Ettevõtlusega tegeledes on väga tavaline, et mitmete kulutuste – näiteks üüri ja kindlustuse – eest makstakse ette. Neid kulusid, mille eest tasutakse ette, nimetatakse ettemakstud kuludeks. Ettemakstud kulude arvestamise teadmine hõlmab esiteks mõningate peamiste raamatupidamispõhimõtete mõistmist, millele järgneb mõne lihtsa päevikukirje registreerimine.
1
Viige end kurssi tekkepõhise raamatupidamisega. Ettemakstud kulude arvestuse mõistmiseks on oluline mõista tekkepõhise raamatupidamise põhiprintsiipi. Lihtsalt tekkepõhises raamatupidamises kajastatakse tulud kasumiaruandes siis, kui need on teenitud, mitte siis, kui raha laekub. Näiteks kui pakute teenust 1000 dollari väärtuses juunis ja saate teenuse eest raha alles augustis, kajastatakse tulu juunis kasumiaruandes 1000 dollari suuruse tuluna. Augustis ei näitaks kasumiaruanne tulusid (eeldusel, et äritegevusest muid tulusid ei olnud). Selle põhjuseks on asjaolu, et teenisite tulud juunis. See erineb kassapõhisest raamatupidamisest, mille puhul tulud kirjendatakse siis, kui raha väljastatakse, mitte siis, kui tulu teenitakse.
2
Õppige ettemakstud kulude määratlust. Ettemakstud kulu on lihtsalt tulevane kulu, mille eest makstakse ette. Tavaliselt hõlmab see kulutusi ühe arvestusperioodi jooksul, millele järgneb ettemakse tarbimine mitme perioodi jooksul. Ettemakstud kulude levinumad näited hõlmavad kindlustusmakseid, renti ja ärilepinguid, mis nõuavad ettemaksu. Näiteks kindlustuse puhul võite maksta kindlustusmakse kuus kuud ette (mis on tavaline). Seejärel kuue kuu jooksul seda lisatasu “kasutatakse”.
3
Tutvuge tekkepõhise raamatupidamisarvestuse ja ettemakstud kulude vahelise seosega. Tekkepõhine arvestus eeldab, et tulud kajastatakse perioodil, mil need teenitakse (mitte siis, kui raha laekub) ning sama põhimõte kehtib ka kulude puhul. Kulusid samamoodi ei kajastata sularaha väljamaksmisel (või ettemakstud kulu tasumisel), vaid pigem kajastatakse aja jooksul, kuna kasutatakse ettemakstud asja. Näiteks kui maksad üüri kuus kuud ette, siis ettemakstud kulu ei kajastu sellel kuul, kui saadad tšeki üürileandjale. Pigem kirjendataks kulud kuuekuulise perioodi jooksul, kuna kulu on ära kasutatud. Sel juhul kuvatakse kuue kuu jooksul iga kuu kasumiaruandes kuuendik kogu üürisummast. Ettemakstud kulude käsitlemisel juhindub midagi, mida nimetatakse sobituspõhimõtteks. See põhimõte näeb ette, et kulud tuleb kirjendada siis, kui nendega seotud kaupu või teenuseid on kasutatud, mitte siis, kui nende eest tasutakse, nii et kulu vastaks tuludele, mida kulu aitas teenida.
4
Saate aru ettemakstud kulude arvestuse põhiprotsessist. Ettemakstud kulude arvestuse põhiprotsess seisneb selles, et ettemakstud kulud kantakse bilanssi varana, kui kulud tasutakse, ja seejärel järk-järgult kuluna kuluks kogu kasutusperioodi jooksul. See tähendab, et kui kui maksate 1. jaanuaril 1 aasta üüri ette 12 000 dollari väärtuses, kantakse see esmalt bilanssi varana. Seejärel kantakse see aasta jooksul järk-järgult kuluna, vähendades aja möödudes varade jääki. Näiteks jaanuari lõpus väheneks varakonto 1000 dollari võrra (mis kajastab 1/12. aastamakset kasutatakse) ja kasumiaruande kulukonto suureneks 1000 dollari võrra. Miks kantakse ettemakstud kulud algselt bilanssi varana? Seda seetõttu, et ettevõttel on nüüd õigus saada kaup või teenus, antud juhul rent. Kuna ettemakstud kulul on väärtus (12 000 dollarit), peetakse seda varaks.
5
Märkige ettemakstud kulumakse tegemise päevikukanne. Esimene samm algab siis, kui maksate ettemakstud kulu eest raha välja. Selle tegevuse kajastamiseks peab üldpäevikus olema kanne. Mõelge näiteks ettevõttele, mis maksab 1. jaanuaril aastase kindlustuskaitse eest 12 000 dollarit. Selleks avage kasutatav raamatupidamistarkvara ja valige (või looge) ettemakstud kindlustuskonto. Seejärel saate sellelt kontolt debiteerida 12 000 dollarit ja krediteerida sularahakontot 12 000 dollari eest. Kuna ettemakstud kindlustus on varakonto, siis ülaltoodud kirjed lisaksid varadele sisuliselt 12 000 dollarit ja lahutaksid sularahast 12 000 dollarit. Varade saldot ei mõjuta algtehing, kui alates ühelt varakontolt teisele.
6
Registreerige päeviku kanne ettemakstud vara kuludesse. Iga aruandeperioodi lõpus kantakse kasutatud ettemakstud vara kuluks kasumiaruandesse. Eeldage ülaltoodud näites, et ettevõte avaldab finantsaruanded kord kvartalis. 31. märtsil, esimese kvartali lõpus, tuleb kuludesse kanda neljandik ettemakstud kindlustusest. Päevikukirje salvestamiseks debiteerige kindlustuskulu 3000 dollarit ja kreediteerige ettemakstud kindlustust 3000 dollarit. Ülaltoodud kanne vähendab ettemakstud kindlustuse kontojääki ja teisaldab selle saldo kuluna kasumiaruandesse. Seda seetõttu, et 3 kuu kindlustuskaitse on nüüdseks kindlustusandja poolt makstud ja seda saab kajastada kuluna.
7
Kulutage ettemakstud vara selle eluea lõpuni. Tehke ülaltoodud päevikukanne iga aruandeperioodi lõpus, kuni Ettemakstud kindlustuse kontojääk on 0. Kui ettevõte kasutab arvestusperioodina aastat, on kulu kajastamiseks vaja ainult ühte päevikukirjet, mis tuleb kajastada 31. detsember. Näiteks kui arvestusperiood on kvartaalne, liigub 12 000-dollarise ettemakse puhul igas kvartalis 3000 dollarit ettemakstud kindlustusvarade kontolt kindlustuskulude kontole. Pärast 1. kvartalit oleks ettemakstud kindlustuskonto väärtus 9000 dollarit ja neljanda kvartali lõpuks oleks ettemakstud kindlustuskonto saldo 0. See lõpetab ettemakstud kulude arvestamise, kuna kulu kulus aasta jooksul järk-järgult ära.