Halduskulud on kulud, mis ei ole seotud ettevõtte konkreetse valdkonnaga, nagu turundus või tootmine. Oluline on halduskulude täpne eelarvestamine, kuna ettevõtte juhtimine on sageli tõhusa toimimise keskmes. Halduskulude arvutamiseks on oluline pidada korralikku arvestust ja arvestada kõigi võimalike muutujatega. Heade kirjete korral on kulude arvutamine sama lihtne kui laekumiste kogusummade liitmine.
Püsihalduskulud on need, mis tavaliselt kuude lõikes ei muutu. See võib hõlmata selliseid asju nagu telefoniarved, palk või kindlustuskulud. Kuigi need võivad perioodiliselt muutuda, näiteks töötaja palkamise või kaotamise tõttu, jäävad need kulud üldjuhul kuust kuusse samaks.
Muutuvkulud võivad sisaldada mõningaid poolfikseeritud kulutusi, näiteks gaasi- või elektriarveid. Kuigi need võivad kuude lõikes veidi erineda, jäävad need üldiselt lähedale. Poolpüsikulude õigeks arvestamiseks proovige luua keskmine kuukulu, liites kokku aasta kulud ja jagades 12-ga. Nii saate igakuistest või kvartalikuludest adekvaatse ettekujutuse.
Tarnevajadused võivad aeg-ajalt muutuda, põhjustades halduskulude erinevusi. Tarnearvutused võivad hõlmata selliseid esemeid nagu paber, tooner või postitarbed, kuid võivad hõlmata ka suuremaid oste, nagu uued arvutid, kontorimööbel või gaas ettevõtte sõidukitele. Hea arvestuse pidamine on kriitilise tähtsusega nii tarnetellimuste maksumuse kui ka korrapärasuse jälgimiseks. Lihtsa tabelifaili säilitamine, mis sisaldab ostu tüüpi, ostukuupäeva ja maksumust, aitab tarnekulusid hõlpsasti koostada.
Paljudel ettevõtetel on teatud eesmärkidel oma äranägemisel haldusfondid. Need võivad hõlmata raha koolituste või seminaride, puhkusepidude, boonuste või töötajate teenuste, näiteks müügiautomaatide jaoks. Kaalutletavate kulutuste jaoks hoolika eelarve määramine võib aidata kulutusi kooskõlas hoida, pakkudes samal ajal tööjõule parimaid võimalusi.
Ettevõtted võivad mõnikord lisada oma halduskulude hulka ka halva maksekaitse. Kahjuks satub peaaegu iga ettevõte aeg-ajalt võltsitud tšeki või petturliku tehingu kätte. Juhtudel, kui süüdistuse esitamine on ebapraktiline või võimatu, võivad halvad maksevahendid aidata hoida kasumimarginaali moonutamast.
Kui halduskulud on täpselt arvutatud ja võrreldakse kasumiga, on lihtne näha, kus on võimalik kärpeid või laiendusi teha. Teades, kas on soodne palgata teist töötajat, otsida odavamaid tarvikuid või uuendada arvutisüsteeme, saab kohe aru, kui uurida eelarvet ja halduskulusid. Eksperdid soovitavad, et hea halduskulude jälgimine peaks olema igapäevane ülesanne, mida regulaarselt jälgitakse ja uuritakse võimalike paranduste osas.