E-postist on saanud enamiku lääne ühiskonna inimeste standardne suhtlusvorm. Kiire e-kirja saatmisega kiirustades on lihtne kombeid mööda lasta; aga eriti oluline on kirjutamisel järgida head etiketti, et edastada professionaalsust ja siirust. Lühikese, kuid läbimõeldud allkirja kasutamine on parim viis meili allkirjastamiseks.
1
Kasutage “Minu parimat” versiooni, kui allkirjastate e-kirju inimestele, kellega sageli töötate. Muude “Best” versioonide hulka kuuluvad “Kõike parimat”, “Minu parim teile”, lihtsalt “Parim” ja ” Parimate soovidega. Pidage meeles, et mida rohkem sõnu kasutate, seda formaalsem on teie sisselogimine. Hinnake formaalsust selle isiku järgi, kellele kirjutate, ja tema suhetest teiega.
2
Vältige “Aitäh” või selle versioone. Siiras tänu on kõige parem teha meili sisus. Kui peate seda tegema, proovige kasutada “Palju tänu”, mis kannab lõplikkuse märkust.
3
Ärge kasutage sõna “Lugupidamisega”, välja arvatud juhul, kui kirjutate tervet kirja. See on väga traditsiooniline kirja allkirjastamise vorm, kuid seda tuleks kasutada ainult jaotises “Kellele see võib puudutada”. Kasutage seda siis, kui te ei tunne seda inimest, kes seda loeb.”Lugupidamisega” või “Tänan teid tähelepanu eest” võib sobida töötaotluste esitamiseks. Proovige “Jätkuvat edu”, kui soovite partnerlusest lahkuda või kirjavahetus mõnda aega.
4
Südamliku tooni edastamiseks kasutage “Lugupidamisega”, “Parimate soovidega” või “Parimate soovidega”.
5
Lõpetage väljalogimine komaga. Seejärel alustage uut rida.
6
Kirjutage oma eesnimi, kui saadate meile enamikule inimestele, eriti neile, keda näete sageli. Esmakordsel kirjutamisel kasutage oma ees- ja perekonnanime.
7
Lisage oma kontaktandmed allkirja. Püüdke seda lühidalt hoida. Lisage oma ametinimetus, ettevõte ja kontaktteave. Aja säästmiseks on hea mõte see oma meiliprogrammi eellaadida. Enamikul ettevõtetel on standardallkiri, mida neile meeldib kasutada.
8
Vältige suuri ettevõtte logosid, mida võidakse kuvada teiste inimeste programmide manustena. Need muudavad teie e-posti laadimise raskemaks.
9
Mõelge inimesele, kellele kirjutate. Teie suhte lähedus peaks määrama teie sulgemise.
10
Salvestage “Armastus” x, “xo” või “xo” nende jaoks, keda tõeliselt armastate, nagu perekond ja abikaasad.
11
Kasutage sõna “Cheers—, kui soovite vihjata mitteametlikule, kuid lõbusale toonile. See on Ühendkuningriigis ja Austraalias väga levinud nii isiklike kui ka ametialaste meilide puhul. Ameerikas kogub see hoogu, kuid seda tuleks hoida inimeste jaoks, keda väga tunnete. noh.”Ciao’t saab kasutada ka meili mänguliseks lõpetamiseks. Pidage meeles, et seda võidakse pidada pretensioonikaks, kui inimene ei tunne teid piisavalt hästi, et teie tooni mõista.
12
Proovige “Palju tänu”, kui tänate inimest siiralt millegi eest. Lühikeste meilide puhul võib tänusõnade kasutamine allkirjas ruumi säästa.
13
Kui proovite viidata haigusele või sündmusele, kasutage “Ole terve”, “Saage terveks” või “Sinust mõeldes”. Kasutage seda ainult siis, kui olete siiras.
14
Valige “Kiirelt”, kui teil pole olnud aega teemal liiga kaua mõelda. Kui teil on vaja hiljem meili juurde naasta, võite lisada ka valiku “Rohkem varsti”.
15
Lõpetage allakirjutamine koma ja allkirjaga. Isiklike meilide puhul kasutage oma eesnime. Lähedaste sõprade või partnerite vahel võite kasutada hüüdnime või esimest initsiaali.