Töötunnid on võitnud projektipakkumise esitamisel ja tehtud töö eest tasu võtmisel üliolulised. Kuna tööjõud moodustab nii suure osa lepingulistest töödest, on töötundide täpne hindamine ja aruandlus eduka äritegevuse jaoks ülioluline.
1
Jagage oma projekt komponentideks. Tööks vajalike töötundide arvutamise esimene osa on projekti jagamine väiksemateks komponentideks. Seejärel hinnake iga komponendi täitmiseks vajalikku tundide arvu. Need komponendid tuleks määrata vastavalt kaasatud töö tüübile. Kui ehitate korterikompleksi, vajate kaevetöid, ehitustöid, elektritööd, torustikku jne. Veenduge, et kõik teie projekti komponendid oleksid kalkulatsioonis.
2
Tehke kindlaks, millist tüüpi töötajaid vajate. See sõltub suuresti täitmist vajavate ülesannete keerukusest. Iga töö tegemiseks pole vaja meistrit. Mõnda lihtsamat ülesannet saavad teha assistendid või õpipoisid. Selle väljaselgitamine on raskem suuremate tööde puhul, mis nõuavad mitmekülgset tööjõudu, et teha ülesandeid, mis ulatuvad lihtsatest kuni keerukateni.
3
Hinnake iga komponendi täitmiseks kuluvat aega. Kui olete kindlaks määranud oma komponendid ja tööjõu liigid, mida igaüks vajab, hinnake töötundide koguarvu, mis kuluks teie töötajatel ühe sammu läbimiseks algusest lõpuni. Ärge lisage pause. See arv peaks olema töötundide arv, mis kulub etapi lõpetamiseks. Kui olete etapis nõutava töö liigiga tuttav, saate ajaprognooside saamiseks kasutada varasemaid projekte. Näiteks kui teate, et ühel töötajal kulus nelja uue akna installimiseks kümme tundi või 2,5 tundi akna kohta, on teie praegune projekt tõenäoliselt sarnane. Kui teie projekti etapp sisaldab tööd, mida te ei tunne, peaksite oma hinnangu koostamisel veidi uurima. Olenevalt projektist võib teil olla võimalik saada väärtuslikku teavet veebist või mõnelt teiselt töövõtjalt. Võite palgata ka konsultandi, kes tunneb teile vajalikku tööjõudu. See inimene aitab teil hinnata teatud etapi jaoks vajalikke tunde. Hinnangu tegemisel arvestage näiteks tööraskustega. Kui teie tulevase projekti aknad asuvad hoone seitsmendal korrusel ja teie vana projekti aknad olid esimesel korrusel, suurendage selle erinevuse kajastamiseks oma tundide arvu akna kohta. Kaasake hinnangud haldustoimingutele kulutatud aja kohta, mis võivad olla lepinguga nõutud.
4
Kaasake juhendajate tööajad. Võite lisada ka projektitöötunnid töödejuhataja või juhi jaoks, kes juhib töötajate meeskonda ning haldab aruandluse üksikasju ja ajakava järgimist. Mõned projektid võivad vajada rohkem kui ühte juhendajat või töödejuhatajat, kes juhivad projekti erinevaid komponente. Muud projektid võivad vajada erinevat järelevalvetasandit. Teil võib olla töödejuhataja, kes juhib töötajaid projekti eri komponentides, ja üldine juhendaja, kes juhib kõiki meistreid.
5
Kasutage oma hinnanguid projekti ajakava koostamiseks. Teie klient määrab tõenäoliselt projekti lõpetamise aja. Võib-olla palub ta teil oma pakkumises märkida, kui kiiresti saate oma töö lõpule viia. Saate kasutada projekti ajakava koostamiseks arvutatud samme ja tunde. Määrake, milliseid komponente saab täita üheaegselt ja milliseid järjestikku, kusjuures ühe protsessi sisend sõltub eelmise protsessi väljundist. Kui teate, millal projekti iga etapp tuleb lõpetada, saate jagada etapi sooritamiseks vajalike tundide arvu kaheksatunniste tööpäevade arvuga ajavahemikus. Võimalik, et saate projekti ajakava pikendada või lühendada, lisades või eemaldades töötajaid. Mida rohkem töötajaid teil on, seda kiiremini saate sammu lõpule viia. Mõne projekti jaoks võib ajakava täitmiseks kuluda rohkem kui 8 tundi tööpäevi või 40 tundi nädalas. Need nõuavad ületunde, mis tuleks töökoha arvelt kanda.Näiteks kui teil on uue kodu vundamendi rajamiseks aega üks kuu ja teate, et vundament nõuab 1000 töötundi, jagage 1000 kaheksatunniste tööpäevade arvuga. kuus, et arvutada töötajate arv, mida peate selle etapi õigeaegseks lõpetamiseks palkama. (1000 projektitundi / 20 tööpäeva kuus = 50 tundi päevas; 50 tundi päevas / 8 tundi töötaja kohta = vaja on 6,25 töölist.) Ümardage töötajate arv täisarvuni üles või alla ja kohandage arvu vastavalt nõutud tööpäevadest. Olge realistlik töötajate arvu osas, mida saate teatud aja jooksul palgata. Kui vajate nädala jooksul juhtmestiku lõpetamiseks seitset elektrikut, võib see olla ebareaalne, olenevalt elektrikute olemasolust teie piirkonnas. Võimalik, et peate oma ajakava pikendama, et kohandada oma projekti jaoks tööjõu kättesaadavust. Kui kavatsete teha mitu etappi korraga, vajate iga etapi jaoks eraldi töötajaid.
6
Valmistage ette ja esitage oma pakkumine. Lisage iga vajamineva tööliigi tunnid, nii et teil oleks iga töötüübi kohta kokku. Kui vajate ainult ühte tüüpi tööjõudu, saate kõik projektitunnid üheks numbriks liita. Kui vajate mitut tüüpi tööjõudu, peaks teie pakkumine määrama iga tüübi töötundide koguarvu. Peaksite lisama kõik tööjõukulud, sealhulgas maksud ja hüvitised. Mõned föderaallepingud võivad iga töötajate kategooria jaoks nõuda miinimumpalka. Lisage ka kõik juurdehindlused, mida kavatsete tasuda. Näiteks kujutage ette, et teid on palgatud keskmise suurusega koju uut kööki paigaldama. Olete jaganud oma projekti etappideks, millest igaüks nõuab torustiku-, elektri- ja üldehitustöid. Teie pakkumine peaks kajastama elektriku töötundide, torulukkseppade töötundide ja üldtööliste töötundide koguarvu, samuti iga tööliigi palgamäärasid.
7
Töö edenedes kohandage oma töötunni hinnanguid. Kuna ajahinnangud on tegelikult vaid oletused, peate projekti edenedes oma hinnanguid värskendama. Tõenäoliselt esitate oma kliendile arve teie meeskonna tegelike töötundide alusel, seega peaksite aja möödudes esitama kliendile ajakohastatud tunniprognoosid. See aitab vältida teie kliendi üllatusi, kui arveldusaeg ümberringi läheb. Kaasake “võltsimisfaktor”, mis on hinnangulise aja pikenemine teadmata põhjuste tõttu. Võltsteguri suurus sõltub töö keerukusest, tööjõu saadavusest, sõltuvusest välisagentidest ja ühe protsessi suhetest teisega. Enamik töövõtjaid teeb selgeks, et nende pakkumine on vaid hinnanguline, et tegelikud töötunnid varieeruvad, ja et kliendid maksavad tegelike töötundide eest töö edenedes. Siiski on võimalik, et klient soovib teile maksta ühekordset summat teie hinnangu alusel, mitte aga maksta tegelike töötundide eest. Pöörake tähelepanelikult kõiki lepingukeeleid, mis viitavad sellisele kokkuleppele, kuna see nõuab töövõtjalt väga hoolikat hindamist. Kui teie klient maksab teile tegelike töötundide põhjal, pidage meeles, et teie pakkumine oli hinnanguline ja et te ei tohiks tasu võtta oluliselt rohkem tunde, kui olete planeerinud, välja arvatud juhul, kui saate põhjendada. Kui teil tekib probleeme ja teate, et lähete oma ajaprognoosidest üle, hoidke oma klienti kursis, et vältida suhtlemisvigu. Tehke kirjalik leping, mis määratleb ettenägematud juhtumid ja töö, mis ei ole reguleerimisalasse kuuluv. Kaasake nende muudatuste tuvastamise ja kinnitamise protsess, nagu vajalikud kinnitused ja dokumentatsioon.
8
Koguge teavet oma töötajate kohta. Säilitage täpseid töötajate faile kõigi teie projektiga töötavate kohta. See hõlmab palgaarvestust ja kõiki seadusega nõutud dokumente. Kui kasutate insenere, elektrikuid, torulukkseppasid või muid litsentseeritud töötajaid, peate säilitama tõendid nende aktiivsete sertifikaatide kohta. Seda nõutakse enamiku inseneri- ja ehitustööde puhul, olenemata sellest, kas tegemist on riigihankelepingutega või mitte. Teie vastutate selle eest, et kõik teie heaks töötavad inimesed, sealhulgas alltöövõtjad, oleksid nõuetekohaselt sertifitseeritud. Võite maksta inimestele, kes ei ole teie töötajad, et nad teie projekti kallal töötaksid. Need “alltöövõtjad” töötavad teie, töövõtja, heaks ja arvate oma kliendile nende töö eest. Kuigi alltöövõtjad ei ole tegelikult teie töötajad, peaksite koguma nende sertifitseerimisandmeid ja hoidma seda failis. Töövõtjana vastutate selle eest, et kõik, kelle palkate projekti kallal töötama, oleksid kvalifitseeritud, välja arvatud juhul, kui nende lepingus on sätestatud teisiti. Riigilepingud nõuavad üldjuhul täiendavat töötaja ja alltöövõtja teavet, mis näitab föderaalseaduse järgimist. See võib hõlmata aruandlust töötajate etnilise kuuluvuse ja palgamäärade kohta, et töökohal ei toimuks diskrimineerimist. Kui teil on riigileping, lugege see hoolikalt läbi ja järgige kõiki töölevõtmise ja aruandluse juhiseid, et vältida raskusi palga saamisel.
9
Jälgige oma töötajate aega. Kliendile täpsete aruannete esitamiseks vajate usaldusväärset meetodit teie töötajate töötundide jälgimiseks. Võite kasutada kella või kirjalikku ajalehte, kuid neid kirjeid tuleks kontrollida, et tagada nende täpsus. Olenevalt teie lepingust võidakse teid perioodiliselt kontrollida ja teilt võidakse nõuda, et teie esitatud töötunnid oleksid õigustatud. Üks võimalus ajaaruandluse täpsuse tagamiseks on iga töötaja või töötajate rühma üle järelevaatajad määrata. Nädala lõpus, kui töötaja esitab oma tunnikaardi, saab juhendaja kaardi üle vaadata ja allkirjastada, kinnitades andmete õigsust. See takistab töötajatel esitamast ajakaarte tundide kohta, mil nad ei töötanud. Samuti võite kaaluda elektroonilise ajakaardisüsteemi kasutamist, et jälgida oma töötajate tööd tööl. Väärkasutuse vältimiseks veenduge, et süsteem oleks kontrollitud. Soovite tõestada, et see nii on, kui teie tunniaruandlus satub kahtluse alla. Riiklikud kliendid peavad seadusega koguma kogu selle teabe enne töövõtjatele maksmist, kuna nad kasutavad töö eest tasumiseks maksumaksja raha. Valitsuse töökohtade aruandlusel võite oodata kõrgendatud kontrolli. Järgige hoolikalt kõiki teie lepingus kirjeldatud aruandlusjuhiseid.
10
Saatke oma klientidele regulaarsete ajavahemike järel palgaarvestuse aruandeid. Teie lepingus tuleks täpsustada, kui sageli peate oma kliendile töötunde aru andma, et makse kätte saada. Nende aruannete esitamisel edastate tõenäoliselt teabe oma palga- ja ajaarvestusdokumentidest oma kliendi jaoks spetsiaalsesse aruandesse, milles võrreldakse teie tasutud tundide arvu pakkumise ajal esitatud hinnangutega. Kui teie tegelike töötundide ja hinnangute vahel on suuri erinevusi, peate oma kliendile nende erinevuste kohta selgitusi andma.
11
Kasutage oma kirjeid tulevaste hinnangute koostamiseks. Projekti lõpus on teie aja jälgimise teave äärmiselt väärtuslik, kuna see annab teile üksikasjalikku teavet konkreetsete tööde tegemiseks kulunud aja kohta. Neid andmeid saate kasutada tunniprognooside loomiseks, näiteks tundide arv paigaldatud plaadi ruutmeetri kohta või seisakuaeg pärast värske tsemendi paigaldamist. Kasutage seda teavet oma tulevaste pakkumiste parandamiseks ja ettevõtte kasumlikuna hoidmiseks.