Konkreetsete lahendamist vajavate asjade väljaselgitamiseks, mõtete korrastamiseks ja ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks saate teha mitmeid samme. Need sammud võivad aidata teie tootlikkust nii iseseisvalt kui ka koostöökeskkondades tõsta. Alustage mõne aktiivse sammuga ajahalduse parandamiseks, kuid ärge unustage säilitada produktiivne mõtteviis ja suhelda selgelt kõigiga, kellega koos töötate.
1
Koostage ülesannete loendid. Loendid aitavad teil tuvastada, korraldada ja läheneda asjadele, mida peate tegema, et asjad juhtuksid. Hinnake pidevalt uuesti kõige oma nimekirjas oleva tähtsust. Teie kohustused ja teatud kohustuste prioriteetsuse tase teie elus muutuvad pidevalt. Hoidke oma loendid järjestatud nii iga ülesande täitmise aja kui ka iga ülesande prioriteetsuse taseme järgi. Andke oma loenditele selged pealkirjad. Näiteks teil võib olla nimekiri asjadest, mida peate täna tegema, ja teine ülesannete loend, mis on seotud kõigega, mida tuleb teha seoses teatud projektiga, mille kallal töötate. Kasutage Google’i arvutustabeleid või mõnda muud veebirakendust, et jälgida kõiki teie loendeid , kuna saate seejärel neid loendeid kontrollida ja redigeerida mis tahes seadmest, mis on ühendatud ülemaailmse veebiga. Täpsemaid juhiseid loendite kasutamise kohta oma profi suurendamiseks vaadake Selgitatud artiklist loendite koostamise kohta. juhtivus.
2
Määrake e-kirjadele vastamiseks konkreetne ajaplokk. Kuigi tõenäoliselt peate iga päev kulutama aega e-kirjadele vastamisele, on üsna tõenäoline, et veedate postkastis rohkem aega, kui on vaja, rääkimata produktiivsusest. Iga päev eraldage meilidele vastamiseks teatud aeg ja proovige seda mitte teha väljaspool seda ajavahemikku. Näiteks kulutage päeva esimesed 30 minutit meilidele vastamisele. Seejärel tehke sama tööpäeva viimased 15 minutit. Kaaluge oma telefonis tõukemärguannete seadistamist, mis teavitavad teid iga kord, kui saate e-kirja, ja kuvavad ainult teemarea. Nii saate olulised meilid kiiresti kätte, kuid lükkate vähemtähtsatele meilidele vastamise edasi kuni määratud ajal. Lülitage need märguanded välja, kui leiate, et need häirivad teie tähelepanu.
3
Kõrvaldage segajad. Peaaegu kõik, kes töötavad arvutiga, raiskavad aega sotsiaalmeedia veebisaitidel – olgu selleks Facebook, YouTube, Tumblr, Reddit ja/või Google Chat. Samamoodi on väga lihtne häirida Wikipedia artiklit täis või huvitavaid linke, eelistatud meelelahutusuudiste allikat või lemmiksportlase säutsu. Kui mõni neist heliseb, kaaluge kõige levinumate süüdlaste jaoks mõeldud rakenduste telefonist desinstallimist. Kustutage tööarvutist kindlasti kõik järjehoidjad, mis põhjustavad aja raiskamist. Vähendage ka kodus ekraanimeelelahutust. Televiisori vaatamine mitte ainult ei lase teil teha midagi produktiivsemat, vaid vähendab ka aktiivsust, mida te muidu saaksite. Selle asemel, et töölt koju jõudes diivanile pikali visata, vaadake, kas mõni teie sõber soovib pargis logeleda või jõusaali minna.
4
Salvestage oma mõtted ja ideed. Nii nagu teie prioriteedid ja kohustused muutuvad, muutuvad ka teie ideed ja plaanid, kuidas läheneda konkreetsetele ülesannetele, mida peate täitma. Selleks, et pidada silmas mõtteid ja ideid, mis teil seoses projektide või ülesannetega töötate, salvestage kõik, mis kohe meelde tuleb. Tehke helisalvestis, kirjutage märge või saatke endale saadetud e-kiri; oluline on treenida end mitte lootma ainult oma mälule, eriti mitme kohustuse tasakaalustamisel!
5
Ärge võtke liiga palju korraga. Kui proovite teha liiga palju, võib see tegelikult vähendada teie võimet asju juhtuda. Üks võimalus seda teha on lihtsalt keelduda lisatöö võtmisest, kui teil palutakse täita ülesanne, mille jaoks teate, et teil pole aega. Ehkki võib tunduda, et ei ütlemisega teete midagi valesti, näitab see tegelikult küpsust ja vastutust, kui saate mugavalt ja täpselt hinnata, mis on teie jaoks sobiv või mitte. Lisaks vähendab multitegumtöö ka tootlikkust. Igaühe jaoks aja võtmine tagab, et see saab kogu vajaliku tähelepanu.
6
Hinda oma töötunde kõrgelt. See, kuidas te oma aega kasutate, on paljuski kõige olulisem tegur, mis teie tootlikkust mõjutab. Seetõttu hakake oma aega pidama väärtuslikuks kaubaks, mida peaksite kulutama ainult väärt ettevõtmistele. Vastavale mõtteviisile jõudmiseks hakake endalt küsima: “Kas see on produktiivne?” kogu päeva jooksul. See aitab tuvastada asju, mida te võiksite teha, sealhulgas vesijahuti ümber vestlemist, mis võib olla kulutades väärtuslikku aega. Loobuge koosolekutest, millel te ei pea osalema. Kui võimalik, määrake mõni päev oma töönädalast “kohtumiste vabadeks” päevadeks, kus saate keskenduda esmatähtsatele ülesannetele.
7
Tehke otsuseid enesekindlalt. Isegi ebakindlates olukordades ärge lubage, et suutmatus otsust langetada takistaks teid edasi liikumast. Kui seisate silmitsi X- või Y-otsusega, milles te pole kindel, valige ükskõik milline variant, mille poole kaldute, ja tegutsege oma otsuse järgi viisil, mis teie arvates aitab teil seda, mida olete kavatsenud teha. otsus ei seo teid tingimata ühe tegevussuunaga; see lihtsalt hoiab sind oma eesmärgi nimel töötamas. Saate alati olukorda ümber hinnata ja igal hetkel vastavalt tegutseda. Tunnistage, et mitte midagi tegemata on otsus omaette. Tuletage endale seda tõsiasja meelde, et motiveerida end parema valiku leidmiseks.
8
Hoia end vastutavaks. Tõsi, lihtsam on vaid teid puudutavate ülesannete täitmisel lõdvaks jääda. Kuid teie isiklikku rahulolu mõjutab suuresti see, mil määral järgite endale võetud kohustusi. Seetõttu tugevdage oma enesekindlustunnet, säilitades distsipliini ja vältige end konksu otsast lahti laskmist. Kui ütlete endale otsesemalt, et saavutate X teatud päevaks või kellaajaks, siis tehke seda kindlasti. Isiklike ootuste täitmine tähendab isiklike ohvrite toomist. Tea, et need ohvrid on seda väärt, sest need toovad kaasa suurema enesekindluse ja suurema tootlikkuse.
9
Tuvastage tootlikkuse vaimsed tõkked. Mõelge konkreetsele probleemile, mida soovite lahendada. Kirjutage see üles, isegi kui see on väga üldine. Näiteks võib teie probleem olla järgmine: “Mul on raskusi, et asjad juhtuksid.” Seda probleemi on raske käsitleda, kui see on nii laialt sõnastatud, ja tõenäoliselt teete oletusi, mis ei lase teil tuvastada, mis teie tootlikkust vähendab. Küsige endalt: “Miks ma näen vaeva, et asjad juhtuksid?” Järgmisel real esitage täpselt nii konkreetne vastus, kui saate. Vaadake, mida olete kirjutanud. Kas saate oma vastuse järgi tegutseda? Kui pähe ei tule ühtegi rakendatavat sammu, esitage uuesti sõna “miks?” ja seni, kuni leiate konkreetse ülesande, mida saate kohe täita.
10
Nõua positiivsust. Positiivse suhtumise jõudu ei saa üle hinnata. Kõige tähtsam on see, et suhtumine, mida te õhkate, mõjutab teie ümbritsevate inimeste meeleolu ja produktiivsust. Seetõttu lükake kõik negatiivsed mõtted eemale niipea, kui need tekivad. Näiteks asendage kahtlustest või pettumusest kantud mõtted, kujundades oma mõtted stsenaariumi või suhte kohta positiivselt ümber. Näiteks: töökaaslane jääb millegi suhtes lõdvaks, mis paneb teid mõtlema midagi sarnast “hakkab jälle pihta.” Tunnistage oma mõtte negatiivsust ja mõelge stsenaariumi positiivsele pöördele. Kas nad on viimasel ajal sellest hiljutisest libisemisest hoolimata natuke usinamalt tööd teinud? Sõnasta tekkivad positiivsed mõtted. Ütle oma töökaaslasele: “Hei, ma märkasin, et olete viimasel ajal rohkem pingutanud ja ma hindan seda!” See motiveerib neid oma kohustusi täitma. Lisaks valige veeta aega positiivsete inimestega. Kui keegi on järjekindlalt tootlikkuse moraali pidurdaja, kaaluge temaga distantsi suurendamist, vähemalt tööalaselt. Negatiivsus võib olla mürgine mitte ainult teie meeleolule, vaid ka teie võimele asju ära teha.
11
Otsused ja tegevused lähtuvad produktiivsusest, mitte tunnetest. Kui teil on emotsioonidel põhinev põhjus, sealhulgas hirm, mis ei lase teil oma elus asju juhtuda, pöörduge otse oma emotsionaalse tervise poole. Kaaluge vaimse tervise spetsialisti poole pöördumist, et rääkida kõigest, mis teid häirib, või mis tahes probleemidest, mis võivad teil keskenduda või suhelda.
12
Rääkige oma kolleegidega avameelselt. Kui töötate millegi kallal koos, rääkige nendega, kes selle teoks tegemises osalevad. Avatud suhtlus selle kohta, kes mille eest vastutab, aitab parandada kõigi asjaosaliste oma konkreetsete ülesannete täitmise lihtsust ja tõhusust. Soovite maksimeerida selle aja tootlikkust, mille igaüks millegi kallal veedab, ja see nõuab otsest ja sagedast suhtlemist. Ärge kartke öelda selliseid asju nagu: “Kuidas saaksime ülesandeid ümber määrata, et parandada meie üldist tootlikkust? Võib-olla saan aidata _____? – Öelge, kuidas suhtute teile määratud ülesannetesse, ja paluge abi, mis tõstaks üldist tootlikkust? Näiteks: “Ma arvan, et suudaksime neid eesmärke tõhusamalt saavutada, kui neid kohustusi jagada.”
13
Suhtle otse. Selgitage välja viise, kuidas keegi võib teha midagi, mis vähendab teie tootlikkust. Kui keegi teeb midagi, mis muudab teie tegevuse raskemaks, rääkige sellest temaga niipea kui võimalik. Üldisemalt öeldes, ärge pange oma vastuseisu ega pettumust üle, kui millegi tegemisel on pidev takistus. Selle asemel olge aus ja otsekohene. Olge muidugi viisakas, kuid veenduge ka, et kõik ütlevad selgelt ja konkreetselt oma arvamust, kui on vastandlikke seisukohti, kuidas edasi minna. See vähendab hilisemat võimalikku pahameelt. Proovige öelda midagi sarnast: “Ma arvan, et võime olla meeskonnana tõhusamad, kui _______.” Oodake, et teised teeksid sama, ja võtke need arutelud vastu lugupidavalt.
14
Austage otsustusprotsessi. Tehke vahet “otsuste tegemise protsessil” ja “asjade teoks tegemise protsessil”, et kõik töötaksid teie jagatud kohustuste nimel. Olenemata sellest, kas juhite meeskonda, olete koostööprojekti meeskonnaliige või järgite kellegi eeskuju, peate tegutsema vastavalt konkreetsetele otsustele. Kui te ei nõustu konkreetse otsusega, väljendage oma seisukohta, et teie vaatenurka arvestataks, kuid mõistke, et olenemata otsusest peate tegutsema vastavalt. Veelgi enam: teadke ja aktsepteerige oma rolli meeskonnas. Isegi kui te ei osale ametlikus otsustusprotsessis, võib teie panus olla “tegelikuks muutmise protsessis” ülioluline. Lisaks, kui soovite teenida otsustaja rolli, näidake, et olete suudate asju korda saata ja teie tootlikkust tunnustatakse vastavalt.
15
Määrake ülesanded tõhusalt. Teine oluline avatud suhtluse aspekt on see, mil määral see aitab kõigil teada, keda on vaja kaasata ja mida igalt inimeselt konkreetselt vaja on. Kui juhite meeskonda, määrake iga konkreetne ülesanne, mis tuleb täita, kellelegi, kes vastutab selle täitmise eest. Määrake ülesandeid rühmakoosolekutel edastatud huvide ja vaatenurkade alusel. Veenduge, et kõik teaksid, mille eest kõik teised vastutavad, sest see suurendab igaühe motivatsiooni oma isiklike ülesannetega tegelemiseks.