Peaaegu kõik, kes töötavad, kasutavad meili, kuid see võib meile kergesti üle jõu käia. Mõned meist saavad palju rohkem meile, kui suudame tõhusalt toime tulla. Meilidele kiire ja korrektne vastamine aitab meil aega kokku hoida ja professionaalsem välja näha. Märkus. Kõik need sammud ja soovitused ei tööta kõigis meiliteenustes, kuid Gmailis töötavad need kõik.
1
Mõista põhjust, miks inimesed e-posti kasutavad. E-post on mõeldud inimestevaheliseks suhtlemiseks; see on mõeldud teksti ja visuaalse teabe saatmiseks ühelt inimeselt teisele / paljudele teistele. See ei ole mõeldud: teabe salvestamiseks; parem on salvestada teave dokumendina arvutisse või pilve, mis tuletab meelde, mida tuleb teha; kasutage selleks pigem ülesannete nimekirja või kalendrit
2
Kasutage silte või kaustu, et hoida e-kirjad korrastatuna ja postkastist eemal. Kasutage sildi „jälgimine” või „vastamine” asjade jaoks, mida peate tegema. Seejärel peaksite need lisama oma päevikusse või “tehade” loendisse. Kasutage “ootan vastust”, kui ootate kedagi teist Kasutage “kiireloomulist” asjade jaoks, mis tuleb võimalikult kiiresti ära teha.
3
Salvestage kasulik teave, seejärel arhiivige meil.Laadige alla kõik manused ja salvestage failid õigesse kohta.Seejärel, kui te ei kavatse meilile vastata, arhiivige see
4
Arhiivige meilid, millega olete lõpetanud. Ärge kartke arhiveerimist; Põhimõtteliselt teisaldab see meili postkastist nimetu kasti (tehniliselt eemaldab see sildi „postkast”)
5
Kustutage veameilid ja seejärel loobuge nende allikast. See hoiab teie postkasti vaba tarbetutest ja soovimatutest meilidest. Kustutage meilid, mida te algselt ei pidanud saama.Neid ei saa enam otsida ega leida pärast mõnda aega prügikastis viibimist. kui te ei soovi enam selliseid meilisõnumeid saada, loobuge nende saamise tellimusest, otsides e-kirja allosas olevat teavet tellimusest loobumise kohta.Kui te ei saa selle tellimusest loobuda, määrake meil rämpspostiks.
6
Kasutage tähte eriliste ja väga oluliste või kiireloomuliste meilide jaoks. Kasutage tähte säästlikult, sest liiga palju tärniga tähistatud e-kirju on sama kasulik kui tärniga tähistatud meilide puudumine.