Mõnikord peab ettevõte ettevõttevahelise tellimuse esitamisel tegema sularaha sissemakse. See võib olla seotud ebatavalise ühekordse ostuga, näiteks suure masinatükiga, või ettevõttel ei pruugi olla tarnija juures nõutavat krediiti, et tal oleks lubatud pärast tarnimist kauba eest tasuda. Samuti võib juhtuda, et olete müüja ja olete nõustunud laskma kliendil teha tellimuse eest sissemakse ja tasuda saldo pärast kauba või teenuse tarnimist. Näiteks võib see sissemakse katta teie tooraine maksumuse. Olenemata sissemaksete põhjustest on nende õige arvestamine oluline. Allpool saate teada, kuidas arvestada klientide sissemakseid, olenemata sellest, kas teete või saate sissemakset tellimuse eest.
1
Looge oma raamatupidamispäevikus konto nimega “Kliendi sissemaksed” või “Ettemakstud müük”. Kuigi kliendi sissemakse kõlab teile otse sissetulekuna, on see tegelikult kohustus ettevõtte ees, kuna olete kliendile midagi võlgu. Seetõttu peate looma spetsiaalse konto.Mõelge, et konto on teie isikliku eelarve rea artikkel.Veenduge, et see “Kliendi sissemaksete” konto poleks juba muu nime all loodud.
2
Määrake, milliseid kontosid debiteerida või krediteerida. Kõik finantstehingud tuleb kanda ettevõtte pearaamatusse. Iga tehing on loetletud deebetina või kreeditina ja iga deebeti jaoks peab olema krediit. Deebetid suurendavad kulusid, varasid (nt sularaha või mööbel) ja dividendikontot. Krediidid vähendavad neid kontosid. Lihtne viis seda meeles pidada on D-E-A-D (deebetid-kulud-varad-dividendid). Näiteks kui maksate kommunaalmakseid, debiteeriksite võlgnevusi ja krediteeriksite sularaha.
3
Märkige üles kliendi tehtud sissemakse summa. Debiteerige oma raamatupidamispäevikus Sularaha kontot ja krediteerige kliendi sissemaksete kontot samas summas.
4
Pärast töö valmimist saada tellijale arve töö eest. Märkige arvele eelnevalt tasutud tagatisraha summa ja lahutage see võlgnetavast kogusummast.
5
Pange kirja, et arve on koostatud ja rakendage deposiidisumma. Arvete ja klientide hoiuste debiteerimisel krediteerige Tulu kontot. Tulu kajastatakse siis, kui töö on tehtud ja kliendile on arve esitatud, mitte siis, kui raha laekub.
6
Looge oma raamatupidamispäevikus konto nimega “Sissemaksed” või “Ettemakstud kulud”. Kontrollige, et see “Sissemaksete” konto poleks juba muu nime all loodud.
7
Märkige oma raamatupidamispäevikusse tasutud tagatisraha summa. Krediteerige oma sularahakontot ja debiteerige makstud summa “Sissemaksete” kontolt. Sissemakseid peetakse teie ettevõtte varadeks.
8
Tehke oma raamatupidamispäevikusse kirje, kui saate koos arvega tellitud kaubad või teenused. Nii muudate vara (sissemakse) kuluks, kui müüja arve saabub. Krediidi sissemaksed ja deebetkonto maksed, mis on lühiajaline võlamakse, mis tuleb tasuda maksejõuetuse vältimiseks.
9
Märkige oma raamatupidamispäevikusse, kui tasute arve saldo. See võib hõlmata näiteks teie võlgnevuse saldot ja kõiki saatmiskulusid. Ülejäänud summa, mille olete kaupade või teenuste eest võlgu, nõuab sularaha krediiti ja võlgade deebet.
10
Lisage iga päevikusse sisestatud tehingu lühikirjeldus. Näiteks “tasutud sularahas õmblusmasinate sissemakse, jaanuar 2015”.
11
Hoidke oma päevikukirjete kohta varukoopiaid. See on väga oluline, kui esineb vigu või tekib hiljem küsimusi. Kõikide kannete dokumentatsiooni saab esitada, määrates paketina päevikukande numbri ja kuupäeva. Igaüks peaks saama pearaamatust päevikukirje üles otsida ja seejärel hõlpsasti varudokumentatsiooni juurde minna.
12
Säilitage kogu dokumentatsiooni paberkoopiad vähemalt ühe aasta. Teil on neid vaja seni, kuni teie kontod on auditeeritud ja maksud esitatud.
13
Säilitage dokumentatsiooni elektrooniliselt vähemalt seitse aastat. Skannige neid eest ja tagant ning hoidke neid koopiaid kahel kettal, millest üks on kontoris ja teine väljaspool asukohta, et seda hädaolukorras kasutada.