksid lõigud sisaldama umbes 20 sõna, et adressaadil oleks neid lihtsam lugeda. Pikkade meilide vaatamine võib olla hirmutav ja kurnav, ärge unustage neid lugeda.
5
Ametliku kirjavahetuse meili saatmisel olge professionaalne. Hoiduge emotikonide (nt naerunägude) kasutamisest ning lugege enne sõnumi saatmist alati uuesti läbi ja kontrollige selle õigekirja. Iga teie saadetud meili taga on teie usaldusväärsus.
6
Olge professionaal, kui soovite oma ettevõtte e-posti tõhusalt kasutada. E-posti teel suhtlemine ei ole vabandus mõnest vana kooli kirjutamisetiketist loobumiseks. Pöörduge adressaadi poole nagu ametlikus kirjas ja lisage alati sobiv tervitus, näiteks “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega” ja “parimate soovidega”.
7
Õppige e-posti etiketi reegleid. Näiteks suurte tähtedega kirjutamist peetakse meili keeles karjumiseks. Proovige jääda ühe värvi, eelistatavalt musta, lihtteksti ja hõlpsasti loetava fondi juurde. See tagab, et teie saaja saab teie e-kirju probleemideta lugeda.
8
Kasutage e-posti ainult vajaduse korral. Isegi sellel Interneti-ajastul on aegu, kus e-post lihtsalt ei sobi ja sobivam on ametliku kirja kirjutamine vanaviisi või isegi helistamine inimesele, kellega soovite suhelda. Konfidentsiaalsed kirjad ja dokumendid tuleks alati kirjutada kirja kujul, samas kui meilid tuleks reserveerida lühema kirjavahetuse jaoks.
9
Ärge unustage lisada teemareale viide, mis teavitab saajat meili sisust. Seda tehes saab adressaat teada, millega teie e-kiri on kirjutatud, ja saab selle vastavalt salvestada ning vajaduse korral hiljem hõlpsasti üles leida.