Igal aastal valmistuvad paljud organisatsioonid, sealhulgas mittetulundusühingud ja tulundusettevõtted, oma finantsdokumentide sõltumatuks auditiks. Kuigi auditi väljavaade võib olla hirmutav ja stressirohke, võib hoolikas planeerimine muuta protsessi hõlpsamini juhitavaks. Kui vaatate oma raamatud enne auditit üle, võib teil olla võimalik probleeme lahendada ja enne audiitori saabumist parandada. Lisaks aitab selge suhtlus audiitoriga tagada auditi tõrgeteta kulgemise.
1
Pidage koosolek auditiga tegelevate töötajatega. Varsti pärast aasta lõppu koguge kokku finantstöötajad ja teised, kes võivad olla auditiga seotud. Sellel koosolekul vaadake üle auditi jaoks vajalikud dokumendid ja leidke nende koostamise ajakava. Kui teil on suurem organisatsioon, võiksite dokumendid jagada ja määrata iga kategooria eest vastutama erinevad töötajad. nii saab dokumente tõhusamalt ette valmistada. Määrake kindlaks, millised töötajad peavad olema valmis ja kättesaadavad, et audiitoriga rääkida, kui nad alustavad oma välitööd. Teie audiitoril võib olla nimekiri konkreetsetest töötajatest, keda nad soovivad auditiprotsessi raames intervjueerida.
2
Määrake üksainus töötaja, kes tegutseb auditipunkti isikuna. Kõige tõhusam on, kui audiitoriga otse töötab üksainus inimene, nii et audiitor teab alati, kellele oma küsimused suunata. See punktiisik saab seejärel delegeerida vastavalt vajadusele, et saada vastused audiitori küsimustele või koostada vajalikud dokumendid. Punktiisik vastutab ka audiitori välitöövisiidi logistika eest. Nad räägivad audiitoriga, et selgitada välja, milliseid ressursse audiitor vajab, et neid enne tähtaega korraldada. Näiteks võib audiitor vajada WiFi-ühendusega töötamiseks privaatset ruumi.
3
Koguge kõik nõutud dokumendid ühte kohta. Teie audiitor annab teile auditi läbiviimiseks vajalike dokumentide loendi. Alustage nende dokumentide digitaalsete ja paberkoopiate kogumist ruumis, kus audiitor oma tööd teeb. Lisaks finantsdokumentidele on teil vaja ka ettevõtte ja organisatsiooni dokumente, juhatuse või komisjoni koosolekute protokolle, kindlustuspoliise ja kõiki lepinguid või lepingud, millele teie organisatsioon on pühendunud.Digitaalsete dokumentide koopiatega on audiitoril sageli lihtsam töötada, kuna ta saab neist vajalikku teavet otsida. Looge auditidokumentide jaoks üks digitaalne kaust ja korraldage seal kõik audiitori kasutatavate kategooriate järgi.
4
Enne välitööde algust kooskõlastage töötajad ja dokumendid audiitoriga. Päev enne auditit kohtuge audiitoriga kas telefoni teel või isiklikult ja tutvuge välitööde plaanidega. Andke neile teada, kus on kõik vajalikud dokumendid ja millised töötajad vastutavad teie tegevuse milliste osade eest. Esitage oma audiitori kontaktteave kõigi töötajate kohta, kes võivad olla auditiga seotud. Audiitoril võib olla täiendavaid andmeid. kirjed või muu teave, mida esialgses loendis ei olnud. Vaadake üle, mida olete seni ette valmistanud, ja küsige audiitorilt, kas tal on auditi alustamiseks veel midagi vaja.
5
Vaadake üle eelnevate auditite käigus tõstatatud probleemid. Kui teil on varasemaid auditiaruandeid, vaadake need üle ja hinnake valdkondi, kus teil on varem probleeme esinenud. Mõelge välja, kas need probleemid on lahendatud või on teil veel tööd teha. Kirjutage kokkuvõte eelmise aasta auditi vastusest ja sellest, mida olete audiitori mainitud probleemide lahendamiseks teinud. Kui probleem on pooleli, andke audiitorile sellest algusest peale teada, et ta teaks, et olete lahenduse kallal töötanud.
6
Valmistage ette aastalõpu võrdlus ja finantsaruanded. Võrrelge kõik oma pangakontod ja veenduge, et vastavusaruanded ja finantsaruanded oleksid tasakaalus. Kui märkate vigu või lahknevusi, on teil aega need enne auditit parandada. Veenduge, et teie panga vastavusaruanne sisaldaks täitmata tšekkide täielikku loendit koos tšeki numbri, kuupäeva ja summaga, samuti kõigi tšekkide üksikasjadega. hoiused, mis on tehtud, kuid mida pole veel kustutatud. Need on asjad, mida audiitorid tavaliselt üle vaatavad.
7
Kontrollige aastalõpu sulgemisaruandeid, et veenduda nende tasakaalus. Vaadake üle kõik oma raamatupidamisgraafikud ja aastalõpuaruanded. Lõpukirjed peaksid ühtima proovibilansiga. Kui ei, siis on teil vaja teha lisatööd, enne kui audit algab probleemi väljaselgitamiseks. Loetlege kõik kogunenud kulud ja dokumenteerige kogunenud, kuid kasutamata puhkusest, sealhulgas järgmisse kalendriaastasse kanduv tasustatud puhkus, tekkinud kohustus.
8
Vajadusel värskendage oma finantsaruannete märkmeid. Selgitavates märkustes käsitletakse teie finantsaruannetes sisalduvaid üksusi. Pärast uute aastaaruannete koostamist kontrollige lisasid ja veenduge, et need vastaksid endiselt aruannetes sisalduvale teabele. Kui pärast aasta lõppu on toimunud hilisemaid sündmusi, mis võivad teie finantsaruannetes sisalduvat teavet mõjutada, tehke veenduge, et need on märkustesse kaasatud. Kaasake kõik võimalikud asjaolud, mis võivad teie finantsaruannetes sisalduvat teavet mõjutada, kui need juhtuvad. Näiteks kui teie organisatsioon on seotud kohtuasjaga, lisatakse see teie märkmetesse ettenägematute juhtumitena.
9
Allkirjastage kirjalik leping, milles täpsustatakse auditi tingimused. See leping, mida mõnikord nimetatakse ka “töövõtukirjaks”, määrab kindlaks auditi ulatuse ja annab teile teada, kui palju see maksab. Leping peaks sisaldama ka klauslit, mis sätestab, et tasude suurendamist või ajapikendusi arutatakse teiega eelnevalt. Tavaliselt on kirjas ka see, mille eest teie töötajad vastutavad ning millised dokumendid peate koostama ja olema valmis selleks ette valmistama. audiitor enne välitööde esimest päeva. Kui lepingus on midagi, millest te aru ei saa või millega te ei nõustu, arutage seda enne allkirjastamist audiitoriga. Iga-aastane audit võib olla märkimisväärne kulu. Kogukulu põhineb tavaliselt teie organisatsiooni suurusel.
10
Küsige nõutavate dokumentide loendit mitu nädalat enne auditit. Tavaliselt annab teie audiitor teile töövõtukirja allkirjastamisel nõutavate dokumentide loendi. Kui ei, siis veenduge, et teil oleks üks piisavalt aega, et kõik dokumendid ja aruanded kokku saada. Vajalikud dokumendid on tavaliselt aastast aastasse samad, nii et kui teil on eelmise aasta nimekiri, võite alustada varakult, kogudes selles nimekirjas olevad dokumendid. Ärge unustage võrrelda uut loendit, mille teie audiitor teile mis tahes lisatud dokumentide või aruannete kohta annab.
11
Enne auditi algust otsige selgitusi ebatavaliste tehingute kohta. Kui teil on tehinguid, mis erinevad teie organisatsioonis tavapärasest, küsige nende kohta enne auditi algust audiitorilt. Audiitorid vastavad tavaliselt hea meelega nendele küsimustele ja saate tagada, et teil on audiitoril vajalik teave, et nad saaksid auditi tõhusalt lõpule viia. Küsige audiitorilt mis tahes muudatusi auditit reguleerivates seadustes või muude muudatuste kohta, mis on tehtud pärast seda. eelmisel aastal, et saaksite oma dokumente ja kirjeid vastavalt kohandada. Kui räägite audiitorile eelnevalt ebatavalistest tehingutest või võimalikest probleemidest, teavad nad, mida oodata ja te ei pea kulutama välitöödel aega, et selgitada neid.
12
Vältige auditi ajal ja vahetult pärast seda puhkeaja planeerimist. Kui audiitor alustab oma välitööd, peavad kõik töötajad, kellega audiitor võib rääkida, olema kättesaadavad. Kui keegi vajab puhkust temast mitteoleneval põhjusel, veenduge, et teist töötajat teavitataks teabest, mille eest nad vastutasid, ja et ta saaks tema asemel audiitoriga koostööd teha. Lisaks veenduge, et teie juhatuse liikmed või finantsjuhid oleksid kas kohal või kättesaadavad, et vastata audiitori küsimustele nii välitöö ajal kui ka pärast seda.
13
Kutsuge audiitor osalema juhatuse või komisjoni koosolekutel. Kui teil on töövõtukirjale allakirjutamise ja audiitori välitööde kavandamise vahele planeeritud juhatuse või komitee koosolekud, lubage audiitoril osaleda. See annab neile teie organisatsiooni ja inimestega, keda nad kavatsevad. enne välitöid töötama. Samuti aitab see audiitoril aru saada, kuidas te auditiks valmistute, ja tutvustab neile võimalikke probleeme, mis võivad auditi käigus tekkida, et nad saaksid ka neid planeerida. Audiitori osalemine juhatuses või komisjoni koosolekud on eriti oluline, kui olete palganud uue audiitori, kellega te pole kunagi varem koos töötanud.