Olete kirjutanud suurepärase meili, kuid kui on aeg kirjutada oma lõppsõna, ei tea te lihtsalt, mida öelda. See on täiesti normaalne. Selge ja kokkuvõtliku viisi leidmine meili lõpetamiseks võib olla masendav, kuid see pole võimatu. Kõik, mida pead tegema, on lisada oma punktidest kiire kokkuvõte, pakkuda sõbralikku lõppu ja allkirjastada õige sõna või fraas.
1
Kinnitage oma kirjutamise eesmärki. See pole vajalik lühikeste meilide või kiirete vastuste jaoks kellegi küsimusele. Kui kirjutasite siiski pika e-kirja või kui käsitlete mitut teemat või muret, lisage oma teabe või taotluse kokkuvõtmiseks lühike lõpulause. Näiteks kui kandideerite tööle, võite lisada teavet oma kohta volikirjad ja kogemused. Seejärel saate oma meili kokkuvõtte teha, kirjutades: “Oma tausta ja kogemuste põhjal usun, et oleksin sellele ametikohale suurepärane kandidaat.â€
2
Lisage kokkuvõttev rida. Ühe lausega lõpetage oma e-kiri tänuavalduse või kontaktisooviga. Kui pöördute kellegi teise poole, võite kirjutada: “Tänan teid aja eest” või “Ootan teiega kohtumist.” Kui vastate kellelegi, võite lõpetada: “Palun Kui teil on lisaküsimusi, võtke minuga ühendust. Täpne sulgemisviis, mida peaksite kasutama, sõltub teie meili teemast. Ärge unustage, et lõppsõna oleks lühike, viisakas ja oma meili jaoks asjakohane.
3
Valige oma väljalogimine. Ametliku meilisõnumi lõpetamisel oodatakse alati allakirjutamist. Kui lõpetate ametliku meili, soovite valida viisaka ja lugupidava sisselogimise. Proovige sulgeda, nagu “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega”, “Aitäh” või “Parimate soovidega”. Vältige stenogrammide või lühendite kasutamist. Alati on kõige parem kirjutada ametlikus allkirjas välja täissõnad. Püüdke vältida liiga tihedaid või formaalseid lõpetamisi. Märgid nagu “Armastus” on ametliku meili jaoks liiga isiklikud, samas kui “Lugupidamisega” sobivad ainult valitsusametnike poole pöördumisel.
4
Sisestage oma täisnimi. Kui lõpetate ametliku meili, soovite alati kasutada oma ees- ja perekonnanime. Te ei tea, kui paljusid inimesi, kelle nimi on John või Lisa, saaja teab. Oma perekonnanime lisamine aitab neil teid kiiremini ja selgemalt meelde tuletada.
5
Esitage meili lõpetamise põhjus. Lõpetage oma meil õrnalt, tehes enne väljalogimist kiire lõppmärkus. See peaks olema sõbralik ja ei pea sisaldama palju detaile. Lause nagu: “Igatahes, ma pean raamatud pihta!” on täiesti hea lõppsõna.
6
Hoidke suhtlusliin avatud. Lisage kiire avaldus, mis annab adressaadile teada, et soovite temalt vastust kuulda. Kirjutamine: “Andke mulle teada, kui vajate midagi muud” või “Ma ei jõua ära oodata, millal kuulen, millega olete tegelenud”, on sõbralik ja juhuslik.
7
Logi välja. Mitteametliku e-kirja lõpetamine võib olla palju juhuslikum kui ametlik e-kiri. Sõltuvalt teie adressaadist võivad allakirjutused hõlmata järgmist: LoveCheersSee youYoursBye
8
Kirjuta oma nimi. Mitteametliku e-kirja puhul ei pea te tavaliselt oma täisnime alla kirjutama. Saaja juba teab, kes sa oled. On täiesti vastuvõetav lihtsalt oma eesnimele alla kirjutada. Kui kirjutad kellelegi lähedasele, võid kasutada ka hüüdnime. Kui sõbrad või pereliikmed kutsuvad teid hüüdnimega, võib olla lõbus ja sõbralik seda kasutada väljalogimisel.
9
Otsustage, kas allkiri on vajalik. Kui saadate isikliku e-kirja, pole allkirja vaja. Allkirjaplokk sisaldab teavet, sealhulgas teie ametinimetust, kontaktteavet ja teie ettevõtte või organisatsiooni teavet. Ärge muretsege selle teabe lisamise pärast, kui saadate mitteametliku või isikliku e-kirja. Selle asemel kirjutage lihtsalt oma nimi alla. Sageli nõuab teie ettevõte või organisatsioon allkirja ja nad annavad teile teada, millist teavet nad vajavad. Küsige oma ettevõttelt, kas neil on standardiseeritud allkirjaplokk, mida nad soovivad, et te kasutaksite. Kui teie ettevõte ei paku standardset allkirjaplokki, saate kopeerida ka kelleltki teiselt oma organisatsiooni kuuluvalt ploki ja asendada tema kontaktandmed enda omadega.
10
Lisage oma andmed. Teie allkirjaplokk peaks sisaldama mõnda põhiasja. Sellel peaks olema vähemalt teie ees- ja perekonnanimi, ametinimetus, telefoninumber ja e-posti aadress. Samuti võite lisada oma ettevõtte või organisatsiooni logo, veebisaidi ja lingid sotsiaalmeediasse, nagu LinkedIn, YouTube ja Facebook .Kui teie ettevõttel või organisatsioonil pole standardset allkirjavormingut, järgige seda põhilist voogu: pange esikohale oma nimi ja järgmisel real oma ametinimetus. Seejärel lisage oma e-posti aadress ja telefoninumber ning jätke oma ettevõtte või grupi teave viimaseks. Proovige oma allkiri olla lühike ja lihtne. Kasutage kolme või nelja tekstirida. Ettevõtte nime tippimise asemel lisage logo ja kasutage URL-ide sisestamise asemel sotsiaalsete võrgustike ikoone. Olge ettevaatlik, kui lisate liiga palju sotsiaalmeedia teavet. Lingid peaksid minema teie ettevõtte sotsiaalmeedia teabele. Kui teie ettevõttel pole sotsiaalmeedia kontosid, ei ole üldiselt asjakohane linkida oma kontosid, välja arvatud juhul, kui selleks on sõnaselgelt öeldud.
11
Salvestage oma allkiri korduvaks kasutamiseks. Enamik meilikliente, sealhulgas Gmail ja Outlook, võimaldavad teil oma allkirja salvestada, et saaksite selle välja tippimise asemel ühe klõpsuga lisada. Allkirja seadistamiseks kontrollige oma e-posti seadeid. Paljudel meiliklientidel on vahekaardil Seaded või ikooni all lihtne valik “Allkiri”. Sisestage oma allkiri, lisage graafika ja salvestage see uuesti kasutamiseks.